Neue Studie: Warum das Jahr 2021 der Wendepunkt für die Einführung von Smart Offices sein wird

Einer von drei Menschen hat zu Hause keinen eigenen Arbeitsbereich. Diese Zahl beschreibt nicht nur ein vorübergehendes Problem der Pandemie, sondern ein andauerndes, reales Problem, mit dem hunderte Millionen von Geschäftsleuten konfrontiert sind. 

Wenn dies nicht zu Ihren persönlichen Erfahrungen im letzten Jahr gehört, versuchen Sie sich vorzustellen, was diese Zahl für Ihr Unternehmen bedeutet. Wie wird die Leistung beeinträchtigt, wenn ein Drittel Ihrer Mitarbeiter in einer Umgebung gefangen ist, die es ihnen nicht erlaubt, ihr Bestes zu geben?

Diese Statistik ist eine von vielen, die wir in einer umfassenden Umfrage unter fast 500 europäischen Führungskräften aufgedeckt haben. Aus dieser Untersuchung haben wir eine Reihe von Erkenntnissen darüber gewonnen, wie sich Arbeitsbereiche im Jahr 2021 entwickeln werden. Jeder dieser Einblicke erzählt eine Geschichte darüber, wie Arbeitgeber und Arbeitnehmer über Vollzeitarbeit und Home-Office denken und was sie in Zukunft ändern wollen.

Um die Auswirkungen dieser Entwicklung zu verstehen, haben wir unsere Erkenntnisse in vier Trends unterteilt. Wir haben herausgefunden, dass hybrides Arbeiten, digitale Erlebnisse, Flexibilität und Wohlbefinden die vier Säulen sein werden, die das Unternehmenswachstum – und die Mitarbeiterproduktivität – im Jahr 2021 und darüber hinaus unterstützen. 

Betrachten wir sie der Reihe nach.

Hybrides Arbeiten wird alltäglich sein

Inzwischen haben Sie sicher schon einmal von hybrider Arbeitsweise gehört oder sie in irgendeiner Form umgesetzt. Und das aus gutem Grund. Für fast alle Unternehmen gibt es einige Aufgaben, die nur vor Ort erledigt werden können oder besser in Zusammenarbeit mit anderen durchgeführt werden. Aber es gibt viele andere Aufgaben, einschließlich konzentrierter Arbeit, die effektiv von zu Hause aus erledigt werden können, wenn man sich dafür entscheidet – und so mehr Kontrolle über den Arbeitstag erhält.

Um die richtige Balance zu finden, muss man jedoch die Flexibilität haben, die richtige Umgebung für die anstehende Aufgabe zu wählen. Während einige die durch die Pandemie erzwungene Veränderung angenommen haben und die Arbeit zu Hause als sehr passend empfinden, sind viele Arbeitgeber der Meinung, dass die meisten Mitarbeiter weniger produktiv sind, wenn sie in Vollzeit zu Hause arbeiten müssen. Auf die Frage, wie sie die Produktivität ihres Teams einschätzen, wenn sie virtuell arbeiten, gaben 45 % der Manager an, dass sie nur zufriedenstellend oder weniger zufriedenstellend ist.

Ein Hauptgrund dafür ist, dass Vollzeitarbeit zu Hause die Zusammenarbeit, den Wissensaustausch und das Lernen von Kollegen einschränkt – wesentliche Faktoren für das Wachstum eines jeden Unternehmens. Dies wurde von 66 % der Befragten festgestellt, die eine „moderate“ oder „hohe Auswirkung“ auf die Unternehmensinfrastruktur beim Übergang zur virtuellen Arbeit beschrieben. Der Verzicht auf diese Interaktionen hat einen realen Einfluss auf Produktivität und Kreativität. Folglich erkennen sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer, wie wichtig es ist, die Arbeitsumgebung an ihre aktuellen Bedürfnisse anzupassen. Und ein entscheidender Schritt in diese Richtung ist das hybride Arbeiten.

Intelligente Technologie wird eingesetzt, um das Büro besser zu verstehen

Doch eine einfache Rückkehr zur traditionellen Büroumgebung für kollaborative Aufgaben ist nicht die Lösung. Stattdessen müssen die Mitarbeiter in der Lage sein, den Raum bestmöglich zu nutzen, um die Effizienz zu steigern. Und die Arbeitgeber erkennen, dass die Mitarbeiter produktiver sind, wenn sie durch die richtige Technologie unterstützt werden, um neue digitale Erfahrungen zu schaffen.

Einige sind dabei der Zeit mehr voraus als andere. Fast ein Fünftel der Unternehmen plant bereits, mindestens eine Art dieser Technik zu implementieren, um das Mitarbeitererlebnis zu verbessern und die Leistung zu steigern, und diese Zahl wird im Laufe des Jahres sicherlich noch steigen.

