Hogyan építsünk boldog közösséget hibrid munkavállalókból?

Az e heti #masterhybridwork blog a közösségről szól – azon közös kultúráról, elköteleződésről és kapcsolatokról, amelyeket a munkahelyen alakítunk ki.

A járvány sokakat kényszerített arra, hogy otthonról dolgozzanak, emiatt meggyengültek a munkatársak, illetve a munkavállalók és a munkáltatók közötti kapcsolatok. A munkahelyi közösségekre így világszerte példátlan nyomás nehezedik.

Ez olyan probléma, ami nem fog magától megszűnni. A Harvard Business School kutatásai alapján a dolgozók 81%-a dolgozna szívesen hibrid formában (vegyes irodai és távmunka beosztással) a járvány után, miközben 27%-uk abban reménykedik, hogy teljes munkaidőben távmunkában dolgozhat. Ez az egyik oka annak, hogy hibridbarát szolgáltatások és technológiák egész sorát fejlesztettük ki. Először azonban tekintsük át a hibrid munkahelyi közösségek körül felmerülő problémákat és megoldásokat.

Az alacsony társadalmi kohézió csökkenti a termelékenységet

A munkahelyi közösséget olyan személyes kapcsolatok alkotják, amelyek elengedhetetlenek a hatékony együttműködéshez (és a termelékenységhez), valamint a személyes jóléthez. A közelség kulcsszerepet játszik. A távolról dolgozók természetszerűen fizikailag is távolabb vannak, a kapcsolataik pedig idővel meggyengülhetnek.

Az ilyen kapcsolatok szétesése pedig a csoportszintű működés hibáihoz vezet. Az emberek hanyagolni kezdik a csoportos rendezvényeket, eltérnek a csoport normáitól, a kommunikáció szakadozni kezd. Ennek eredményeként gyengül az együttműködés, megnövekedik a döntéshozás és a problémamegoldás időtartama, majd egyre nehezebbé válik a konfliktusok megoldása is.

Emellett a kutatásokból az is kiderül, hogy a rossz munkahelyi kapcsolatok az egészségünkre is károsak lehetnek – például a szív- és érrendszeri, valamint az immunfunkciókra – és lassíthatják a sérülésekből, betegségekből való felépülést.

A hibrid közösségek három komoly problémája

Az ilyen munkahelyi kapcsolatokat létrehozó és tápláló struktúrák egy része kiváltható a hibrid térben. A megoldás praktikus és technológiai megfontolások ötvözete. Minél jobbak a rendszerek és folyamatok, annál több lehetőségünk van a „közelség kiváltására” – a fejlettebb videokonferencia-platformoktól és projektmenedzsment eszközöktől kiindulva. Ezen felül a találkozásokra vonatkozó szabályok ösztönzésével és átlátható teljesítménymenedzsmenttel is elősegíthető a megfelelő hozzáállás fenntartása.

Nézzük meg részletesen a távmunka kapcsán felmerült három legnagyobb problémát, illetve azt is, hogyan lehet elkerülni a hátrányos következményeket.

A bizalmat nehéz kiépíteni és fenntartani

Mindenkinek fontos a bizalom a munkahelyen. Egy vállalat profitálni tud abból, ha a dolgozók bíznak benne. A magas bizalmi szintet élvező vállalatok dolgozóinál 106%-kal magasabb az energiaszint és 13%-kal kevesebb a betegnap. Kutatások szerint 50%-kal termelékenyebbek, 76%-kal magasabb az elkötelezettségük, 40%-kal kisebb a kiégés valószínűsége, és 29%-kal elégedettebbek az életükkel. A HBR szerint „a vállalatok már korábban is engedték, hogy bizonyos munkavállalók otthonról dolgozzanak, vagy azért, mert különösen bíztak bennük, vagy mert munkájuk lehetővé tette a vezetők számára a teljesítményük mérését, illetve a számonkérésüket.”

