A hibrid munkavégzés 16 szabálya
A szlovákiai Forbes Magazinnal együttműködve az Origameo 16 olyan dolgot határozott meg, amelyet célszerű észben tartani, ha hibrid rendszerben dolgozunk. Segítséget nyújtottak különböző szervezeteknek a munkaterületük és a munkamódszereik maximális kiaknázásában, illetve új hibrid gyakorlatokat fejlesztettek ki, és az ennek során nyert tapasztalatok alapján kaptunk egy olyan listát, amely felbecsülhetetlen segítség minden „hibrid” munkáltató számára.
A COVID-19 mindannyiunkból műszaki zsenit faragott. Online értekezünk. Digitális platformok széles skáláján hívjuk egymást, illetve írunk egymásnak. Távolról osztunk meg a munkához szükséges dokumentumokat. Közös projekteket hozunk létre a felhőben.
Igen, mindezt akár melegítőben, a kanapéról is megtehetjük. A sikeres hibrid munkavégzéshez azonban szabályokra van szükség. Íme az a 16, amely az Origameo munkakörnyezet-tanácsadóink szerint a legfontosabbnak számít.
1. E-mail vagy videokonferencia? Ez a nagy kérdés
![](https://hbreavis.com/wp-content/uploads/2021/11/2021-09-23-200305-1000x668.jpg)
Mindenki más-más eszközt részesít előnyben. Bizonyos feladatokhoz azonban adott eszközök kellenek. Persze célszerű előre megkérdezni a kollégákat, hogy ők hogyan szeretnének kommunikálni. Mindenképpen hasznos azonban közölni a saját hozzáállásunkat – a Zoomon eltöltött órák után az ember hamar kiéghet.
Egy adott tevékenység esetén, amennyiben a feladat nem tűr halasztást, a telefont kell használni. Ha nem sürgős, küldjünk e-mailt, azonban tartsuk be ezt az egyszerű szabályt: ha a probléma három üzenet után sem oldódik meg, vegyük fel a telefont vagy szervezzünk meg egy videokonferenciát.
2. Lehessen könnyen csatlakozni az értekezletekhez
Távoli értekezletek esetén mindig tüntessen fel minden adatot a meghívóban: az értekezletre mutató linket, minden jelszót, és ami a legfontosabb, a résztvevők listáját.
Személyes találkozó esetén ne feledjük, hogy nem feltétlenül tartózkodik mindenki az irodában. Ellenőrizzük hogy minden résztvevő meg tud-e jelenni személyesen is.
3. Az első dolgok között szerepeljen a napirend letisztázása
Ugyan a legtöbb videokonferencia-szoftver lehetővé teszi a képernyő megosztását, segíthet, ha mindenkinél megvannak a fájlok – arra az esetre, ha lassú a kapcsolat vagy valaki előre készülni szeretne. Mindig jóval az értekezlet előtt küldjük szét a napirendet és a fontos anyagokat. Így legalább mindenkinél meglesznek egy e-mailben kezdéskor.
4. Ne várasuk a többieket
Az irodában és online is udvariatlanságnak számít a késés. Ha késésben vagyunk, a lehető leghamarabb szóljunk a résztvevőknek.
5. Ellenőrizzük a műszaki feltételeket
Miután megszerveztünk egy értekezletet, nekünk kell gondoskodni arról, hogy az zökkenőmentes legyen. Mindig hagyjunk 10-15 percet kezdés előtt a mikrofonok, kamerák és egyéb eszközök működésének ellenőrzésére.
Ha az értekezlet sok technikai eszközt igényel – például a résztvevők különféle eszközöket vagy kapcsolati lehetőségeket használnak –, mindig intézzük úgy, hogy jelen legyen egy informatikus kolléga.
![](https://hbreavis.com/wp-content/uploads/2021/11/snimek-obrazovky-2021-09-23-200703-1000x713.jpg)
6. Kezdjük az értekezletet bekapcsolt kamerával
Ha videokonferenciát indítunk el, ellenőrizzük, hogy be van-e kapcsolva a kameránk. Egy ilyen személyes gesztussal elősegítjük a bizalom kialakítását és a ráhangolódást a csapatmunkára.
Ha olyanokkal tárgyalunk, akiket nem igazán ismerünk, például új kollégákkal vagy üzleti partnerekkel, hagyjuk bekapcsolva a kamerát, amíg csak lehet, ideális esetben az értekezlet végéig.
Mostanra mindannyian megtudtuk, milyen fárasztó az egész napot videohívásokkal tölteni. Ezért, ha közeli kollégákkal beszélünk, nyugodtan kikapcsolhatjuk a kamerákat néhány perc múlva – majd a végén újra bekapcsolhatjuk azokat a búcsúzkodásnál.
