Und was nun?

Der E-Mail, die Sie von uns erhalten haben, liegt auch eine XLS-Vorlage für die Arbeitsaufstellung bei, die Sie immer dann ausfüllen müssen, wenn Sie eine Rechnung für gelieferte Dienstleistungen oder Waren ausstellen wollen.

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DAS AUSFÜLLEN DER VORLAGE IST SEHR EINFACH:

Sämtliche auszufüllenden Zellen sind gelb markiert (in der Abbildung links).

  1. Geben Sie den Zeitraum ein, in dem die Waren (oder Dienstleistungen), die Sie in Rechnung stellen wollen, geliefert wurden.
  2. Geben Sie die gelieferte Warenmenge in der Spalte Supplier Assessment ein.
  3. Daten wie den gelieferten Wert, den Wert des Einbehalts für den aktuellen Zeitraum, den Restwert usw. finden Sie in der Tabelle im oberen Teil der Vorlage.
  4. Wenn es sich um die letzte Lieferung im Rahmen einer Bestellung handelt, markieren Sie Yes bei der Frage Ist dies die letzte Aufstellung ausgeführter Arbeiten? Wenn es sich nicht um die letzte Lieferung handelt, markieren Sie No.
  5. Fertig! Ihre Aufstellung ist zur Genehmigung bereit.

Weitere Schritte:

Die ausgefüllte Aufstellung muss nun per E-Mail an den Bauleiter (oder einen anderen Verantwortlichen, mit dem Sie in Kontakt stehen) geschickt werden, der die Aufstellung prüft und genehmigt.

Sobald die Aufstellung bearbeitet und genehmigt ist, erhalten Sie von uns eine Bestätigungsmail von der E-Mail-Adresse donotreply@hbreavis.com. Diese E-Mail wird den Betrag enthalten, den Sie in Rechnung stellen können, sowie auch eindeutige Referenzen der genehmigten Aufstellung und Bestellung.

Es ist wichtig, diese Angaben auf der Rechnung anzugeben, damit die Rechnung richtig bearbeitet werden kann. Die E-Mail wird auch eine neue Vorlage enthalten, die Sie für Ihre nächste Aufstellung verwenden können (jedes Mal, wenn eine Aufstellung genehmigt wird, erhalten Sie eine neue Vorlage, die aktualisierte Angaben zur Inanspruchnahme enthält).

Zusammenfassend: Um Ihre Rechnung richtig bearbeiten und genehmigen zu können, muss sie Folgendes enthalten:

1. die im Vertrag angegebene Bestellnummer

auch in der Vorlage für die Aufstellung angegeben.

2. die Nummer der Aufstellung der ausgeführten Arbeiten

angegeben in der Bestätigungsmail zur Genehmigung und Bearbeitung der Aufstellung der ausgeführten Arbeiten.

3. den Betrag für den aktuellen Zeitraum

identisch mit dem Betrag in der Bestätigungsmail.

4. die ausgedruckte, genehmigte Aufstellung

als Anhang zur Rechnung.

Nach Ausstellung und Zustellung der Rechnung an HB Reavis wird sie innerhalb von 45 Tagen erstattet (sofern im Vertrag nicht anders angegeben).

Dinge, auf die Sie achten sollten:

  • Zu einer Arbeitsaufstellung kann nur eine Rechnung ausgestellt werden und umgekehrt. Wenn Sie beispielsweise drei separate Rechnungen für den gleichen Zeitraum ausstellen wollen, geht das nur, wenn Sie auch drei separate Arbeitsaufstellungen ausfüllen. Es kann keine Rechnung ausgestellt werden, die mehr als eine Arbeitsaufstellung beinhaltet.
 
  • Die Rechnung kann nicht ausgestellt werden, bevor Sie die Bestätigungsmail von der Adresse donotreply@hbreavis.com erhalten haben, auch wenn Sie der Verantwortliche kontaktieren und über wichtige Angaben für die Rechnungsstellung wie die Bestellnummer, die Arbeitsaufstellung u. Ä. informieren sollte. Diese Angaben können sich aus verschiedenen Gründen vor der Genehmigung der Aufstellung ändern, sodass eine vorzeitig ausgestellte Rechnung abgelehnt werden kann und eine neue ausgestellt werden muss. Warten Sie aus diesem Grund stets die Bestätigungsmail ab.