Az ideális iroda: Hogyan alakítsunk ki olyan teret, ahol a munkatársak szívesen tartózkodnak?

Mit jelent „munkába járni” egy olyan világban, ahol az emberek ott dolgozhatnak, ahol akarnak?

A távmunka és a hibrid munka közelmúltbeli viharai megmutatták, hogy az iroda szerepe megváltozott. A munka már nem egy hely, ahová megyünk, hanem egy dolog, amit csinálunk. Egyeseknél ez megkérdőjelezte magának az irodának a jelentőségét is. Ha a feladatokat bárhonnan ki lehet pipálni, akkor ez vajon megváltoztatja azt, amit az iroda képvisel?

Az adatok mégis azt mutatják, hogy az iroda továbbra is rendkívül fontos a munkavállalók számára. Most még inkább, mint valaha, az iroda az együttműködés, a közösség és a jó közérzet központját jelenti; ezért is van az, hogy a munkavállalók közel fele szeretne visszatérni az irodába teljes munkaidőben.

A vállalkozások számára most az a kihívás, hogy a fennmaradó 50% igényeit kielégítsék. Hogyan tehetik vonzó hellyé az irodát, amikor minden második munkavállaló beleszokott az otthoni munkavégzésbe?

Mik a munkavállalókelvárásai az ideális irodával szemben?

Először is, a vállalkozások vezetőinek gondoskodniuk kell arról, hogy munkakörnyezet megfeleljen a felhasználók változó igényeinek. A munkavállalók olyan irodát keresnek, amely a munkanapjuk „kiterjesztésévé” válik – és így a lehető legjobban tudják kihasználni az idejüket.

De ami még ennél is fontosabb, az irodának kell valami pluszt nyújtania: egy olyan felerősített és értékes élményt, amelyet otthon nem lehet megtalálni. Ez az, amiért a munkavállalók vissza fognak térni. Az egész azzal kezdődik, hogy összehozzuk az embereket, hogy együtt dolgozzanak, de azért is, hogy szórakozzanak és egészségesek legyenek – és mindezt egy fedél alatt. Más szóval, az irodának ideális munkahellyé kell válnia.

Ahhoz, hogy egy irodát ideális munkahellyé alakítsunk és sikerre vigyünk, hat tényezőt kell figyelembe vennünk:

1. A jó közérzet erősítése

Fontossági sorrend szempontjából, a munkavállalók kezdik első helyre tenni a jó közérzetet. Az a helyzet, hogy Londonban a munkavállalók 54%-a nyilatkozott úgy, hogy a világjárvány miatt jobban előtérbe helyezi a jó közérzetet a munkahelyén. És legyen szó távmunkáról, hibrid vagy személyes munkavégzésről, a munkakörnyezet hatással van a jóllétre. Az Egyesült Királyságban például a munkavállalók 80%-a érezte úgy, hogy a távmunka káros hatással van a mentális egészségére. Ennek ellenére ahhoz, hogy a munkavállalók igazán vissza akarjanak térni, olyan munkahelyre van szükségük, amely minden szempontból a jó közérzetet szolgálja.

De hogyan lehet egy olyan személyes kérdéssel foglalkozni, mint a fizikai és mentális egészség? Kezdjük azzal, hogy átgondoljuk a munkanapot befolyásoló apróbb tényezőket. Hogyan tudjuk például szabályozni a hőmérsékletet, a hangszigetelést és a világítást, hogy a beltéri környezetben kényelmes legyen a munkavégzés?

Továbbá, milyen kényelmi szolgáltatásokat tudunk nyújtani extra juttatásként? Itt azok a kampusz jellegű munkaterületek lesznek a nyerők, amelyek egy fedél alatt különböző kényelmi szolgáltatásokat, például edzőtermet, wellness-órákat, tetőkertet és különféle boltokat tudnak biztosítani. Ezek azok a dolgok, amelyek a munkavégzésen túl a fizikai és a mentális jóllétet is erősítik.

2. Közösségteremtés

A távmunka a munkahelyi közösség széteséséhez is vezetett. Ma a munkavállalók 57%-a mondja azt, hogy elveszítette a kollégáival való kapcsolat érzését, és 51%-uk a társaságot hiányolja legjobban az irodából.

