Môžeme sa vďaka moderným technológiám cítiť v kancelárii bezpečnejšie?

Z pohľadu manažérov a ľudí na riadiacich pozíciách je týchto otázok ešte o čosi viac. Navyše, zorientovať sa v spleti post-covidových zaručených tipov a rád je takmer sizyfovská práca. Jednoducho, je to namáhavé a možno niekedy aj zbytočné, ak nám vedia pomôcť moderné technológie.

Momentálne sa väčšina firiem nachádza vo fáze rozhodovania a hľadania odpovedí – kedy, ako, kto? Jedny si už späť, kým iní stále pracujú z home officu, ktorý niektorým vyhovuje a druhým naopak komplikuje život.  Je to akýsi hybrid, zmiešanina rôznych štýlov práce, pre ktoré treba nájsť nové pravidlá, zohľadňujúce obavy zamestnancov, ale aj potreby samotných zamestnávateľov.

Kedy je správny čas na implementáciu technológií?

S ohľadom na posledné mesiace, ten už bol. Avšak, nikdy nie je neskoro. Firmy, ktoré pracovali a využívali moderné technológie už v časoch pred koronou, sú dnes vo výhode. Majú zmapované, ako jednotlivé tímy spolupracujú, ako sa navzájom dopĺňajú, ako často spolu komunikujú.

Vďaka dátam o interakciách tímov, o využití zasadačiek či iných miestností, vedia pomerne presne nastaviť plán práce a návratu späť do kancelárií. Jednoducho, vedieť ako firma funguje je dobrý predpoklad úspešného a bezpečného návratu do kancelárií.

Najlepšie sú pripravené firmy, kde dobre funguje spolupráca medzi HR, office manažmentom a správou budov. Majú prehľad, koľko ľudí s kým potrebuje spolupracovať, koľkí vedia ostať na home-office a vrátiť sa neskôr, či vytvoriť tie správne tímy, ktoré sa vedia prestriedať. Tieto dáta vedia poskytnúť moderné technológie.

Tomáš Meliško, Head of Symbiosy

Kde a ako začať?

Prvým krokom by nepochybne mal byť základný audit firmy. Ten pomôže nastaviť chod kancelárie so všetkými potrebným opatreniami. V ďalšom kroku sú na muške zasadačky. Ich kapacita by sa mala znížiť o 50 %, v menších miestnostiach si vyhradiť 20 m² na človeka a v tých väčších zhruba na 15 m². Užitočné a prezieravé je zohľadniť nižší počet ľudí v zasadačkách už aj pri organizovaní mítingov, teda namiesto bežne zvolaných 10 ľudí pozvať iba 4 až 5 a tomu prispôsobiť aj rezervačný systém.

Koľko také moderné technológie vlastne stoja?

Základné merače hladiny CO2 vo vzduchu sa pohybujú okolo 100 eur za kus a ich inštalácia na jednom poschodí zaberie iba pár hodín. Ak nemáte v kancelárií turniket, ktorý by rátal počet ľudí, prípadne iný systém ich počítania, stále nie je nič stratené.

Užívateľské rozhranie Symbiosy vyhodnocuje, akému nastaveniu dávate prednosť a podľa toho upravuje podmienky tak, aby podporovali zdravie, produktivitu a bezpečnosť pracovného prostredia.

Aktuálne firmy začínajú hľadať aj dlhodobejšie riešenia, ktoré by mali slúžiť aj v budúcnosti, nielen v prípade krízových situácií. Dobrým príkladom je tzv. positioning, teda lokalizačné dáta o pohybe ľudí v kancelárii. Ide, samozrejme, o anonymné dáta, ktoré však postačujú na vyhodnotenie interakcií tímov či obsadenosti zasadačiek. Vďaka nim tak viete prispôsobovať prívod čerstvého vzduchu, rezervovanie zasadačiek či samotnú frekvenciu sanity.

Andrea Foretníková, Leasing Director SK & CZ

Tieto technológie sú pomerne dostupné a skúsenosti s nimi máme aj v našich vlastných priestoroch HB Reavis. V prípade záujmu neváhajte kontaktovať priamo tím Symbiosy, ktorý ochotne pomôže a poradí ako na smart office.

Singapur, mesto budúcnosti?

V Singapure majú aktuálne až do júna lockdown, no aj vďaka skúsenostiam z predošlých rokov, kedy bojovali s vírusmi SARS či MERS, vedia pružne reagovať a dalo by sa povedať, že už každý vie, what’s the drill. Teda, čo treba robiť a predovšetkým, že za úspechom stojí najmä naša vlastná zodpovednosť voči sebe a ostatným.

Singapur je mesto, kde sa plánuje na 40 až 50 rokov dopredu. Avšak, bol som prekvapený, že čo sa týka real-estate biznisu, sme na Slovensku o kus vpred. Moderné technológie, ktoré nám uľahčujú život v kanceláriách, máme u nás na vyššej úrovni, čo je veľká výhoda.

Michal Paulen, skaut ázijských inovácií a technológií pre HB Reavis v Singapure

Otázkou sa však stále zostáva dôvera voči týmto technológiám, ktorých sa mnoho ľudí stále obáva. Ako sa hovorí, „kto chce psa biť, palicu si nájde“. Preto aj pri implementácií moderných digitálnych riešení treba mať na pamäti, za akým účelom ich chceme využiť a tohto cieľa sa aj držať.

Aj vďaka jasnej vízii a transparentnej internej komunikácii sa nám podarilo tieto technológie implementovať tak, že ich využíva takmer 100% zamestnancov HB Reavis, čo vo finále umožňuje jednoduchší a hlavne bezpečnejší návrat do práce.

Jedno je však isté. Nezabudnime, čo sme sa naučili. Napriek tomu, že nám sociálne kontakty chýbajú a riešenie vecí zoči-voči je často príjemnejšie a jednoduchšie, musíme mať na pamäti, že sme vírus ešte celkom neporazili.

Digitálny spôsob komunikácia by tak stále mal zostať preferovaný „modus operandi“ počas najbližšieho prechodného obdobia trvajúceho pár týždňov, kým sa neadaptujú nielen kancelárie, ale aj ich užívatelia.

Ak ste nestihli webinár Small Talks by HB Reavis, v ktorom sme sa rozprávali práve o digitálnych technológiách a bezpečnosti kancelárií, záznam z neho si môžete pozrieť na našom facebooku.

#SmallTalks by HB Reavis – inšpiratívne online diskusie, v ktorých sa chceme venovať tým najaktuálnejším témam, ktoré menia náš spôsob práce aj vnímanie pracovného priestoru. V najbližšej sérii prvých webinárov pod značkou SmallTalks by HB Reavis budú diskutovať naši kolegovia s expertízou v oblasti leasingu, či digitálnych technológií Symbiosy a pozveme si aj hostí z bratislavského biznisového prostredia. Veríme, že Small Talks moderované šéfredaktorom Forbes Slovensko, Jurajom Porubským, prinesú odpovede aspoň na niektoré otázky súčasnej doby.