Ein erfolgreicher Umzug beginnt lange bevor die erste Kiste gepackt wird

Ein Umzug bedeutet mehr, als nur schicke neue Räume zu beziehen. Auch wenn die neuen Büros perfekt geplant, gebaut und eingerichtet wurden, kann ein Umzug zum Alptraum werden. Warum? Weil Kommunikation das A und O in jedem Business-Unterfangen ist. Und was könnte ein größeres Unterfangen sein als ein Umzug?

1. Hören Sie Ihren Mitarbeitern zu
Ein Umzug kann eine spannende Sache sein, schließlich bedeutet er für das Unternehmen in der Regel einen Schritt nach vorne. Aber nicht jeder Mitarbeiter sieht das so. Es hat schon Fälle gegeben, in denen der Widerstand der Belegschaft die Gewerkschaft auf den Plan gerufen hat.

Es ist daher wichtig, alle potenziellen Fallstricke zu kennen. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern und hören Sie ihnen zu. Finden Sie heraus, was sie beschäftigt – was sie an ihren jetzigen Büroräumen mögen und was ihnen Probleme bereitet. So können Sie Ihre Kommunikations- und Umzugsstrategie entsprechend anpassen.

Die Meinung Ihrer Belegschaft prägt den Inhalt Ihrer Kommunikation. Natürlich kann unser Team bei Origameo ganzheitlich auf die Situation schauen und die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter in das Design Ihrer künftigen Büros mit einbeziehen.

2. Warten Sie nicht bis 5 vor 12
Erfolgreiche Kommunikation ist keine Einbahnstraße. Sprechen Sie über den geplanten Umzug und geben Sie Ihren Mitarbeitern die Gelegenheit, sich zu beteiligen.

Mitarbeiter sind das Herzstück jedes Umzugs. Wenn sie von Dritten über den Umzug erfahren, sind Chaos, Ärger und Skepsis vorprogrammiert. Informieren Sie Ihre Belegschaft so früh wie möglich, nur so können Sie kritische Situationen voraussehen und entsprechend reagieren.

3. Sie haben nicht immer auf alles die beste Antwort
Die besten Büroumzüge sind Gemeinschaftsprojekte. Holen Sie die Abteilungsleiter und Meinungsführer von Anfang an mit ins Boot – das heißt bereits in der Diagnosephase. Sie werden Ihnen helfen, dass alles reibungslos abläuft.

Und sie können Ihnen die Augen dafür öffnen, was andere in Ihrem Unternehmen über den Umzug denken. Achten Sie darauf, dass alle wissen: Das ist „ihr“ Umzug, denn ihre Mitarbeiter sollen selbst Change Agents werden können.

Dabei geht es nicht nur um diejenigen, die den Umzug begrüßen. Change Agents sind häufig auch jene, die zu Beginn skeptisch sind. Wenn sie erkennen, dass sie die Dinge beeinflussen können, werden sie oft die stärksten Unterstützer, die Informationen weitergeben und Feedback rückkoppeln.

4. Machen Sie’s unterhaltsam
Umzugskommunikation muss nicht langweilig sein. Bauen Sie Vorfreude auf. Beauftragen Sie Ihr Marketing- oder PR-Team, mit den Change Agents zusammenzuarbeiten und eine „Marke“ für den Umzugsprozess zu schaffen. Dazu gehört zum Beispiel ein Logo, das sich vielleicht auf ein Produkt aus Ihrem Sortiment bezieht oder auf die neue Adresse verweist.

Achten Sie dann darauf, dass jede Kommunikation diese Markenelemente enthält – jeder Newsletter, jedes Poster, jeder Infofilm und jeder Grundriss. Diese Einheitlichkeit schafft eine Dynamik. Und: Je näher der Umzugstermin rückt, desto mehr Messages sollten sie versenden!

5. Keine Geheimnisse
Informationen zurückzuhalten bringt nichts. Die Mitarbeiter finden ohnehin alles heraus. Teilen Sie immer die Fakten, bitten Sie um Ideen, holen Sie Meinungen ein, halten Sie alle auf dem Laufenden. Kurz: Sorgen Sie dafür, dass jeder Teil des Projekts ist.

Es gibt viele Möglichkeiten der Kommunikation: Persönliche Treffen sind am besten, wenn Sie unmittelbares Feedback möchten. Aber auch in Team- und Abteilungsbesprechungen können konstruktive Gespräche entstehen. Kanäle wie E-Mail oder Instrumente wie Umfragen im Internet oder durch Dritte können hervorragende Datenquellen sein. Und nicht zu vergessen das gute alte schwarze Brett. Und hier ein paar Ideen für mögliche Themen:

• Bitten Sie um Ideen für Planung und Grundriss der neuen Büros
• Holen Sie Meinungen und Ideen zur Gestaltung und Einrichtung ein. Wie sollte die Küche eingerichtet sein? Wie der Pausenbereich? Wie die Konferenzräume?
• Starten Sie einen Wettbewerb für die Namen der Konferenzräume
• Bringen Sie Muster der Einrichtungsgegenstände, die die Mitarbeiter testen können
• Holen Sie Meinungen zu großen Veränderungen der Unternehmenskultur ein, etwa Ablage, eine „kein Chaos auf dem Schreibtisch”-Leitlinie, Garderoben, geteilte Arbeitsplätze

6. Feiern Sie den Umzug
Umzug, ob privat oder im Büro, kann der reine Stress sein. Eine Umzugsparty baut Stress ab und sorgt dafür, dass sich jeder schnell zuhause fühlt.

Schon kleine Dinge wie Frühstück für alle am zweiten Tag in den neuen Büros sorgen für positive Stimmung. Mit einer richtigen Party aber schaffen Sie einen kollektiven Meilenstein. Eine Feier gibt den Mitarbeitern am deutlichsten das Gefühl, dass ein neues Kapitel in der Firma aufgeschlagen wurde.

7. Es ist noch nicht vorbei
Nur weil Sie bereits an Ihrem neuen Schreibtisch sitzen, ist der Umzugsprozess noch lange nicht vorbei. Kommen alle mit der neuen Ausrüstung zurecht? Steht jeder Schreibtisch genau dort, wo die Mitarbeiter ihn haben wollen? Kann jeder die Kaffeemaschine bedienen? Es gibt unzählige Dinge, die Stolpersteine sein können.

Beobachten Sie die Situation und geben Sie jedem Zeit, sich an die neue Wirklichkeit zu gewöhnen. Führen Sie nach vier bis sechs Monaten eine Umfrage durch (Marken-Logo nicht vergessen, s.o.), bei der Ihre Mitarbeiter offen sagen können, was sie von den neuen Büros halten.

Versuchen Sie, alle Probleme zu lösen. Büros sollten flexible Räume sein und sich an Ihre Bedürfnisse anpassen. Unser Tipp: Holen Sie mindestens einmal jährlich über eine Befragung ein Stimmungsbild Ihrer Belegschaft ein.

Autor: Adam Jaszkowski
Workplace Consultant, Origameo