Wie gestaltet man den richtigen Arbeitsplatz für die Rückkehr in das Arbeitsleben?

Die Rückkehr ins Büro ist in vollem Gange, und fast alle Unternehmen nutzen die Gelegenheit, ihren Arbeitsbereich neu zu gestalten. Zahlreiche Unternehmen machen jedoch den Fehler, ihr Büro zu modernisieren, ohne genau zu wissen, was sie wirklich brauchen. Im besten Fall sind diese unüberlegten Veränderungen im Büro eine unnötige Ausgabe. Im schlimmsten Fall aber könnte sich Ihr Unternehmen auf eine Arbeitsumgebung festlegen, die weder Ihren Bedürfnissen noch denen Ihrer Mitarbeiter entspricht. Dies führt zu einem schlechten Arbeitsklima, das die Produktivität, das Wohlbefinden und die Gesamtleistung Ihres Unternehmens beeinträchtigen kann.

Wie können Sie von der Neugestaltung Ihres Büros profitieren?

Mit den richtigen Informationen über Ihr Unternehmen und kalkulierten Entscheidungen bei der Neugestaltung können Sie Produktivität und Wohlbefinden steigern. Tatsächlich könnten Sie die Zahl der Einzelarbeitsplätze um 30 % verringern, indem Sie Heimarbeit und Desk-Sharing kombinieren und über 60 neue Raumtypen schaffen. Dabei kann es sich um Besprechungsräume, stille Räume für konzentriertes Arbeiten und Ruhezonen handeln, in denen sich die Mitarbeiter entspannen können – ohne bauliche Eingriffe und mit minimalen Auswirkungen auf das Budget.

Um diese Vorteile zu erreichen, müssen Sie jedoch Ihre Mitarbeiter und deren Arbeitsweise verstehen. Und obwohl die Erstellung eines vollständigen Bildes ein mehrstufiger Prozess ist, gibt es eine Reihe von Fragen, die Sie stellen können, um Ihre Neugestaltung zu beginnen. Durch die Beantwortung einiger dieser Fragen können Sie herausfinden, was die größten Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter an den zukünftigen Arbeitsplatz sind und wie Sie diese erfüllen können.

Verstehen Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter an den Arbeitsplatz

Um zu verstehen, wie Ihr Büro aussehen soll, müssen Sie die richtigen Fragen stellen. Mit diesen Antworten können Sie Ihr Büro am besten ausstatten, um langfristiges Wohlbefinden und Produktivität zu gewährleisten und dafür zu sorgen, dass sich die Mitarbeiter in einem Arbeitsbereich aufhalten, der genau ihren Anforderungen entspricht.

1. Welche Technologien braucht Ihr Büro?

Die Umstellung auf Fernarbeit hat deutlich gemacht, wie sehr sich die Mitarbeiter bei der Erfüllung ihrer Aufgaben auf die Technologie verlassen. Selbst Kleinigkeiten wie der richtige Monitor und die richtige Maus können sich auf die Produktivität auswirken. Die Mitarbeiter brauchen ein optimiertes Arbeitsumfeld, um produktiv zu sein. Das bedeutet, dass der Arbeitsplatz mit Werkzeugen ausgestattet werden muss, die auf die spezifischen Aufgaben der Mitarbeiter zugeschnitten sind. Eine Studie von Heller-Ono aus dem Jahr 2014 hat ergeben, dass sich beispielsweise eine Investition in Ergonomie für jeden investierten Dollar um 10 Dollar erhöht.

Ein weiteres Beispiel ist die Nutzung der Räumlichkeiten am Arbeitsplatz. Obwohl das Büro eine Zentrale für die menschliche Zusammenarbeit sein sollte, kann es schwierig sein zu steuern, wie Menschen diesen Raum aufsuchen und mit ihm interagieren.

Mit einer Anwendung wie Desk Booking aus der Symbiosy-Lösung von HB Reavis können Mitarbeiter einfach und schnell einen Schreibtisch buchen, der sich in der Nähe ihrer Teammitglieder oder der Personen befindet, mit denen sie am meisten zusammenarbeiten müssen.