Ugyanakkor – szintén a HBR szerint – „a távmunka fogalma az alacsonyabb bizalmi szinthez is kötődhet… a fizikai kapcsolat hiányát sokan értelmezik a megbízhatatlanság jeleként”. Alapvető, hogy egyesek egyszerűen nehezen bíznak meg a kollégáikban. Még ha el is jutnak a bizalomig, akkor is gondot okozhat ennek kimutatása, ha nem látják a munkatársakat és nem is hallanak felőlük.

Más szintre kerültünk az etika és társadalmi normák terén

Generációk óta fennálló üzleti magatartásformák tűntek el valahol a digitális és a fizikai tér között. Olyan új etikai és társadalmi normák között keressük a helyünket, amelyek az éjjel-nappal tartó, digitális kori kommunikációval jelentek meg.

megszoktuk, hogy kezet fogunk. Mi a helyzet azonban a Teams vagy a Zoom fületeken? Mi ott a hivatalos köszöntés? Hogyan indítsunk el ülést olyan kollégákkal, akikkel naponta tucatszor váltunk e-mailt? Ezek a bizonytalanságok arra épülnek, hogy elveszítjük a kapcsolatot azokkal, akikkel együtt dolgozunk.

Nehezebb kiismerni a kollégákat

Elveszítettük a közvetlen visszajelzéseket is. Ha valakivel személyesen kommunikálunk, ösztönszerűen olvassuk a testbeszédét és az arckifejezéseit is. A digitális világban azonban még az is szerencsés eset, ha valakinek az arcát látjuk – egyszerűen nem tudunk a viselkedésünkkel a párbeszédhez igazodni. Ha mindezeket összeadjuk, könnyen belátható, hogy a közösség hiánya miként befolyásolhatja a teljesítményt és a közérzetet.

Hogyan kezelhetjük ezeket a kihívásokat?

Az ismereteink alapján tevékenységeknek egy listáját állítottuk össze, majd azokat 4 fő területbe csoportosítottuk, melyek segíthetnek a hibrid munkavégzéssel kapcsolatos problémák leküzdésében:

Csapatokon belüli, illetve csapatok közötti fizikai interakció támogatása

• Ügyeljen rá, hogy a csapatok rendszeresen ülésezzenek, a vezetők pedig rendszeresen tartsanak személyes, négyszemközti beszélgetéseket.
• Ismerje el a csapatszintű rítusok, például a kávészünet vagy a születésnapok megünneplésének fontosságát.
• Szervezzen csapatközi rendezvényeket – például sportnapokat –, és ösztönözze a csapatok közötti keveredést, például a céges hétvégi ebédeket, különböző kollégákkal.

Segítse a vezetőket az összetartó csapat kialakításában

• Ösztönözze a kapcsolattartást más vezetőkkel/osztályokkal.
• Figyeljen rá, hogy folyamatosan tájékoztassák csapataikat a vállalaton belüli történésekről.
• Tegye lehetővé számukra a kollégák fejlesztését, sikereik megünneplését.
• Hozzon létre munkacsoportot a komolyabb szervezeti problémák megoldására és az innovatív termékfejlesztésre.
• Vezessen be mentorálási és betanítási programokat.

Biztosítson nagyobb támogatást az újonnan felvett és a még kezdő munkavállalók számára

• Ügyeljen rá, hogy minél több időt tölthessenek a kollégákkal, ezáltal ismereteket szerezhessenek, és kapcsolatokat építhessenek ki.
• A bevezetést egészítse ki társas elemekkel, például legyenek olyan „haverok”, akik személyesen is időt töltenek velük.

Alakítson ki hibrid munkaetikettet

• Hozzon szabályokat arra, hogyan kell viselkedni az új rendszerben – például maradhasson-e kikapcsolva a kamera egy megbeszélés alatt.
• Alakítson ki workshopokat vagy képzési modulokat hasznos témakörökben, például hibrid projektek előkészítése és elősegítése kapcsán.
• Húzza meg a határokat, hogy mindenki ismerje a helyzetét – például azt, hogy Ön feltétlenül elérhető-e bármikor.