Kancelária prežije aj karanténu. Spoločný priestor pomáha budovať vzťahy a podporuje inovácie, 2. časť

V prvej časti článku ste sa mohli dočítať o vyhorení, nízkej produktivite, tímových a osobných väzbách, ktoré pri práci doma absentujú. Nie je to však všetko. Stabilné pripojenie, výbava kancelárie alebo poriadna pracovná stolička sú veci, ktoré doma často nenájdete. Odpoveďou je moderné pracovisko, ktoré pomáha budovať sociálne väzby a poskytuje užívateľom všetko – od zdravého prostredia až po špičkové technologické zabezpečenie.

Byt nie je kancelária. A nikdy nebude

Doma sa dá pracovať kdekoľvek: na gauči, v posteli, na kuchynskej stoličke či pri písacom stole, ale tráviť takto minimálne 8 hodín denne bez kancelárskeho nábytku si vyberie svoju daň na zdraví. Podľa štúdie nemeckej zdravotnej poisťovne AOK z roku 2019 vyše 73 % opýtaných, ktorí pracovali doma, pociťovalo vyčerpanie, z ľudí pracujúcich v kanceláriách to bolo 65 %. 

Nábytok v domácnosti je určený na iný typ používania ako na prácu – pri dlhšom sedení sa rýchlo ukáže ako neergonomický. Jedálenská stolička je skvelá počas večere, no keď na nej budete sedieť hodiny a pozerať na displej notebooku na kuchynskom stole, automaticky sa po čase začnete hrbiť. Zistíte, že nemá bočné opierky, priedušné operadlo chrbta, a rozhodne neposkytuje oporu v bedrovej oblasti. Nastupujú bolesti chrbta, krku a hlavy. 

Kvalitný kancelársky nábytok, najmä nastaviteľná stolička, je investícia niekoľkých stoviek eur, ktoré málokto do domácej kancelárie vloží, navyše na ňu vo väčšine bytov nebude miesto. Vedeli ste, že odporúčaná dĺžka pracovného stola je 140 cm, šírka 70 a výška 75 cm,  výška stoličky 40 – 55 cm?

Záťaž pociťujú aj oči. Zabrať im dajú malé obrazovky notebookov a často úplne nevhodná pozícia na stole. Horný okraj obrazovky by mal byť vo výške očí a vzdialenosť od nej aspoň 70 cm. V ideálnom prípade by ste mali mať k dispozícii väčší externý monitor, klávesnicu a myš, čo opäť patrí k investíciám, ktoré si nemôže dovoliť každý. 

Kvalitné kancelárie sú navrhnuté tak, aby ste mali poruke všetko potrebné – od dokumentov po spinky, dosť priestoru aj svetla. Ak máte byť produktívni, medzi základné podmienky patrí to, že vaše telo nebude počas dňa bojovať s diskomfortom, čo je v domácom prostredí často neriešiteľná výzva.

Niektoré zamestnania si toho nevyžadujú veľa, no mnohé posty, ale aj tímy či celé firmy potrebujú na správne fungovanie materiálne zázemie. Potreba papiera v kanceláriách klesá, no stále existuje a pre firmy, ako sú napríklad právnické kancelárie, je nevyhnutný. Doma častokrát chýba tlačiareň, skener, viazačka, tzv. flipcharty a drobnosti, ako sú spinky, tzv. post-it papieriky alebo zošívačky, nad ktorými sa človek možno vopred nezamyslí. A hoci žijeme v digitálnej dobe, stále existuje veľa pracovných pozícií i firiem, ktoré potrebujú offline zálohovanie dôležitých dokumentov a dát. Mať doma zakladače plné rozpočtov, zmlúv a faktúr je nereálne. 

Spoločnosť LAC Group, ktorá pomáha firmám sledovať výdavky, v roku 2018 vyčíslila mesačné náklady na kancelárske potreby na v priemere 17 dolárov na zamestnanca. Ak išlo o firmy, ktoré majú vysoké nároky napríklad na papier, výdavky dosiahli až 83 dolárov na mesiac na hlavu. 

S prácou z domu sa pre firmy spája aj IT bezpečnosť. Zamestnanci, ktorí majú a musia mať prístup k citlivým dátam spoločnosti, využívajú vlastné zariadenia a vlastnú sieť. Pravidelná zmena hesiel, firewall, antivírus, autentifikácia užívateľov, to všetko má často na starosti firemné IT oddelenie, ktoré tak uľahčuje prácu všetkým zamestnancom. Na vlastných zariadeniach a mimo kancelárií sú tak mimo dosahu.

Navyše, vnútorné pravidlá často zakazujú využívanie niektorých komunikačných aplikácií a nástrojov, čo problémy so zdieľaním a komunikáciou ešte umocňuje. Možno aj vy ste v posledných mesiacoch zažili situáciu, keď sa z 5-členného tímu jeden kolega nedokázal pripojiť, ďalšiemu nešiel zvuk a kolegyňu bolo pri každom slove cez ozvenu počuť 2-krát. Mnohí zamestnanci nepatria k IT odborníkom a doma si nedokážu sami pomôcť, čo zase znižuje celkovú produktivitu firmy.   

Miesto pre komunitu a nové zážitky

Svet a spôsob, akým pracujeme, zažili veľkú skúšku, ktorá možno nebude posledná. Práca, ako sme ju doteraz poznali, sa pre mnohých zmení, no spoločný priestor a zázemie pre firmy majú stále nenahraditeľný význam. Tvár a význam kancelárií sa zmenia. Firmy by už nemali o kanceláriách uvažovať spôsobom, či stavia na open space, ako uložia stoly, aby sa tam zmestilo čo najviac zamestnancov, alebo či budú mať ľudia možnosť pracovať z domu. 

Kancelária sa stane službou. Ako pre firmy, tak pre ich zamestnancov. Stane sa miestom, ktoré poskytuje alternatívu pracovného priestoru v izolácii, umožní ľuďom zažívať neplánované udalosti, stretnutia a rozhovory. Bude slúžiť ako zázemie mimo domácností, v ktorých väčšina ľudí nemá miesto či rozpočet na kvalitný pracovný priestor a jeho vybavenie. Bude však aj miestom, ktoré musí zohľadniť, aké množstvo ľudí sa môže na jeho rozlohe nachádzať, zaistiť pre nich bezpečnosť a zároveň poskytnúť priestor na vzdelávanie, vymieňanie myšlienok a nápadov, osobný kontakt a budovanie komunity s čo možno najmenším rizikom. 

Aktuálna situácia naplno ukázala, aké dôležité je oddeľovať pracovný a osobný život. Zároveň vytýčila základné piliere moderného pracoviska – dôraz na zdravie, komunitu, využitie najnovších technológií a priestor, ktorý sa prispôsobuje človeku. A práve na týchto princípoch 
v spoločnosti HB Reavis staviame všetky svoje projekty, a to dávno pred vypuknutím koronakrízy. Hardvér v podobe budov spájame so softvérom služieb a vytvárame pracovný ekosystém zajtrajška, ktorého výsledkom sú spokojnejší, zdravší a produktívnejší užívatelia.