A hi-tech ötletek gyakran inspirálnak nagyobb társadalmi változásokat, de ugyanígy létre tudnak hozni okos munkakörnyezeteket, melyek növelik a hatékonyságot, az együttműködési készséget és a jó közérzetet is.

Tomas Melisko, a Symbiosy vezetője és Michal Matlon UX (user-experience) szakértőnk nemrég résztvevői voltak a Corenet Conference-nek, ahol előadást tartottak az okostechnológia irodákra és munkavállalókra gyakorolt pozitív hatásáról. Saját tapasztalatainkat osztottuk meg itt, hiszen a HB Reavis új, több mint 400 fős pozsonyi központjának felépítése és megnyitása során sok hasznostudást gyűjtöttünk. Az épület különböző szerepeket tölt be:

● laboratórium, ahol az innováció születik és fejlődik
● egy hely, ahol elsőként tesztelhettük a saját fejlesztésű technológiáinkat
● illetve egyfajta bemutatóterem is, ahonnan ügyfeleink inspirációt meríthetnek saját tereik kialakításához

Miért lényeges az említett 400 fős létszám? Azért, mert ezzel a mennyiséggel már megannyi üzleti területet meg lehet ismerni egy fedél alatt, azaz ténylegesen széles körből vett visszajelzések alapján tudunk fejlődni.

A jó közérzetre tervezett munkahely
A kellemes és hatékony munkakörnyezetek kiépítésébe vetett hitünket mi sem bizonyítja jobban, hogy minden épületünk esetében a nemzetközi WELL és BREEAM tanúsítványok elérését célozzuk meg. De lépjünk hátra néhányat…
A jó közérzetről alkotott elképzelésünk onnan indult, hogy feltettük a kérdést: melyik az a hely, ahol a legjobban érzik magukat az emberek? Naná, hogy a természet! Éppen ezért használunk sok természetes és hangelnyelő anyagot az irodatérben, köztük rengeteg növényt. Segíteni szeretnénk munkatársainknak, hogy könnyedén, egészségüket megőrizve birkózzanak meg a legnehezebb feladatokkal és helyzetekkel. Irodaházainkat számos olyan funkcióval látjuk el, amelyek segítenek az aktív életmód fenntartásában (kerékpár, jóga), illetve emiatt szerelünk be jó testtartást biztosító állítható asztalokat is.

A munkahely típusa nagyon is számít
Az aktív és hatékony munkavégzéshez megfelelő munkakörnyezetet úgy hoztuk létre, hogy 20 különböző munkaállomást alakítottunk ki, ahol a munkavállalók szabadon választhattak, kikkel és hogyan szeretnének együtt dolgozni. Azt láttuk, hogy a jól kialakított helyszínek jelentősen növelték az interakciók számát, erősítették a személyes kapcsolatokat, fokozták a kreativitást és ösztönözték a különböző osztályokon átívelő megoldások születését is. Kollégáink számára több ilyen tér is rendelkezésre áll a kávézótól kezdve a HubHubon át az étkezőig. Ezzel párhuzamosan igaz az is, hogy a hatékony meetingek elérése általános cél, nem csak a mi, jellegzetes megbeszélési szokásaink miatt. A pozsonyi irodaházban először elvégeztünk egy kutatást arról, hogy pontosan milyen méretű, mennyiségű, befogadóképességű tárgyalót használunk nap mint nap, ennek eredményeként 35 különböző méretű és jellegű tárgyalót építettünk ki. Az irodánkban összesen 500 szenzor méri a környezet és az ott dolgozók tevékenységét, naponta 1,5 millió adatot generálva. Az adatok elemzése elősegíti azt, hogy minél jobb munkavállalói élményt tudjunk biztosítani a feszes munkaerőpiacon. Ezen szenzorok és adatok együttese jelenti a Symbiosy okosépület technológiát, ami az ember és az épület szimbiotikus együttélésére törekszik.

Symbiosy – okosépület technológák
A mi világunkban a Symbiosy azt jelenti, hogy az épület és az épületet használók kapcsolata harmonikussá válik mind teljes vállalati, mind személyi szinten. Képes például kezelni a mindenkit érintő, kényes kérdést: az iroda hőmérsékletének és páratartalmának szabályozását. Irodánkban csökkenteni szerettük volna a zajszintet, amelynek eredményeképpen nem csak a zajt, de a páratartalmat is sikerült csökkentenünk (8 százalékkal).

Ugyanez a forgatókönyv a szén-dioxid szinttel is, hiszen a rendszer képes ellenőrizni és felmérni, hogy mennyi levegőt használunk fel az irodában vagy a tárgyalókban, és ennek megfelelően friss levegőt juttat az egyes helyiségekbe, ha szükséges.

Munkakörnyezet mindenki ízlésének megfelelően
Felmerülhet az a kérdés is, hogy miképp tudja felmérni egy irodaház az ott dolgozók igényeit és folyamatosan adaptálni magát azokhoz? Ezt néhány hétköznapi példán keresztül mutatjuk be:

1. Könnyű navigáció a tárgyalók között – A kutatásainkból kiderült, hogy az irodai dolgozók átlagosan napi 50-60 percet töltenek azzal, hogy szabad tárgyalókra és kollégákra vadásznak. Az irodáinkban emiatt a szokásos online foglalói rendszerek mellett tableteket helyeztünk el mindegyik helyiségben, amiken egyebek mellett a következő 24 órára vonatkozó telítettség is látható. Emellett kihelyeztünk ún. totemeket is, amiken a tárgyalók elhelyezkedésén túl az is látszik, mely szobák maradtak szabadon. Ezeket úgy kell elképzelni, mint az információs táblákat a bevásárlóközpontokban.

Symbiosy – Tárgyalóteremfoglalási-rendszer

2. Több elérhető tárgyaló – Ha az átlagot nézzük, a megbeszélések 14%-a végül különböző indokok miatt meghiúsul, ez viszont ritkán köszön vissza a hagyományos online foglaló rendszerekben. A Symbiosy feltérképezi ezeket az eseteket és újra elérhetővé teszi a tárgyalókat a kollégák számára.

Symbiosy – Tárgyalóterem-kereső

3. Csapat egyben tartása – Nem mindig könnyű összetartani egy csapatot akkor, amikor a tagok különböző helyeken dolgoznak. A technológia adta belső pozícionálással jól nyomon követhető az elhelyezkedésük, így egyszerűbben megtalálják egymást a kollégák.

4. Komfortzónák – Ahány ember, annyiféle komfortszint: olyan szoba sosem lesz, ami egy többtucat vagy -száz fős cégben mindenki számára kellemes volna. A smart office tableteken és totemeken követhető az egyes helyszínek hőmérséklete, páratartalma és szén-dioxid szintje is, ezáltal pedig gyorsan megtalálhatják a dolgozók a számukra legmegfelelőbb munkaállomást.

5. Otthonos tárgyalók – A Symbiosy-val az “otthon melege” nem csak a munka után érhető el, hanem a meetingek alatt is! A tableteken keresztül szabadon állíthatók a körülmények az egyes helyiségekben, idővel pedig beméri a technológia az emberek preferenciáit és már aszerint készíti elő a tárgyalókat. Hőmérséklet, fényerő, árnyékolók: ezek mindegyike a dolgozókra szabottá válik idővel.

Mindez csupán néhány jellemző, amivel a Symbiosy az egyik legmegbízhatóbb kollégává válik a cégben. És az is biztos, hogy segítségével könnyebb lesz az igazán lényeges üzleti kérdésekkel foglalkozni, mivel az iroda jó kezekbe kerül.