Struktúra kontra rugalmasság: hogyan teremtsünk egyensúlyt hibrid munkakörnyezetben
310 méterével a The Shard Európa egyik legmagasabb épülete. Már a magassága is lenyűgöző, sokan mégsem tudják, hogy az épületszerkezet további 50 métert rejt a föld alatt.
Ez az épület alapja, és akár egy fa gyökere, létfontosságú a biztonsága és stabilitása szempontjából. A megfelelő alapozás nagy és kis szerkezetek fenntartásához egyaránt elengedhetetlen.
Ez az elv ugyanúgy vonatkozik a modern munkaterületeknek otthont adó épületekre, mint azok használatára.
A vállalatoknak egyik napról a másikra kellett átállniuk távmunkára, ezért elestek a megfelelő tervezés lehetőségétől. A szabályzatok, folyamatok és technológiák organikusan alakultak ki, egyfajta „próba-szerencse” modellt követve, és gyakran tértek el az azonos szervezeten belüli csapatok között is. Ez elégtelen elköteleződést és fokozott stresszt eredményezett. Mára sok szervezet alkalmaz hibrid modelleket a strukturális bővülés érdekében.
Hogyan lehet megtalálni a megfelelő egyensúlyt?
Ha a munkahelyre való visszatérés kapcsán a rugalmasságot helyezzük előtérbe, hogyan biztosíthatjuk a munkatársak számára, hogy munkájukat szabadon igazítsák az igényeikhez, miközben továbbra is teljeskörű támogatásban részesülnek? Egy rugalmasságot és struktúrát egyaránt biztosító hibrid munkaterület létrehozása nem feltétlenül bonyolult dolog – csupán a megfelelő egyensúlyt kell megtalálni.
Elengedhetetlen a megfelelő irányítás
Egyértelmű szabályok nélkül a hibrid munkakörnyezet fejfájást okozhat – például megszűnhet az együttműködés, felborulhat a munka és a magánélet közötti egyensúly, vagy általánosan romolhat a közérzet.
Bármely területen a helyes gyakorlatok kialakítása tekintetében a dolgozók a vállalatvezetőktől várnak útmutatást. Másrészt a vezetői szerepkörnek is úgy kell fejlődnie, hogy támogassa a munkavállalók elégedettségét és közérzetét egy hibrid környezetben.
Ha vezető vagy, akkor a munkahely kialakításakor nem feledkezhetsz meg az együttműködésről, különböző csapatok szempontjait kell figyelembe venned interjúk, felmérések és adatok alapján. A hibrid munkavégzési szabályzatokat és előírásokat egyértelműen kell kommunikálni, továbbá a tágabb üzleti stratégiák kontextusába kell helyezni, melyben a vezetők mutatnak példát a helyes munkavégzési szokásokra. A szervezet és a csapataik melletti elkötelezettségük megőrzése érdekében a munkavállalóknak tudniuk kell róla, hogy mi az, ami működik és mi nem – és ennek megfelelően kell alkalmazkodniuk.
A közérzetet és a hatékonyságot a struktúra és a rugalmasság táplálja
A munkavállalók 72%-a továbbra is úgy érzi, hogy romlott a produktivitása
Sok alkalmazott érzi úgy, hogy lecsökkent, vagy éppenséggel a lezárások lazítása után sem változott a produktivitása, ami hibát jelezhet a hibrid munkavégzés alakulásában.
Ahhoz, hogy a dolgozók számára a munkastílusukhoz igazodó élményt nyújtsunk, rugalmas, de strukturált munkavégzési keretrendszert kell biztosítani, melynek többek között a következőkre kell kiterjednie:A távoli és a személyesen jelenlévő dolgozókat egyaránt figyelembe vevő kommunikáció és gyakorlatok biztosítása – ideértve a mindkét csoportot technológiával támogató tárgyalókat is.
