6 dolog, amit célszerű szem előtt tartani a munkahely átalakítása során
A legtöbb vállalat bizonyos mértékig visszatérni készül az irodába, így itt az ideje feltenni a kérdést, hogyan hozhatjuk ki a legtöbbet egy dedikált munkaterületből. Sokan még mindig küzdenek a távmunka okozta frusztrációval, így egy dolgozói igényeknek megfelelő iroda elősegítheti a produktivitásuk és elkötelezettségük növelését. Először is azt kell felmérni, hogy milyen nehézségekkel szembesültek a munkatársak a távmunka során.
Az iroda újratervezése egyben arra is lehetőséget teremt, hogy a jövőbe tekintsünk, és ideális munkaterületet alakítsunk ki. Ezen a ponton célszerű átgondolni a dedikált irodában rejlő lehetőségeket – továbbá azt, hogyan is lehetne ezt a legjobban kihasználni. Amennyiben már van elképzelésünk arról, hogy a leendő iroda hogyan javíthatja az üzleti produktivitást, a hatékonyságot és a közérzetet, akkor ezeket az előnyöket már ma elkezdhetjük kiaknázni.
A továbbiakban azt a hat fő területet mutatjuk be, amelyekre célszerű figyelmet fordítani a munkaterület átalakítása során.
1. A statikustól a dinamikus felé
Ha valaki egész nap egyhelyben ül, ez kihat a közérzetére is. A környezete unalmassá válik, és a nap folyamán nem tud kapcsolatba lépni másokkal. Aktív kialakítással (ideértve a lépcsőket és a külső tereket) elérhetjük, hogy a munkatársak az irodában is fizikailag aktívak maradjanak. Ha pedig valaki aktívabb, akkor elkötelezettebb, és jobban is érzi magát. Ezt az energiát pedig hasznosítani is lehet, olyan nyitott, együttműködésre tervezett terekkel, ahol a friss elmék közösen folytathatnak kreatív munkát.
2. Az emberek közötti interakció fellendítése – a technológia elhagyása nélkül
A távmunkával új fajta „technológiai fáradtság” jelent meg. A videohívásokat a dolgozók 37%-a tartja kimerítőnek. Ahogy a munkavállalók visszatérnek az irodába, már alig várják, hogy személyesen is találkozzanak a kollégákkal. A kommunikációs technológia térnyerése azonban olyan előnyöket is hozott, amelyekről kár volna megfeledkezni a hibrid munkavégzés kapcsán. Egy irodának mostantól egyformán kell támogatnia a személyes és a virtuális résztvevőket. Tegyük fel a következő kérdéseket:
- E-mail vagy videó? Mérjük fel, hogyan szeretnek a dolgozók kommunikálni.
- Könnyen lehet csatlakozni egy értekezlethez? Gondoskodjunk róla, hogy a tárgyaló optimális funkciókkal legyen felszerelve mind a személyes, mind a virtuális résztvevők számára.
- Működik a technika? Az irodában és a távmunkahelyen is legyen hang, illetve működő mikrofon és kamera.
3. Alacsony hatásfokú tárgyalás: ez már a múlté
Amennyiben egy tárgyalóban nem megfelelőek a környezeti feltételek, az alacsony produktivitáshoz vezethet. Erre példa a magas szén-dioxid koncentráció, a zavaró zajok vagy a kényelmetlen hőmérséklet egyaránt alkalmas arra, hogy megnehezítse a koncentrációt. Ezeket a feltételeket szellőző/légkondicionáló rendszerekkel, testreszabott világítással és inspiráló környezettel lehet optimalizálni ahhoz, hogy a dolgozók a tőlük telhető legjobb teljesítményt nyújtsák. Ráadásul az ilyen funkciók vezérlését akár a munkavállalókra is lehet bízni, hogy ők határozhassák meg a számukra legjobb feltételeket.
4. A fizikai korlátok lebontása
A fizikai korlátok, például a részlegek között emelt falak elfojthatják a belső kommunikációt. Az iroda újratervezésekor próbáljuk azt felmérni, hogy hol korlátozott az együttműködés a jelenlegi térben. Gondoljuk át, nem lenne-e célszerű falakat lebontani a nyitottabb terek kialakítása érdekében. Itt akár még egy lépést is tehetünk azáltal, hogy például asztalfoglalás funkcióval ellátott épületfelügyeleti szoftvert alkalmazunk, hogy a dolgozók a számukra szükséges munkatársak mellett dolgozhassanak és valós időben figyelhessék, hogy ki tartózkodik éppen az irodában.
5. A közérzet, mint prioritás
A közérzet kulcstényező a munkahellyel való elégedettség szempontjából. Az általunk megkérdezett londoni alkalmazottak 54%-a számolt be arról, hogy a világjárvány kitörése óta nagyobb hangsúlyt fektet a munkahelyi közérzetére. A közérzetet célzó befektetések kulcsszerepet fognak betölteni a járvány után a tehetségek vonzásában és megtartásában, különös tekintettel a Z- és későbbi generációhoz tartozó munkaerőre. Mindez a gyakorlatban a koncentrációt segítő „chillout” tereket, kapcsolatteremtésre szolgáló közösségi tereket és speciális jóléti létesítményeket jelent. Mindenekelőtt arra figyeljünk, hogy mit szeretnének a munkatársak – az ő meglátásaik a mi dolgunkat is megkönnyítik majd!
6. Fenntarthatóság hosszú távon
A fenntartható irodai gyakorlatokra minden irodában speciális hangsúlyt kell fektetni, különösen manapság, amikor a globális energiával kapcsolatos szén-dioxid-kibocsátás 39%-a épületekből ered. Ezt nem csupán a környezettudatosság diktálja: a fenntartható munkaterületek számos előnnyel is járnak. Az újrahasznosított anyagok, az automatizált világítási és szellőző/légkondicionáló rendszerek, a napelemek és a fenntartható szállítás alkalmazása jócskán megnövelheti a hatékonyságot is. Az ilyen szolgáltatások kevesebb vizet és energiát fogyasztanak, valamint csökkentik a működés rezsiköltségeit.
Tervezés a munkavégzés jövőjére tekintve
Ez az a hat terület, amelyek alapján elkezdhetjük jövőbeli irodánk tervezését. Sok mindent kell azonban átgondolni – különösen azután, hogy jobban megismertük a munkavállalók konkrét igényeit, illetve azt, hogy ezek hogyan illeszkednek az üzleti céljainkhoz.
Munkaterület-szakértőink a vállalattal folytatott együttműködés keretében interjúkat készíthetnek az alkalmazottakkal, kielemezhetik a tér jelenlegi használatát, és kulcsfontosságú információkkal szolgálhatnak. Ezek alapján segíteni tudunk a munkaterület átalakításában úgy, hogy az megfeleljen a feltárt igényeknek. Ha esetleg költözni szeretnél, használatra kész munkaterületeink már a beköltözés pillanatától biztosítani tudják mindezeket az előnyöket.