Zusammenarbeit in einem hybriden Umfeld umsetzen

Im Blog #masterhybridwork dieser Woche befassen wir uns mit den Auswirkungen des hybriden Arbeitens auf die Zusammenarbeit – eine unserer sieben Hürden beim hybriden Arbeiten.

Untersuchungen der Harvard Business School haben ergeben, dass 81 % der Arbeitnehmer nach der Pandemie eine hybride Arbeitsweise bevorzugen würden. Es liegt auf der Hand, dass Menschen die Möglichkeit haben möchten, von zu Hause aus, mobil oder im Büro zu arbeiten – dies ist einer der Gründe, warum wir unsere breite Palette an hybriden Dienstleistungen und Technologien entwickelt haben.

Aber wie wirkt sich das hybride Arbeiten auf die Zusammenarbeit aus? Schließlich gehört sie zum Geschäftsalltag und ist für das Arbeiten, den Austausch und das Lernen unerlässlich – ganz gleich, ob man in einem kleinen Team von fünf Personen oder in einem internationalen Unternehmen mit 10.000 Mitarbeitern arbeitet.

Well, first it’s worth remembering there are lots of perks:

· Zufriedenheit. Die Angestellten genießen die Freiheit, ihren Arbeitsort frei zu wählen.

· Kosteneffizienz. Unternehmen können ihren räumlichen Platz neugestalten.

· Sicherheit. Durch hybrides Arbeiten bleiben die Mitarbeiter voneinander getrennt und sind bei einer Pandemie sicher.

· Talent. Fernarbeit bedeutet, dass Unternehmen die größten Talente einstellen können, egal wo sie leben.

· Sichtbarkeit. Software kann eine bessere Analyse der Leistung eines Mitarbeiters ermöglichen.

· Flexibilität. Die Mitarbeiter nutzen ihre Zeit effizienter und werden produktiver.ecome more productive.

But it’s not all positive. Hybrid working also brings some unique challenges, and here are the key issues:

Asynchrone Kommunikation bedeutet, dass die Zusammenarbeit nicht zur gleichen Zeit stattfindet. Wenn man im selben Büro arbeitet, kann man normalerweise zum Schreibtisch eines Kollegen gehen, um eine Frage zu stellen. Aber während der Pandemie waren die Mitarbeiter nicht daran gewöhnt, 100 % der Zeit online zu arbeiten. Sie mussten jemanden anrufen, eine E-Mail schreiben oder eine Besprechung vereinbaren. All dies führte zu langsameren Entscheidungen, Planungen und Lösungen.

Unzureichende Technologie – ob sie nun wirklich zweckmäßig ist oder einfach nur ständig hängt – kann ebenfalls zu asynchroner Kommunikation führen. Auch wenn Sie über die richtigen Systeme verfügen, müssen die Beschäftigten für deren Nutzung geschult werden. Und selbst dann sind sie vielleicht an eine bestimmte Arbeitsweise gewöhnt und wollen nicht umsteigen.

Online-Müdigkeit ist, wenn man sich erschöpft fühlt, weil man glaubt, ständig „online“ sein zu müssen. Zu bedenken ist der endlose Kalender von Online-Videogesprächen: Sie müssen genau auf den Bildschirm jedes Teilnehmers achten, Störungen sowohl online als auch vor Ort herausfiltern und auf Ihr eigenes Aussehen achten.

Wissenschaftler glauben, dass diese kontinuierliche Teilaufmerksamkeit (CPA – continuous partial attention) bei Videogesprächen zu Angstzuständen, Konzentrationsmangel, geistiger Erschöpfung, Schlaflosigkeit, Appetitlosigkeit und sogar einem geringeren Sexualtrieb führen kann. Sie haben auch herausgefunden, dass Menschen, die sich nach einer Videokonferenz müder fühlen, in der Regel eine negativere Einstellung zu dem Meeting haben.

Mehr Silo-Teams bezieht sich auf die Art und Weise, wie Fernarbeit zwischenmenschliche Geschäftsbeziehungen aufbricht. Normalerweise lernen sich Teams durch die Arbeit im selben Büro oder durch regelmäßige Treffen kennen. Hybrides Arbeiten kann jedoch zu einer Reihe von Problemen führen – von jemandem, der eine wichtige Entscheidung selbständig trifft, anstatt sich beraten zu lassen, bis hin zum Verlust der Unternehmenskultur.

Es kann auch schwierig sein, die harte Arbeit anderer zu würdigen, und noch schwieriger ist es, neue Fähigkeiten zu erlernen oder andere zu motivieren oder zu betreuen. Untersuchungen haben gezeigt, dass eine einzige schlechte Arbeitsbeziehung die Zufriedenheit, das Engagement und die Effektivität eines Teams negativ beeinflussen kann und Arbeitnehmer dadurch eher bereit sind, ihren Job aufzugeben.

Prototypenbau kann auch schwierig sein in einer unzureichend verwalteten hybriden Umgebung. Das Erstellen von Prototypen ist ein wesentlicher Schritt für jede Innovation und erfordert, dass Menschen ihre Köpfe zusammenstecken und eine Idee entwickeln, testen und verbessern.

Online-Technologien können diesen Prozess behindern. Manchmal ist für das Prototyping ein persönliches Brainstorming, Skizzieren und die Freiheit, schwierige Fragen zu stellen, erforderlich – mündliche Kommunikation, Reflexion und Feedback lassen sich nur schwer über einen Laptop wiedergeben. Hinzu kommen die Probleme von Videokonferenz-Tools, Breitbandprobleme, Systemverzögerungen, Echo-Audio und all die Herausforderungen, die mit der Integration verschiedener Geräte und Software einhergehen.

Auch Innovation selbst verläuft nicht immer reibungslos. Um die Schwierigkeiten zu verstehen, sollten Sie sich das Konzept der Innovation vor Augen führen: ein Prozess der Einführung oder Verbesserung eines Produkts oder einer Dienstleistung. Innovation erfordert verschiedene Arten von Aktivitäten und Interaktionen – viele davon können zufällig sein und lassen sich einfach nicht planen.

Doch weil die Netzwerke geschwächt sind und die Zusammenarbeit schwieriger ist, fällt es den Menschen schwer, ihre Gedanken und Ideen mitzuteilen. Es gibt weniger spontane Kommunikation. Die Allen-Kurve in der Kommunikation zeigt, dass man nicht mit jemandem zusammenarbeitet, wenn man ihn nicht von Angesicht zu Angesicht sieht.

Wie lautet die Antwort?

Es gibt keine Einheitsgröße, die für alle passt, wenn es um Hybridlösungen geht. Für einige Unternehmen mag der Wechsel nahtlos verlaufen, für andere ist es unmöglich, einige Aspekte ihrer Arbeit aus der Ferne zu erledigen.

Es ist hilfreich, sich zunächst anzusehen, was Ihre Mitarbeiter tatsächlich tun. Einige Tätigkeiten, wie z. B. konzentrierte Arbeit, können aus der Ferne erledigt werden. Kollaborative Aufgaben hingegen lassen sich am besten in einem physischen Raum erledigen. Wir haben den Prozess der Kategorisierung von Arbeitstätigkeiten hier im Detail untersucht, aber es gibt auch noch andere Faktoren zu berücksichtigen.

Bilden Sie Ihre Führungskräfte weiter, damit sie auch aus der Ferne effektiv arbeiten können. Zunächst brauchen sie die richtigen Hilfsmittel und Unterstützung. Dann müssen Sie Ihren Managern das Gefühl vermitteln, dass sie ihren Teammitgliedern vertrauen können: Sie müssen ihnen helfen, vom Management durch Anwesenheit zum Management durch Zielvorgaben überzugehen. Alles beginnt mit einer Grundeinstellung, und Ihr Führungsteam muss Befürworter und Verfechter der Umstellung auf hybrides Arbeiten sein.

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die neuen Arbeitsgewohnheiten und -regeln. Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, wie man einen Besuch im Büro plant, ob die Kamera bei Videoanrufen eingeschaltet bleiben soll und zu welchen Zeiten man erreichbar sein muss. Vergessen Sie aber auch nicht die „weicheren“ Fähigkeiten, die mit dem hybriden Arbeiten verbunden sind, z. B. wie man an einer Besprechung mitwirkt, wenn man der einzige Teilnehmer aus der Ferne ist.

Gestalten Sie Ihren Raum sozial. Achten Sie darauf, dass die Aufteilung und Gestaltung Ihres Büros die Zusammenarbeit und den Austausch zwischen den Mitarbeitern fördert. Lassen Sie einige Bereiche für informelle Gespräche und Pausen reservieren. Und stellen Sie Räume zur Verfügung, in denen verschiedene Arten von Besprechungen, kreative Diskussionen und längerfristige Projektarbeit stattfinden können. Natürlich brauchen Ihre Mitarbeiter auch die Technologie, um hybride Diskussionen mit Teilnehmern aus der Ferne zu unterstützen.

Implementieren Sie Software für die Zusammenarbeit. Es gibt eine Reihe nützlicher IT-Lösungen für die hybride Zusammenarbeit, von Online-Whiteboards und visuellen Teamplattformen bis hin zu Tools wie Catch a Space, das Ihren Mitarbeitern hilft, Fahrten ins Büro mit anderen Kollegen zu planen, um die Zusammenarbeit zu erleichtern.

Halten Sie Ihre Unternehmensgemeinschaft lebendig. Wenn man nicht oft mit seinen Kollegen interagiert, fühlt man sich leicht abgekoppelt. Arbeiten Sie daher auf allen Ebenen aktiv an Ihrer Kultur. Unterstützen Sie Aktivitäten zur Teambildung von Angesicht zu Angesicht. Organisieren Sie Veranstaltungen und Programme für alle Mitarbeiter. Helfen Sie Ihren Mitarbeitern, für eine gute Sache zusammenzuarbeiten. Und stellen Sie sicher, dass Ihr Arbeitsplatz so gestaltet ist, dass informelle Interaktionen ebenso wie formelle Treffen gefördert werden – nicht nur innerhalb der Teams, sondern auch unternehmensweit.

Diesen letzten Punkt werden wir in der nächsten Woche mit unserer zweiten hybriden Hürde – „Gemeinschaftssinn“ – näher beleuchten. Wenn Menschen so autonom arbeiten, ist es schwer, ein gemeinsames Ethos und eine Reihe von Werten aufzubauen. Außerdem können individuelle Interaktionen zu einer schlechten Geschäftsethik führen. Bleiben Sie dabei und erfahren Sie mehr über den Verlust des Gemeinschaftsgefühls – und was Sie dagegen tun können.

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