2. Wie können Sie eine sinnvolle Zusammenarbeit ermöglichen?

Da das Arbeiten im Home Office ein großes Hindernis für die Zusammenarbeit darstellt, verspricht die Rückkehr ins Büro eine Steigerung der Produktivität am Arbeitsplatz durch bessere Zusammenarbeit. Allerdings genügt es nicht, dass sich alle Beschäftigten einfach im selben Gebäude befinden. Unsere Workspace-Berater von Origameo können es den Mitarbeitern ermöglichen, die richtige Art von Räumen für die Zusammenarbeit zu finden, wenn sie im Büro sind, z. B. in „agilen Räumen“. Eine mögliche Anwendung für diese Lösung kann auf ein Büro in der Bau- oder Immobilienbranche zugeschnitten sein. Ein Büro, das an solchen Großprojekten arbeitet, braucht den Kontakt von Mensch zu Mensch, um die Zusammenarbeit verschiedener Berufsgruppen zu ermöglichen.

Aus den gleichen Gründen sind Besprechungsräume ein wichtiger Bestandteil eines jeden Büros. Damit die Mitarbeiter jedoch Ideen austauschen und mit ihren Kollegen interagieren können, müssen Sie überlegen, wie die gesamte Bürogestaltung dies unterstützt. So können beispielsweise Großraumbüros oder sogenannte „Hot Desking“-Arbeitsplätze eine gute Lösung für Ihre Mitarbeiter sein. Eine weitere Option ist die Einführung neuer Funktionen in diesen Räumen mit Online-Zusammenarbeitstools wie AV Connectivity, digitalen Whiteboards und so weiter.

3. Wie können Sie die Gesundheit und das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter sicherstellen?

Gesundheit und Wohlbefinden sind für das Büro der Zukunft von großer Bedeutung. Abgesehen davon, dass sich die Mitarbeiter besser fühlen, passen sie sich dem Kernauftrag Ihres Unternehmens an und verbessern ihre Leistung. Während die Schaffung eines sicheren und gesunden Arbeitsplatzes in vielen Fällen ein klar definierter Prozess ist, erfordert das Wohlbefinden weitaus mehr Einsicht. Um das Wohlbefinden wirklich zu fördern, muss man genau wissen, was die Mitarbeiter während der Arbeit außerhalb des Büros vermisst haben.

Die Meinungen gehen zwar auseinander, aber viele Mitarbeiter vermissen das Gemeinschaftsgefühl, das der Arbeitsplatz bietet. Und das hat einen sehr realen Einfluss auf die Unternehmensleistung. Unternehmen, die mit Sinn und Verstand agieren, schneiden um satte 42 % besser ab als die Finanzmärkte.

Die Förderung dieses Gemeinschaftsgefühls erfordert die richtige Art von Räumlichkeiten, insbesondere spezielle Wohlfühlbereiche. Dies könnte durch einen speziellen Lounge-Bereich für die Mitarbeiter erreicht werden, in dem sie Kontakte knüpfen können.

4. Wie oft wollen die Mitarbeiter im Büro sein?

In fast allen Fällen werden die Unternehmen ein gewisses Element des hybriden Arbeitens beibehalten. Aber es ist auch klar, dass sich manche Aufgaben einfach besser im Büro erledigen lassen. Um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter produktiv sein können, ist es wichtig, dass Sie bei Ihren zukünftigen Arbeitsmodellen die richtige Balance finden.

Es bedeutet auch, dass hybrides Arbeiten vom Büro aus unterstützt wird. Hier sind flexible Büromietverträge, wie sie von Qubes angeboten werden, von entscheidender Bedeutung. Diese ermöglichen es Ihnen, das Büro kontinuierlich an den Umfang und die Spezifikationen anzupassen, die Sie benötigen, je nachdem, wie viele Mitarbeiter im Büro arbeiten werden.

Finden Sie die Antwort auf Ihre neuen Arbeitsplatzbedürfnisse

Die Beantwortung all dieser Fragen, bevor Sie Ihr Büro umgestalten oder sich für ein neues Büro entscheiden, mag überwältigend erscheinen. Um die benötigten Informationen schnell und genau zu erhalten, gibt es jedoch Arbeitsplatzberater wie Symbiosy und Origameo, die Ihnen bei diesen Entscheidungen helfen können. Mit einer Mischung aus menschlicher Intelligenz und datengestützten Erkenntnissen können sie Ihnen helfen zu verstehen, was Ihr Unternehmen von seinem zukünftigen Büro erwartet.

Sehen Sie, wie Symbiosy oder Origameo diese Fragen für Ihr Unternehmen beantworten und Ihr zukünftiges Büro mitgestalten können.