A kapcsolatok iránti igény tehát az ideális iroda sikerének kulcsfontosságú része. Egy jól működő munkahelyi közösség emlékeztetni fogja az embereket arra, hogy miről maradtak le az elmúlt két évben. Ez nem csak a péntek este együtt elfogyasztott italokról szól – bár a társasági élet is a közösség fontos része. Ám ide tartozik az is, hogy olyan tevékenységeket ösztönözzünk, amelyek összehozzák az embereket az irodában, legyen szó akár egy közösségi kert gondozásáról, egy adománygyűjtő projektben való közreműködésről vagy egy közös wellness-rendezvényről.

3. Célok kitűzése

A munkavállalóknak olyan munkahelyre van szükségük, amely többletértéket ad a napjukhoz. A jó közérzetet és közösségi életet támogató funkciók nagyszerűek, de ennél nagyobb motivációra van szükség. Egy olyan munkahely, amely vissza is ad valamit a helyi közösségnek és támogatja a fenntartható gyakorlatokat, erős érv lehet a bejárás mellett.

Biztosítsd az irodai kibocsátások átláthatóságát, és dolgozz együtt csapatoddal a csökkentési stratégiákon!

Támogasd a helyi közösséget azzal, hogy bérelhető kerékpárokkal vagy más fenntartható utazási eszközökkel csökkentsék a gépkocsik számát az utakon!

Működj együtt a helyi foglalkoztatási programokkal és iskolákkal az új tehetségek felkarolása érdekében!

Ez a szemlélet a produktivitás szempontjából is előnyös. A motiváló környezet pozitív lendületet ad, és elősegíti a munkavállalók közötti jobb együttműködést.

4. Koncentrálj a rugalmasságra

Fontos, hogy ne feledkezzünk meg azokról sem, akik távmunkában szeretnének maradni. Az ideális irodának minden résztvevőt egyformán támogatnia kell. Ez azt jelenti, hogy rendelkeznie kell a megfelelő technológiával, amely elősegíti a kollégák közötti zökkenőmentes együttműködést, függetlenül attól, hogy az irodában vagy távolról dolgoznak.

Az egyenlő környezet megteremtése az egyéni igényekre is kiterjed. Vannak, akik a koncentrált, egyéni munkát részesítik előnyben, és ezért csendesebb, zavaró tényezőktől mentes teret igényelnek. Mások viszont minden bizonnyal olyan helyet keresnek, amely segíti a közös munkát. Rugalmasságra van szükség, ami lehetővé teszi, hogy az emberek megválaszthassák, hogyan, hol és kivel dolgoznak.

A terek elosztása kulcsfontosságú tényező a rugalmasságnál. Gondold át, hogyan oszd fel a teret a különböző igényeknek megfelelően, és fontold meg a falak eltávolítását, hogy az egyes „zónákat” a különböző napokhoz igazíthasd.

5. A munkatársak véleményének meghallgatása

Az ideális iroda kialakításának lényege az, hogy megértse, mire van szüksége a munkatársaknak egyéni szinten, és rugalmasan alkalmazkodjon ehhez. Ehhez meg kell hallgatnia a munkavállalóit, és a tervezés megkezdése előtt tájékozódnia kell a meglátásaikról.

Legfőképpen azokra figyelj oda, akik legkevésbé tűnnek elkötelezettnek – ők fogják a legjobb meglátásokat elmondani arról, hogy mi hiányzik a munkahelyről.

6. Az intelligens technológia szerepe

Az intelligens technológiának központi szerepet kell játszania az ideális irodában ahhoz, hogy a fenti öt szempontot kezelni tudja. Az intelligens technológia támogatja a munkafolyamatokat és a rugalmasságot, és személyre szabható.

Például olyan épületalkalmazások, amelyek megmutatják, hol van szabad hely, technológiai érzékelők, amelyek segítenek a belső feltételek módosításában, és élő adatszolgáltatás a kibocsátási lábnyom nyomon követéséhez. Mindenekelőtt adatközpontú és folyamatosan fejlődő megközelítést kell alkalmazni, hogy megfeleljen a munkavállalói és üzleti igények változásainak.