7. Nézzünk a kamerába
A szemkontaktus a kommunikáció fontos eleme, még akkor is, hogy a videohívásról van szó. Ha be van kapcsolva a kameránk, nézzünk partnere szemébe – azaz nézzünk egyenesen a kamerába.
Ne kövessük el azt a hibát, hogy a másik oldalon beszélő szemét, vagy az alkalmazás csevegőpaneljének a tartalmát nézzük. Ezzel azt a benyomást keltjük a partnerünkben, hogy nem igazán figyelünk rá.
8. Némítsuk le magunkat ha nincs mondanivalónk
Az akaratlan háttérhangok zavaróak lehetnek egy megbeszélés alatt – ráadásul blokkolhatják a beszélő mikrofonját is. Még ha csendes helyen tartózkodunk, akkor is mindig némítsuk le a mikrofonját, ha valószínűleg nem fogunk beszélni egy ideig.
9. Öltözzünk az alkalomhoz illően
![](https://hbreavis.com/wp-content/uploads/2021/11/shutterstock-1908633235-1000x667-1.jpg)
Mindenki szeret kényelmes ruhát hordani, amikor otthonról dolgozik. Csábító lehetőség ugyan a kedvenc zenekari pólónkat felvenni, de ne feledkezzünk meg a kollégákról sem. Válasszuk ki az értekezletnek megfelelő ruhát – ha kell, lehet elegánsabb is az öltözék.
10. Tartózkodjunk a szobában
Felmérések alapján a legtöbbünk szeret több dologgal is foglalkozni az online értekezletek alatt – e-maileket olvasunk, üzeneteket írunk és így tovább.
Próbáljuk kerülni ezt. Mindig tartózkodjunk a szobában – virtuálisan –, koncentráljunk az adott munkára, tegyük félre a telefont, illetve kapcsoljuk ki az értesítéseket is erre az időszakra.
11. Mindenki kapjon lehetőséget a hozzászólásra
Tegyük fel, hogy egy tárgyalóban van egy kollégával, aki elkezd egy mondatot, de abban a pillanatban egy másik kolléga is bejelentkezik. Ki folytassa a beszélgetést?
Mindig könnyebb a jelenlévőre koncentrálni. Legyünk tisztában ezzel, és alkalmazzunk kommunikációs stratégiákat arra, hogy távmunkás kollégák is teret és figyelmet kapjanak. Ezáltal jobban bekapcsolódnak majd a projektbe vagy az adott témába, nyitottabbá válnak, és úgy fogják érezni, hogy számít a véleményük.
![](https://hbreavis.com/wp-content/uploads/2021/11/shutterstock-1526123078-1000x667-1.jpg)
12. Tartsunk szünetet a hosszú megbeszélések közben
Ha sokáig ülünk a monitor előtt, az „virtuális fáradtságot” okozhat. Ha egy értekezlet 45 percnél tovább tart, érdemes lehet szünetet tartani – egy ötperces szünet után mindenki jobban tud majd összpontosítani és feltöltődve tér vissza, ezáltal hatékonyabbá és eredményesebbé válik a munka.
13. A lehető leghamarabb osszunk meg egy jegyzőkönyvet
Minél hamarabb osztjuk meg egy értekezlet jegyzőkönyvét, annál valószínűbb, hogy a résztvevők még emlékezni fognak az egyes tételekre. Mindig vázoljunk fel mindenki számára világos terveket, illetve esetleges jövőbeli lépéseket.
Ezeket célszerű a videokonferencia-platform csevegőpaneljén is megosztani – különösen akkor, ha egy kóddal rendszeresen tartanak üléseket, mivel így az összes jegyzőkönyv egy helyen lesz megtalálható.
14. Szánjunk időt az e-mailekre
Jelöljünk ki időpontot a naplónkban az e-mailek elolvasására és megválaszolására. Ezáltal elkerülhetjük, hogy késő este vagy a hétvégén kelljen dolgoznunk, továbbá kellően eltávolodhatunk a képernyőtől és kikapcsolódhatunk.
15. Használjuk a „nem elérhető” jelzést
Mivel gyakran dolgozunk a megszokott munkaidőn kívül, különösen fontos, hogy automatikus válaszokat állítsunk be, s ezáltal ha valaki e-mailt küld, tudja, hogy nem feltétlenül számíthat azonnali válaszra.
Ügyeljünk az automatikus válaszok megfogalmazására. Még aznap fog válaszolni? Hívhatnak, ha sürgős dologról van szó? Segítsünk a feladónak a döntésben!
16. Használjunk ésszerű határidőket
Ha valami sürgős, hívjuk fel az adott kollégát – lehet, hogy e-maileket csak késő este fog olvasni.
Ha nem sürgős, hagyjunk ésszerű időt a kollégáknak a kérés feldolgozására – így valószínűleg alaposabb munkát is tudnak végezni. Ne feledjük azt sem, hogy ha nem tervezünk kellően előre, ezáltal megnőhet a többiekre nehezedő nyomás.