A čo teraz?

V e-maili, ktorý ste od nás obdržali, ste dostali aj .xls šablónu na súpis prác, ktorú musíte vyplniť vždy, keď chcete vystaviť faktúru za dodané služby alebo tovar.

Frame 4

Vyplnenie šablóny je veľmi jednoduché:

Všetky bunky na vyplnenie sú vyznačené žltou (na obrázku vľavo).

  1. Zadajte obdobie, v ktorom bol dodaný tovar, (resp. služby), ktorý chcete fakturovať.
  2. Zadajte množstvo dodaného tovaru v stĺpci Supplier Assessment.
  3. Údaje ako sú dodaná hodnota, hodnota zádržného za súčasné obdobie, pozostávajúca hodnota, atď. nájdete v tabuľke v hornej časti šablóny.
  4. Ak ide o poslednú dodávku v rámci danej objednávky, označte Yes pri otázke Je toto posledný súpis vykonaných prác? Ak o poslednú dodávku nejde, označte No.
  5. Hotovo! Váš súpis je pripravený na schválenie.

Ďalšie kroky:

Vyplnený súpis je teraz potrebné poslať e-mailom stavbyvedúcemu (alebo inej zodpovednej osobe, s ktorou ste v kontakte), ktorý súpis skontroluje a schváli.

Akonáhle bude súpis spracovaný a schválený, dostanete od nás potvrdzujúci e-mail z e-mailovej adresy donotreply@hbreavis.com. Tento e-mail bude obsahovať sumu pre ktorú môžete vystaviť faktúru, ako aj unikátne referencie schváleného súpisu a objednávky.

Tieto údaje je dôležité uviesť vo faktúre na to, aby faktúra mohla byť správne spracovaná. E-mail tiež bude obsahovať aj novú šablónu, ktorú by ste mali použiť na svoj nasledovný súpis (vždy keď sa súpis schváli, dostanete novú šablónu, ktorá bude obsahovať aktualizované údaje o čerpaní).

Na zhrnutie – na to, aby sme vedeli Vašu faktúru správne spracovať a schváliť, musí obsahovať nasledovné:

1. Číslo objednávky uvedené v zmluve

tiež uvedené v šablóne súpisu.

2. Číslo súpisu vykonaných prác

uvedené v potvrdzujúcom e-maili o schválení a spracovaní súpisu vykonaných prác.

3. Sumu za aktuálne obdobie

zhodnú so sumou v potvrdzujúcom e-maili.

4. Vytlačený schválený súpis

ako prílohu k faktúre.

Po vystavení a doručení faktúry do HB Reavis bude faktúra preplatená do 45 dní (ak v zmluve nie je uvedené inak).

Na čo si treba dávať pozor:

  • K jednému súpisu prác je možné vystaviť iba jednu faktúru a naopak. Ak si prajete vystaviť napr. tri separátne faktúry za rovnaké obdobie, je to možné len ak vyplníte tri separátne súpisy prác. Nie je možné vystaviť jednu faktúru, ktorá by zahŕňala viac ako jeden súpis prác.
 
  • Nie je možné vystaviť faktúru predtým, ako dostanete potvrdzujúci e-mail z adresy donotreply@hbreavis.com, aj keby Vás zodpovedná osoba kontaktovala a informovala Vás o dôležitých údajoch potrebných pre vystavenie faktúry ako sú číslo objednávky, súpisu prác a podobne. Tieto údaje sa môžu z rôznych dôvodov pred schválením súpisu meniť, a teda predčasne vystavená faktúra môže byť zamietnutá a bude potrebné vystaviť novú. Z tohto dôvodu vždy počkajte na potvrdzujúci e-mail.