Oznámenie o ochrane osobných údajov na účel organizovania podujatí

Ak poskytujete svoje osobné údaje tým, že sa prihlásite na vyššie uvedené podujatie, ktoré organizuje spoločnosť HB Reavis Group s. r. o. so sídlom na: Karadžičova 12, 821 08 Bratislava, Slovenská republika, IČO: 50 588 427, zapísaná v Obchodnom registri vedenom Okresným súdom Bratislava I („HB Reavis”) (ďalej len ako „HB Reavis“ alebo „naša spoločnosť“), chceli by sme vás informovať o spracúvaní vašich osobných údajov v súvislosti s organizovaním, riadením a odvolávaním sa na danú udalosť. Takisto vás chceme oboznámiť s vašimi právami súvisiacimi s uvedeným spracúvaním.

V tomto oznámení môžete nájsť informácie o účele a právnom základe spracúvania osobných údajov, o tom, komu môžeme poskytnúť vaše osobné údaje, kde môžete získať informácie o vašich osobných údajoch, ktoré spracúvame, alebo o vašich jednotlivých právach týkajúcich sa ochrany osobných údajov.

  1. Kto je zodpovedný za spracúvanie vašich osobných údajov?

1.1    Prevádzkovateľom vašich osobných údajov je naša spoločnosť, tzn. HB Reavis Group s. r. o. so sídlom na: Karadžičova 12, 821 08 Bratislava, Slovenská republika, IČO: 50 588 427, zapísaná v Obchodnom registri vedenom Okresným súdom Bratislava I, e-mail: hbreavis@hbreavis.com, tel.: +421 2 58 30 30 30 .

1.2    Vaše údaje spracúvame v súlade so všeobecným nariadením o ochrane údajov (GDPR), zákonom o ochrane osobných údajov a všetkými ďalšími príslušnými právnymi predpismi.

1.3    V prípade akýchkoľvek otázok vám radi odpovieme e-mailom na adrese dataprivacy@hbreavis.com ALEBO môžete kontaktovať našu osobu zodpovednú za ochranu údajov: Erika Wild, sídlo: Karadžičova 12, 821 08 Bratislava, Slovenská republika, email: dataprivacy@hbreavis.com, tel.: +421 2 58 30 30 30.

  1. Prečo spoločnosť HB Reavis spracúva vaše osobné údaje a čo je účelom a právnym základom takéhoto spracúvania?

2.1    Oprávnené záujmy sledované spoločnosťou HB Reavis podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) nariadenia GDPR.

2.1.1 Vaše osobné údaje sa používajú na účel zaistenia vašej účasti na podujatí a ochrany a presadzovania práv a záujmov spoločnosti HB Reavis, ktoré vyplývajú z nášho vzťahu. Okrem toho budeme počas podujatia robiť fotografie a audiovizuálne záznamy, ktoré budú uložené v našom systéme IS Propagation (inak „propagačný informačný systém“, tzn. automatizované spracovanie osobných údajov) a tieto fotografie (na ktorých sa môžete objaviť) a záznamy by sme radi zverejnili na našich profiloch na sociálnych médiách YouTube, LinkedIn, Facebook, Twitter a na našej podnikovej a konferenčnej stránke, aby sme ich mohli použiť v našej digitálnej prezentácii. Účelom spracúvania vašich osobných údajov je v tomto prípade zdokumentovať naše podujatie prostredníctvom fotografií a videí a propagovať naše podujatie týmito fotografiami a videami. Tieto účely zahŕňajú najmä nasledujúce činnosti spracúvania:

  • efektívna komunikácia súvisiaca s účasťou na podujatí
  • zaistenie prešetrenia vašej sťažnosti alebo nároku
  • zaistenie riadnej realizácie podujatia
  • plnenie našich povinností a uplatňovanie našich práv vyplývajúcich z akýchkoľvek zmlúv uzatvorených medzi vami a nami, vrátane zmlúv o fakturácii a zhromažďovaní
  • poskytovanie oznámení o vašej účasti na podujatí, vrátane informačných materiálov od rečníkov a iných zástupcov
  • získavanie spätnej väzby
  • oznamovanie zmien
  • zverejňovanie fotografií a video nahrávok na našich profiloch na sociálnych médiách YouTube, LinkedIn, Facebook, Twitter a našej podnikovej stránke a našej konferenčnej stránke
  • vašu e-mailovú adresu alebo telefónne číslo môže spoločnosť HB Reavis použiť na komunikáciu s vami na účely overovania, ako aj na iné záležitosti súvisiace s podujatím.

