Odborníčka na vzdialenú komunikáciu: Pri home office je ľahké prepadnúť predstave, že práca je najdôležitejšia na svete

Vynútený home office a vzdialená komunikácia sú dnes vo väčšine firiem témou číslo jeden. Epidémia koronavírusu všetko urýchlila a ľudia pracujúci v kanceláriách svoje pracovisko museli chtiac-nechtiac presunúť domov. Práca na diaľku má však svoje špecifiká a prináša neočakávané výzvy. Ako ich zvládnuť, pracovať efektívne, no najmä dlhodobo, radí expertka na vzdialenú komunikáciu Zdenka Studená.

CEO spoločnosti Flexjobs hovorila o tejto téme už na Talks by HB Reavis v roku 2018, pričom jej skúsenosti a know-how sú dnes cennejšie ako kedykoľvek predtým. Komplikácie, ktoré do firiem práca a komunikácia na diaľku priniesli, sú totiž už roky jej denným chlebom. Prinášame vám 6 praktických rád, vďaka ktorým prácu v nových podmienkach zvládnete oveľa hladšie.

1. Bez dohody na základných veciach sa nepohnete

V mnohých firmách je home office skôr výnimkou ako pravidlom, inde nefunguje vôbec. Vzhľadom na vynútenú karanténu tak zrazu začalo doma pracovať veľa ľudí úplne po prvýkrát. Svojich kolegov ste prestali stretávať, dochádza ku komunikačným šumom a tímová práca je výrazne sťažená. Čo s tým?

„Nepredpokladajte, že všetkým je automaticky všetko jasné. Pracovať na diaľku je niečo nové, navyše v tomto meradle. Všetci sa potrebujete dohodnúť na základných veciach: prioritách, aktuálnych cieľoch, rozdelení úloh v tíme, pracovnej etike, využívaných nástrojoch, ale napríklad aj na pracovnom čase. Radšej sa navzájom pýtajte a veci si viackrát opakujte. Na diaľku je priveľa priestoru na nedorozumenia, nepodceňte to,“ upozorňuje Studená.

Pozitívny príklad z praxe vyzerá približne takto: „Poznám manažéra, ktorý po vypuknutí núteného HO komunikoval 3 priority, na ktoré sa tím sústredil. Keď ľudia prichádzali s nápadmi mimo týchto priorít, okamžite ich stopol. To je v remote riadení zásadné – nerozbiehať veľa vecí naraz. Okrem toho zaviedol jasné pravidlo, že nikto nebude čítať maily ani iné pracovné správy pred 8.00 a po 18.00, sám to dodržiaval. Išlo o dôležitý signál do tímu – všetci vedeli, že sa nemusia obávať, ak nebudú neustále k dispozícii, a nebude vnímané negatívne, že trávia večer s rodinou,“ dodáva.

Buďte trpezliví a venujte dostatok času prvotnému nastaveniu pravidiel, neskôr túto fázu vyvážite zlatom.

2. V domácnosti stavte na jasné pravidlá

Pracovať v prítomnosti detí, partnera alebo spolubývajúcich môže byť mimoriadne náročné. Nielen z hľadiska práce samotnej, ale aj vzťahov a vzájomných potrieb. Vysvetliť ratolestiam, že ste síce doma, no nemôžete im venovať všetok čas, si vyžaduje podľa Zdenky Studenej hlavne režim. „Odporúčam urobiť si konkrétny plán na celý týždeň alebo mesiac. Situácia je extrémna, takže treba robiť kompromisy, no všetci v domácnosti musia poznať, obrazne povedané, červenú čiaru, za ktorú sa nechodí.“

V praxi to znamená prioritizáciu a rozdelenie úloh podľa toho, čo od vás vyžadujú.

„Rozdeľte si činnosti počas dňa na tie, ktoré vyžadujú 100 % sústredenie (kreatíva, plánovanie, analýzy), na operatívu (e-maily, administratívne činnosti) a na komunikáciu (telefonáty, porady). Na veci, ktoré vyžadujú 100 % pozornosť, potrebujete mať vyhradený priestor a čas. Vtedy vás nemôže nikto rušiť. Porady sú pevne dané, s tým nič neurobíte, no odporúčam tlačiť na ich skracovanie a efektivitu. Zvyšok úloh môžete robiť flexibilne,“ hovorí managing partnerka Flexjobs.

Varenie obeda s rodinou a stolovanie na terase sa vám do denného režimu zmestí, ak si ho dobre naplánujete.

3. Pozor na vyhorenie. Seba aj členov tímu 

Jedným z najväčších rizík práce na diaľku je odhad vlastných možností. Aj vy alebo členovia vášho tímu možno patríte k ľuďom, ktorí začali home office za posledných pár týždňov doslova nenávidieť? Zdá sa vám, že máte viac práce ako kedykoľvek predtým, úlohy sa kopia a vy robíte aj po nociach, čo nikdy v bežnom režime nebolo? Nie ste sami.

„Manažéri majú radosť, keď vidia, že ľudia pracujú, no treba byť v strehu. V tomto prostredí môžete veľmi rýchlo prísť o najzodpovednejších ľudí nielen pre vyhorenie, ale aj pre frustráciu. Budú pracovať neobmedzene, lebo nemajú sociálnu kontrolu ani limit daný odchodom z práce. Sami seba ,odpália‘ množstvom práce bez odpočinku,“ hovorí Studená a objasňuje to na príklade jedného zo svojich klientov, ktorý sa zodpovedne chopil projektu, ktorý vo firme považovali za urgentný.

„Venoval mu 15 hodín práce denne počas 2 týždňov, doma mal preto množstvo konfliktov. Keď sa vec mala spustiť a vyžadovala už len podporu manažmentu, nikto tomu nevenoval pozornosť. Diaľka spôsobila odlišné vnímanie priorít, ktoré viedlo k zbytočne vydanej energii a následnej demotivácii.“

Riešenie spočíva v spomínaných pravidlách a jasne stanovených prioritách, o ktorých všetci vedia.

4. Nezabúdajte na neformálnu komunikáciu

Počas práce v režime home office sa vytráca osobný kontakt s kolegami, čo môže viesť k akútnemu nedostatku sociálneho kontaktu. Obzvlášť to platí pre ľudí, ktorí žijú sami. Zrazu necestujú do práce, ale zároveň ani do kaviarní či na jogu.

Ľudia sú sociálne bytosti a potrebujú spolu komunikovať aj mimo pracovných záležitostí. Hovorí Z. Studená: „Ako tím potrebujete nové rituály. Tým nemyslím len pravidelné pracovné schôdzky, ale aj osobné, virtuálne stretnutie ,na káve‘, kde spoločne vypustíte paru. Jednoducho neustálu spätnú väzbu a debatu o tom, ako sa kto má.“

Ak nezvyknete tráviť čas online aj takýmito aktivitami, skúste si pri najbližšej porade vyčleniť 10-15 minút na úvodný neformálny rozhovor. Na vzdialenú komunikáciu počas mítingov je dobré využívať videohovory – informácie sa tak ľahšie prijímajú aj odovzdávajú.

5. Naučte sa hovoriť novým jazykom

V spoločnosti Flexjobs sa Zdenka komunikácii na diaľku venuje nepretržite už 5 rokov, dokáže teda dobre odhadnúť, kam sa bude uberať . Aj keď ide o veľmi komplexnú tému, hovorí, že dôležité je aj vedieť, ako používať jednotlivé komunikačné kanály. Chat, mail aj videohovor majú svoje špecifiká. Preto si v tíme treba nastaviť, kedy a na čo sa ktorá forma komunikácie používa. Komunikácia na diaľku si podľa jej skúseností vyžaduje niekoľko zmien.

6. Využite naplno všetky pozitíva

Home office môže byť skvelý, závisí však od podmienok, aké doma máte, a toho, ako sa k tejto (pre mnohých novej) forme pracovania postavíte. Na základe prieskumu medzi 1 100 ľuďmi, ktorí dlhodobo pracujú z domu, podľa Zdenky Studenej vyplynuli nasledujúce benefity:

• efektívnejšie plánovanie času a aktivít – ako pracovných, tak súkromných,
• úspora času (napr. pri cestovaní) a vďaka tomu väčšia celková pohoda,
• niektoré činnosti sa oveľa lepšie robia v pokoji domova.

Flexibilita vám umožňuje rozvrhnúť si čas do veľkej miery podľa vlastných potrieb. Doprajte si spoločné chvíle s rodinou, ktoré bežne nemáte, začnite sa učiť niečo nové alebo si prečítajte niektorú z kníh, na ktorú už roky sadá prach.

Naučiť sa pracovať na diaľku je nové a náročné. Nastavte si jasné pravidlá, doprajte si sociálny kontakt, prispôsobte svoju komunikáciu novej realite a využite všetky benefity, ktoré karanténa ponúka. „Stopercentný home office pre všetkých má zmysel len v špecifických prípadoch, napríklad počas práve prebiehajúcej epidémie, no vo všeobecnosti to z môjho pohľadu nie je najefektívnejší model fungovania. Na druhej strane teraz začína byť jasné, že pripravenosť na podobnú situáciu bude do budúcna nutnosťou,“ uzatvára Zdenka Studená.