A munkatársak távolról történő motiválásának kihívásai
● A különböző munkavégzési mintákat – például az egyéni munkát, a közös munkát és a pihenést – egyaránt támogató terek biztosítása
● A távoli és a személyesen jelenlévő dolgozókat egyaránt figyelembe vevő kommunikáció és gyakorlatok biztosítása – ideértve a mindkét csoportot technológiával támogató tárgyalókat is
A megfelelő infrastruktúra
A hibrid munkavégzéssel szélesebbé vált a munkaterületek választéka – ideértve az irodát, az otthoni és a közös munkaterületeket, a kávézókat, a könyvtárakat és még sok más teret. Ez új megfontolásokat vet fel:
● Milyen technológiák felelnek meg az egyes tereknek? Nem minden otthoni iroda egyforma. Fel kell mérnünk, hogy milyen technológiára van szüksége a távolról dolgozóknak ahhoz, hogy a munkavállalói élményük összemérhető legyen az irodában tartózkodókéval.
● Hogyan lehet tereket összevonni az együttműködés érdekében? Az iroda, illetve annak helyiségei felhasználóiról valós idejű információkat nyújtó szoftverek lehetővé teszik a felhasználók számára, hogy a napjukat összehangolják a számukra szükséges munkatársakkal.
● Hogyan tartható fenn a biztonság és az adatok védelme? A technológia elterjedésének árnyoldala a biztonsági kockázatok fokozódása. Egy hibrid rendszerben magas fokú biztonságot kell fenntartani – az épületbe való belépésre és az online szoftverhasználatra egyaránt kiterjedően.
● Vajon mindenki megtalálja a helyét a hibrid munkaterületen? Gondoskodni kell róla, hogy a különböző igényekkel rendelkező munkavállalók azonos szintű hatékonyságot észleljenek – legyen szó a fizikai elérhetőségről az irodában, vagy akár az otthoni munka virtuális támogatásáról.
A hibrid munkavégzéssel szélesebbé vált a munkaterületek választéka – ideértve az irodát, az otthoni és a közös munkaterületeket, a kávézókat, a könyvtárakat és még sok más teret.
Közösség: a mindent összetartó ragasztó
Összetartó kultúra nélkül sok munkavállalónak okoz nehézséget, hogy ténylegesen csapatban dolgozzon. Ugyan a kommunikációs technológia, például a Zoom elősegítette a távoli munkatársak együttműködését, azt a kapcsolatot mégsem tudta kiváltani, amelyet az irodában együtt dolgozók alakítottak ki maguk között.
A közösség tehát létfontosságú része a hibrid munkavégzésnek. Az ezt támogató munkahely biztosítása a következőket foglalja magában:
● Olyan irodatér kiválasztása, amely tükrözi a szervezet kultúráját és alapvető értékeit – a fenntarthatóságra, elérhetőségre, együttműködésre és a magánszférára kiterjedően
● Bizalom kiépítése azáltal, hogy a dolgozók szabadon választhatják meg, hogyan szeretnének dolgozni az átfogó struktúrán belül
● Digitális etikett meghatározása, például arra vonatkozóan, hogyan viselkedjünk videohívások vagy üzenetváltások során
● Olyan irodatér kiválasztása, amely tükrözi a szervezet kultúráját és alapvető értékeit – a fenntarthatóságra, elérhetőségre, együttműködésre és a magánszférára kiterjedően
● Bizalom kiépítése azáltal, hogy a dolgozók szabadon választhatják meg, hogyan szeretnének dolgozni az átfogó struktúrán belül
● Az egymáshoz kapcsolódó részlegek közötti összeköttetés megteremtése egy hatékony hálózat kialakítása érdekében
Nincs mindenki számára megfelelő megoldás
Ugyan a legtöbben rendelkeznek „megfelelő hellyel” a hibrid munkavégzéshez, mégis a produktivitásuk visszaeséséről számoltak be, ami azt jelzi, hogy az mégsem ideális mindenki számára.
A hibrid munkavégzésnek számos formája van. A megfelelő út vállalkozásonként eltérő, és folyamatosan változhat. Egyes vállalatoknál több fizikai interakcióra lehet szükség az informális kommunikációs csatornák támogatásához (mint például nálunk is).
A hibrid munkavégzési stratégia folyamatos átértékelése elengedhetetlen annak érdekében, hogy az mindig megfeleljen az üzleti igényeknek. Elsősorban célszerű rendszeresen áttekinteni a dolgozói preferenciákat az elkötelezettség, az elégedettség és az általános közérzet fenntartása érdekében.
