Zusammenarbeit in einem hybriden Umfeld umsetzen

Es liegt ja mittlerweile eindeutig auf der Hand, dass Menschen gerne räumlich flexibel von zu Hause aus oder mobil arbeiten möchten — und dies je nach Aufgabe, persönlicher Präferenz und Situation mit Bürozeiten vor Ort kombinieren. Diese räumlich hybride Situation ist einer der Gründe, warum wir entsprechende Dienstleistungen und Technologien für eine noch besser funktionierende Zusammenarbeit auch auf Distanz entwickelt haben. Und einer der Gründe, warum wir in unserer Blogserie #masterhybridwork immer wieder mit den Chancen und Herausforderungen der neuen Normalität beschäftigen.

Ja, Chancen gibt es viele. Zum Beispiel:

· Zufriedenheit. Viele Angestellten fühlen sich zusätzlich wertgeschätzt, wenn sie ihren Arbeitsort frei wählen dürfen.

· Kosteneffizienz. Unternehmen können eine gewisse Home-Office-Quote fest einplanen und so ihr räumliches Bürokonzept neu gestalten, üblicherweise mit weniger Gesamtfläche und damit potenziellen Kosteneinsparungen in der Miete. Oder einem Upgrade auf neue, bessere, aber kleinere Flächen. Eine höhere Miete pro Quadratmeter wird dabei durch den geringeren Flächenumfang kompensiert.en räumlichen Platz neugestalten.

· Sicherheit und Gesundheit. Durch hybrides Arbeiten werden die physischen Begegnungen der Kollegen reduziert, so dass potenziell Krankheitserreger seltener übertragen werden.

· Mehr Talente. Wenn die Fernarbeit funktioniert, dann bedeutet dies, dass Unternehmen neue Talente einstellen können, egal wo diese leben.

Herausforderungen nicht unterschätzen

Aber ja, es gibt auch Herausforderungen.

· Die asynchrone Kommunikation zum Beispiel. Wenn man im selben Büro arbeitet, kann man normalerweise zum Schreibtisch eines Kollegen gehen, um eine Frage zu stellen. In der Zusammenarbeit mit Kollegen, die nicht vor Ort sind, werden hingegen E-Mails oder das Vereinbaren von Besprechung wichtiger. Die Antworten erfolgen zeitversetzt. Dies führt zu langsameren Entscheidungen und Lösungen.

· Unzureichende Technologie — ob eine Software zur Videoübertragung vielleicht veraltet ist oder eine Übertragung einfach aufgrund mangelnder Bandbreite ständig hängt: Man vermeidet dann tendenziell die Softwarenutzung und kehrt zu zeitaufwändigen Mails zurück. Erneut kann vermehrte asynchrone Kommunikation die Folge sein.

· Online-Müdigkeit, also das Gefühl der Erschöpfung durch den inneren Druck, ständig online sein zu müssen. Wer in seinem Kalender Endlosketten von Online-Videogesprächen ohne Pause sieht, der kennt dieses Gefühl sicherlich. Menschen, die sich nach einer Videokonferenz müder fühlen, haben in der Regel übrigens eine negativere Einstellung zu dem Meeting, sei es auf die Inhalte oder Personen bezogen — ohne dass die Inhalte oder Personen die Auslöser sind. Entsprechend kann die Arbeitsmotivation sinken. Die besondere Aufmerksamkeit, die man in Videogesprächen kontinuierlich aufbringt, kann im Extremfall sogar Angstzustände, Schlaflosigkeit, Appetitlosigkeit und einen verringerten Sexualtrieb auslösen.

· Mehr Silo-Teams. Fernarbeit kann zu mehr „Teams innerhalb eines Teams“ führen, also die Isolation von Einheiten innerhalb der größeren Einheit forcieren. Unabhängig von Themen wie einem potenziell gehemmten Informationsfluss oder schlechterer Abstimmung durch einen mangelnden Bezug untereinander kann dies zum Verlust der jeweiligen Unternehmenskultur führen. Untersuchungen zeigen, dass schon eine einzige schlechte Arbeitsbeziehung die Zufriedenheit, das Engagement und die Effektivität eines ganzen Teams negativ beeinflussen kann. Und Arbeitnehmer sind dann eher bereit, ihren Job aufzugeben. Silo-Teams können also die Fluktuation vergrößern und Talente aus dem Unternehmen drängen.