Wie funktioniert das also in der Praxis? Grundsätzlich brauchen die Mitarbeiter eine Umgebung, in der sie sicher arbeiten können. Das bedeutet zum Beispiel einen berührungsfreien Zugang. Aber das ist nur die Spitze des Eisbergs. Arbeitgeber erkennen auch den zusätzlichen Wert, der sich ergibt, wenn datengesteuerte Erkenntnisse in die Büroumgebung einfließen.

Mit intelligenten Technologien kann der Arbeitsbereich selbst durch Analysen die Effizienz steigern. Mit der Überwachung der Luftqualität kann der Arbeitsplatz zum Beispiel automatisch an die Bedürfnisse der Mitarbeiter angepasst werden. Angesichts der Bedeutung der Luftqualität für die Produktivität und das Wohlbefinden macht es Sinn, dass sich 24 % der Unternehmen bereits mit diesem Thema befassen.

Anpassungsfähigkeit wird auf allen Ebenen erforderlich sein

Eine weitere Erkenntnis aus unserer Umfrage ist, dass die Bedürfnisse der Unternehmen nicht in Stein gemeißelt sind. So haben 10 % der Befragten ihre Mitarbeiterzahl als Reaktion auf die Pandemie erhöht, während 27 % ihre Mitarbeiterzahl reduzierten und 15 % den Betrieb ganz einstellten. Angesichts solch großer Veränderungen müssen Unternehmen in der Lage sein, bei Bedarf umzuschwenken, und das bedeutet, dass sie über einen sehr flexiblen Arbeitsbereich verfügen müssen. Um dies zu realisieren, müssen Sie die Mobilität auf allen Ebenen Ihres Unternehmens erhöhen, wenn Sie schnell und effektiv auf Veränderungen reagieren wollen.

Auf individueller Ebene äußerten die Mitarbeiter ein starkes Interesse daran, ihre Arbeitsumgebung zu personalisieren, um sie in Zukunft besser an ihre Bedürfnisse anzupassen. Auch auf der Managementebene ergab unsere Untersuchung eine geteilte Meinung darüber, welche Art von Büro sie bei der Rückkehr an den Arbeitsplatz nutzen wollen. Da die Unternehmen zwischen Zellenbüros, Großraumbüros, Langzeit- und Kurzzeitverträgen unterscheiden, ist die Entscheidung für ein bedarfsgerechtes Arbeitsplatz-Layout und einen flexiblen Vertrag von großer Bedeutung.

Gesundheit und Wohlbefinden werden mehr sein als zusätzliche Annehmlichkeiten

Wir haben bereits darüber gesprochen, dass Technologien, die die Sicherheit der Mitarbeiter gewährleisten, ein flexibles Bürolayout und hybrides Arbeiten die wichtigsten Trends für dieses Jahr sein werden. Alle diese Trends werden zum Teil von der Sorge der Mitarbeiter um ihre Gesundheit und ihr Wohlbefinden angetrieben. Da Mitarbeiter im Jahr 2021 jedoch zunehmend um diese Faktoren besorgt sind, sollten wir sie als eigenständige Trends betrachten.

Neben der notwendigen Ausstattung, um ihren Arbeitsplatz sicherer zu machen, wünschen sich Mitarbeiter eine Umgebung, die ihr Wohlbefinden unterstützt. Und das nimmt verschiedene Formen an, von denen sich viele auf das physische Büro beschränken. Zum Beispiel vermissen die Mitarbeiter häufig die soziale Interaktion, die nur möglich ist, wenn sie im selben Gebäude arbeiten: Mehr als die Hälfte gab an, dass sie das Geplänkel im Büro oder die Möglichkeit, einem Kollegen „über den Weg zu laufen“, vermissen, während mehr als ein Viertel angab, dass sie das Mittagessen im Büro vermissen.

Und obwohl dies nur ein Beispiel ist, sind Gesundheit und Wohlbefinden wichtige Faktoren, die die Leistung der Mitarbeiter verbessern. In Kombination mit anderen Faktoren, die das Wohlbefinden fördern, wie z. B. maßgeschneiderte, anpassbare Arbeitsplätze und Zugang zu intelligenten Arbeitsplatztechnologien, ist der kumulative Effekt erheblich. Für ein durchschnittliches Unternehmen machen die Mitarbeiter 90 % der Betriebskosten aus – warum also nicht in sie investieren?

Intelligente Bürokonzepte prägen die Zukunft

Während diese Trends zeigen, dass ein signifikanter Wandel am Horizont steht, zeigen sie auch eine Menge Möglichkeiten auf. Das Büro der Zukunft wird es Unternehmen ermöglichen, die Produktivität und Effizienz durch die Umgebung zu steigern und gleichzeitig das digitale Erlebnis zu schaffen, das sich Mitarbeiter wünschen – das macht dieses Jahr zum Wendepunkt für die Einführung von Smart Offices.

Um diese Trends im Detail zu verstehen und um zu sehen, wie sie mit der Zukunft Ihres Unternehmens übereinstimmen, laden Sie den vollständigen Bericht herunter: