A hibrid munkavégzés 16 szabálya
A szlovákiai Forbes Magazinnal együttműködve az Origameo 16 olyan dolgot határozott meg, amelyet célszerű észben tartani, ha hibrid rendszerben dolgozunk. Segítséget nyújtottak különböző szervezeteknek a munkaterületük és a munkamódszereik maximális kiaknázásában, illetve új hibrid gyakorlatokat fejlesztettek ki, és az ennek során nyert tapasztalatok alapján kaptunk egy olyan listát, amely felbecsülhetetlen segítség minden „hibrid” munkáltató számára.
A COVID-19 mindannyiunkból műszaki zsenit faragott. Online értekezünk. Digitális platformok széles skáláján hívjuk egymást, illetve írunk egymásnak. Távolról osztunk meg a munkához szükséges dokumentumokat. Közös projekteket hozunk létre a felhőben.
Igen, mindezt akár melegítőben, a kanapéról is megtehetjük. A sikeres hibrid munkavégzéshez azonban szabályokra van szükség. Íme az a 16, amely az Origameo munkakörnyezet-tanácsadóink szerint a legfontosabbnak számít.
1. E-mail vagy videokonferencia? Ez a nagy kérdés
Mindenki más-más eszközt részesít előnyben. Bizonyos feladatokhoz azonban adott eszközök kellenek. Persze célszerű előre megkérdezni a kollégákat, hogy ők hogyan szeretnének kommunikálni. Mindenképpen hasznos azonban közölni a saját hozzáállásunkat – a Zoomon eltöltött órák után az ember hamar kiéghet.
Egy adott tevékenység esetén, amennyiben a feladat nem tűr halasztást, a telefont kell használni. Ha nem sürgős, küldjünk e-mailt, azonban tartsuk be ezt az egyszerű szabályt: ha a probléma három üzenet után sem oldódik meg, vegyük fel a telefont vagy szervezzünk meg egy videokonferenciát.
2. Lehessen könnyen csatlakozni az értekezletekhez
Távoli értekezletek esetén mindig tüntessen fel minden adatot a meghívóban: az értekezletre mutató linket, minden jelszót, és ami a legfontosabb, a résztvevők listáját.
Személyes találkozó esetén ne feledjük, hogy nem feltétlenül tartózkodik mindenki az irodában. Ellenőrizzük hogy minden résztvevő meg tud-e jelenni személyesen is.
3. Az első dolgok között szerepeljen a napirend letisztázása
Ugyan a legtöbb videokonferencia-szoftver lehetővé teszi a képernyő megosztását, segíthet, ha mindenkinél megvannak a fájlok – arra az esetre, ha lassú a kapcsolat vagy valaki előre készülni szeretne. Mindig jóval az értekezlet előtt küldjük szét a napirendet és a fontos anyagokat. Így legalább mindenkinél meglesznek egy e-mailben kezdéskor.
4. Ne várasuk a többieket
Az irodában és online is udvariatlanságnak számít a késés. Ha késésben vagyunk, a lehető leghamarabb szóljunk a résztvevőknek.
5. Ellenőrizzük a műszaki feltételeket
Miután megszerveztünk egy értekezletet, nekünk kell gondoskodni arról, hogy az zökkenőmentes legyen. Mindig hagyjunk 10-15 percet kezdés előtt a mikrofonok, kamerák és egyéb eszközök működésének ellenőrzésére.
Ha az értekezlet sok technikai eszközt igényel – például a résztvevők különféle eszközöket vagy kapcsolati lehetőségeket használnak –, mindig intézzük úgy, hogy jelen legyen egy informatikus kolléga.
6. Kezdjük az értekezletet bekapcsolt kamerával
Ha videokonferenciát indítunk el, ellenőrizzük, hogy be van-e kapcsolva a kameránk. Egy ilyen személyes gesztussal elősegítjük a bizalom kialakítását és a ráhangolódást a csapatmunkára.
Ha olyanokkal tárgyalunk, akiket nem igazán ismerünk, például új kollégákkal vagy üzleti partnerekkel, hagyjuk bekapcsolva a kamerát, amíg csak lehet, ideális esetben az értekezlet végéig.
Mostanra mindannyian megtudtuk, milyen fárasztó az egész napot videohívásokkal tölteni. Ezért, ha közeli kollégákkal beszélünk, nyugodtan kikapcsolhatjuk a kamerákat néhány perc múlva – majd a végén újra bekapcsolhatjuk azokat a búcsúzkodásnál.
7. Nézzünk a kamerába
A szemkontaktus a kommunikáció fontos eleme, még akkor is, hogy a videohívásról van szó. Ha be van kapcsolva a kameránk, nézzünk partnere szemébe – azaz nézzünk egyenesen a kamerába.
Ne kövessük el azt a hibát, hogy a másik oldalon beszélő szemét, vagy az alkalmazás csevegőpaneljének a tartalmát nézzük. Ezzel azt a benyomást keltjük a partnerünkben, hogy nem igazán figyelünk rá.
8. Némítsuk le magunkat ha nincs mondanivalónk
Az akaratlan háttérhangok zavaróak lehetnek egy megbeszélés alatt – ráadásul blokkolhatják a beszélő mikrofonját is. Még ha csendes helyen tartózkodunk, akkor is mindig némítsuk le a mikrofonját, ha valószínűleg nem fogunk beszélni egy ideig.
9. Öltözzünk az alkalomhoz illően
Mindenki szeret kényelmes ruhát hordani, amikor otthonról dolgozik. Csábító lehetőség ugyan a kedvenc zenekari pólónkat felvenni, de ne feledkezzünk meg a kollégákról sem. Válasszuk ki az értekezletnek megfelelő ruhát – ha kell, lehet elegánsabb is az öltözék.
10. Tartózkodjunk a szobában
Felmérések alapján a legtöbbünk szeret több dologgal is foglalkozni az online értekezletek alatt – e-maileket olvasunk, üzeneteket írunk és így tovább.
Próbáljuk kerülni ezt. Mindig tartózkodjunk a szobában – virtuálisan –, koncentráljunk az adott munkára, tegyük félre a telefont, illetve kapcsoljuk ki az értesítéseket is erre az időszakra.
11. Mindenki kapjon lehetőséget a hozzászólásra
Tegyük fel, hogy egy tárgyalóban van egy kollégával, aki elkezd egy mondatot, de abban a pillanatban egy másik kolléga is bejelentkezik. Ki folytassa a beszélgetést?
Mindig könnyebb a jelenlévőre koncentrálni. Legyünk tisztában ezzel, és alkalmazzunk kommunikációs stratégiákat arra, hogy távmunkás kollégák is teret és figyelmet kapjanak. Ezáltal jobban bekapcsolódnak majd a projektbe vagy az adott témába, nyitottabbá válnak, és úgy fogják érezni, hogy számít a véleményük.
12. Tartsunk szünetet a hosszú megbeszélések közben
Ha sokáig ülünk a monitor előtt, az „virtuális fáradtságot” okozhat. Ha egy értekezlet 45 percnél tovább tart, érdemes lehet szünetet tartani – egy ötperces szünet után mindenki jobban tud majd összpontosítani és feltöltődve tér vissza, ezáltal hatékonyabbá és eredményesebbé válik a munka.
13. A lehető leghamarabb osszunk meg egy jegyzőkönyvet
Minél hamarabb osztjuk meg egy értekezlet jegyzőkönyvét, annál valószínűbb, hogy a résztvevők még emlékezni fognak az egyes tételekre. Mindig vázoljunk fel mindenki számára világos terveket, illetve esetleges jövőbeli lépéseket.
Ezeket célszerű a videokonferencia-platform csevegőpaneljén is megosztani – különösen akkor, ha egy kóddal rendszeresen tartanak üléseket, mivel így az összes jegyzőkönyv egy helyen lesz megtalálható.
14. Szánjunk időt az e-mailekre
Jelöljünk ki időpontot a naplónkban az e-mailek elolvasására és megválaszolására. Ezáltal elkerülhetjük, hogy késő este vagy a hétvégén kelljen dolgoznunk, továbbá kellően eltávolodhatunk a képernyőtől és kikapcsolódhatunk.
15. Használjuk a „nem elérhető” jelzést
Mivel gyakran dolgozunk a megszokott munkaidőn kívül, különösen fontos, hogy automatikus válaszokat állítsunk be, s ezáltal ha valaki e-mailt küld, tudja, hogy nem feltétlenül számíthat azonnali válaszra.
Ügyeljünk az automatikus válaszok megfogalmazására. Még aznap fog válaszolni? Hívhatnak, ha sürgős dologról van szó? Segítsünk a feladónak a döntésben!
16. Használjunk ésszerű határidőket
Ha valami sürgős, hívjuk fel az adott kollégát – lehet, hogy e-maileket csak késő este fog olvasni.
Ha nem sürgős, hagyjunk ésszerű időt a kollégáknak a kérés feldolgozására – így valószínűleg alaposabb munkát is tudnak végezni. Ne feledjük azt sem, hogy ha nem tervezünk kellően előre, ezáltal megnőhet a többiekre nehezedő nyomás.