Ak naša spoločnosť spracúva vaše osobné údaje pri sledovaní svojich oprávnených záujmov, vždy zohľadňujeme vaše práva na ochranu súkromia. Vy, ako dotknutá osoba, máte právo namietať voči spracúvaniu vašich osobných údajov na základe oprávnených záujmov.

  1. Komu sa môžu poskytnúť vaše osobné údaje?

3.1    Externým a interným poskytovateľom služieb: za účelom plnenia právnych a zmluvných záväzkov, vrátane vzťahov v rámci skupiny subjektov súvisiacich so spoločnosťou HB Reavis, spolupracujeme s externými a internými poskytovateľmi služieb (sprostredkovateľmi) a prenášame im vaše osobné údaje v rozsahu potrebnom na zaistenie vašej účasti na podujatí a sledovanie oprávnených záujmov účastníkov i spoločnosti HB Reavis.

Pred každým zverejnením vašich osobných údajov sprostredkovateľom s nimi vždy uzatvoríme písomnú dohodu s cieľom zmluvne zabezpečiť spracúvanie osobných údajov v súlade so zásadami a povinnosťami vyplývajúcimi z nariadenia GDPR.

3.2    Súdy a štátne orgány: existujú aj také právne záväzky, ktoré môže spoločnosť HB Reavis splniť len vtedy, ak poskytne vaše osobné údaje v požadovanom rozsahu príslušným štátnym orgánom (daňové orgány, audítori), súdom alebo orgánom činným v trestnom konaní.

  1. Môžu sa vaše osobné údaje zverejňovať v inej krajine (i mimo EÚ)?

4.1.   Vaše osobné údaje sa spracúvajú na území Slovenskej republiky a iných štátov Európskej únie. Vaše osobné údaje sa môžu spracúvať v krajine mimo Európskej únie, ak takúto tretiu krajinu potvrdila Európska komisia ako krajinu s náležitou úrovňou ochrany údajov alebo ak existujú iné náležité prostriedky ochrany údajov (napr. záväzné podnikové pravidlá o ochrane súkromia alebo štandardné klauzuly EÚ o ochrane údajov).

4.2    Keďže náš propagačný materiál z podujatí zverejňujeme rôznymi spôsobmi (napr. správy, sociálne médiá, internetové stránky, atď.), môžeme niekedy preniesť vaše osobné údaje mimo EHP. V takomto prípade vás však uisťujeme o tom, že sú splnené všetky požiadavky uvedené v nariadení GDPR, keďže ich prenášame iba osobám, na ktoré sa vzťahuje tzv. štít na ochranu osobných údajov medzi EÚ a USA, ktorý schválila Komisia ako dostatočný na ochranu vašich osobných údajov.

  1. Ako dlho sa budú uchovávať vaše údaje?

5.1.   Ihneď potom, ako spoločnosť HB Reavis už nebude potrebovať vaše osobné údaje na účely spracúvania, na ktoré sa tieto osobné údaje získali, vymaže ich, ak sa neuplatní premlčacia lehota.

5.2    Niektoré údaje o transakciách a korešpondencii sa môžu uchovávať až do vypršania lehoty na uplatnenie nárokov ohľadne danej transakcie alebo s cieľom splniť regulačné požiadavky ohľadne uchovania takýchto údajov.

  1. Aké práva máte ako dotknutá osoba?

6.1    Ak si prajete, môžete od nás dostať informácie o všetkých vašich osobných údajoch, ktoré spracúvame. V niektorých prípadoch máte tiež právo na prenos údajov, takže zverejňujeme vaše údaje v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte.

6.2    Za istých okolností môžete požiadať o obmedzenie spracúvania osobných údajov ako aj o opravu, právo namietať a vymazanie vašich osobných údajov.

6.3    Ak chcete podať sťažnosť, kontaktujte nás na adrese dataprivacy@hbreavis.com. Takisto sme určili zodpovednú osobu, ktorou je Erika Wild, kontaktné miesto Twin City C, Mlynské Nivy 16, 821 09 Bratislava, tel.: +421 2 58 30 30 30. Takisto máte právo podať sťažnosť na Úrade na ochranu osobných údajov v Slovenskej republike so sídlom na Hraničnej 12, 820 07 Bratislava, e-mail:  https://dataprotection.gov.sk/, tel.: +421 /2/ 3231 3220.