· Weniger Innovation. Der Prozess zur Einführung oder Verbesserung eines Produkts oder einer Dienstleistung erfordert verschiedene Arten von Aktivität und Interaktion – viele davon können zufällig sein und lassen sich einfach nicht planen. Fest steht: Menschen müssen ihre Köpfe zusammenstecken, und teilweise auch gemeinsam Hand anlegen, beispielsweise beim Prototypenbau. Kennen Sie die so genannte Allen-Kurve? Sie zeigt: Bei zunehmender räumlicher Distanz nimmt die Verwendungshäufigkeit der möglichen Kommunikationsmittel ab. Und dies, obwohl man ja ohne diese auf die Entfernung gar nicht kommunizieren kann. Sprich: Man arbeitet weniger intensiv mit Menschen zusammen, die man ihn nicht von Angesicht zu Angesicht sieht, weil wir die Distanz letztendlich eben doch nicht in vollem Maße durch Telekommunikation ausgleichen.

Wie lautet die Antwort?

Gestalten Sie die erforderlichen neuen Arbeitsregeln und informieren Sie alle Kollegen darüber. Stellen Sie also sicher, dass jeder weiß, in welchem Umfang und unter welchen Bedingungen die Anwesenheit im Büro und die Arbeit von außerhalb vom Unternehmen mitgetragen wird, ob die Kamera bei Videoanrufen immer eingeschaltet bleiben sollte oder wie beispielsweise die Erreichbarkeit im Home-Office zu gewährleisten ist. Vergessen Sie aber auch nicht die „weicheren“ Fähigkeiten, die mit dem hybriden Arbeiten verbunden sind, zum Beispiel wie man an einer Besprechung mitwirkt, wenn man der einzige Teilnehmer aus der Ferne ist. Auch mit Blick auf die Arbeitsergebnisse müssen womöglich die Regeln neu definiert werden — wenn ein anwesenheitsbasiertes Management durch die neue Normalität erschwert wird, kann beispielsweise das Management durch Zielvorgaben noch weiter in den Vordergrund rücken, als dies in vielen Unternehmen ohnehin schon der Fall ist.

Gestalten Sie Ihren physischen Raum sozial. Achten Sie darauf, dass die Aufteilung und Gestaltung Ihres Büros die Zusammenarbeit und den Austausch zwischen den Mitarbeitern fördert, die vor Ort arbeiten. Sehen Sie mehr Bereiche für informelle Gespräche und Pausen vor als früher. Und stellen Sie Räume zur Verfügung, in denen verschiedene Arten von Besprechungen, kreative Diskussionen und längerfristige Projektarbeit stattfinden können. Natürlich brauchen Ihre Mitarbeiter auch die Technologie, um hybride Diskussionen mit Teilnehmern aus dem Home-Office zu unterstützen. Achten Sie also auch darauf, siehe nächster Punkt.

Implementieren Sie Software für die Zusammenarbeit. Es gibt eine Reihe nützlicher IT-Lösungen für die hybride Zusammenarbeit, von Online-Whiteboards und visuellen Teamplattformen bis hin zu Tools wie Catch a Space, das Ihren Mitarbeitern hilft, sich bei der An- und Abwesenheit untereinander abzustimmen.

Halten Sie Ihre Unternehmensgemeinschaft lebendig. Wenn man nicht oft mit seinen Kollegen interagiert, fühlt man sich leicht abgekoppelt. Arbeiten Sie daher auf allen Ebenen aktiv an Ihrer Kultur. Unterstützen Sie Aktivitäten zur Teambildung von Angesicht zu Angesicht. Organisieren Sie Veranstaltungen und Programme für alle Mitarbeiter. Helfen Sie Ihren Mitarbeitern, für eine gute Sache zusammenzuarbeiten – nicht nur innerhalb der Teams, sondern auch unternehmensweit.

Sie haben noch Fragen? Kontaktieren Sie unsere Kollegen von Origameo für individuelle Lösungen und Innovation rund um die hybride Arbeitswelt.