Co teraz?

W wiadomości email, którą od nas otrzymałeś, znalazł się również szablon arkusza.xls do ewidencji prac, który powinienieś wypełnić zawsze, gdy chcesz wystawić fakturę za wykonane usługi lub dostarczone towary.

Frame 4

WYPEŁNIENIE SZABLONU JEST BARDZO PROSTE:

Wszystkie komórki, które należy wypełnić są oznaczone na żółto (patrz obrazek po lewej stronie).

  1. Wpisz okres, w którym dostarczono towary (lub usługi), które chcesz zafakturować.
  2. W kolumnie Supplier Assessment należy wpisać ilość dostarczonego towaru.
  3. Szczegóły, takie jak wartość dostaw, wartość zatrzymanych środków za bieżący okres, pozostała wartość itp. znajdują się w tabeli na górze szablonu.
  4. Jeżeli jest to ostatnia dostawa w ramach danego zamówienia, należy zaznaczyć Yes obok pytania Czy jest to ostatnie zestawienie wykonanych prac? Jeśli nie chodzi o ostatnią dostawę, należy zaznaczyć No.
  5. Zrobione! Twoja ewidencja jest gotowa do zatwierdzenia.

Kolejne kroki:

Wypełnioną ewidencję należy teraz przesłać mailem do kierownika projektu (lub innej odpowiedzialnej osoby, z którą masz kontakt), który sprawdzi i zatwierdzi dokument.

Po sprawdzeniu i zatwierdzeniu ewidencji, otrzymasz od nas potwierdzenie z adresu donotreply@hbreavis.com. Ten e-mail będzie zawierał kwotę, na którą możesz wystawić fakturę, a także unikalny odnośnik do zatwierdzonego spisu i zamówienia.

Ważne jest, aby na fakturze umieścić te informacje, wtedy dokument zostanie poprawnie przeprocedowany. W wiadomości znajdzie się również nowy szablon, który należy wykorzystać przy kolejnej ewidencji (po każdym zatwierdzeniu ewidencji otrzymasz nowy szablon, który będzie zawierał zaktualizowane dane o wypłatach).

Podsumowując - abyśmy mogli prawidłowo przetworzyć i zatwierdzić Twoją fakturę, musi ona zawierać następujące elementy:

1. Numer zamówienia podany w umowie

widnieje on również w szablonie ewidencji.

2. Numer spisu wykonanych robót

wskazany w e-mailu potwierdzającym zatwierdzenie i przetworzenie ewidencji wykonanych prac.

3. Kwota za bieżący okres

zgodny z kwotą z maila potwierdzającego.

4. Wydrukowany zatwierdzony spis

jako załącznik do faktury.

Po wystawieniu i dostarczeniu do HB Reavis faktury, jej zapłata nastąpi w ciągu 45 dni (chyba że umowa stanowi inaczej).

Na co zwracać uwagę:

  • Do jednego spisu prac może być wystawiona tylko jedna faktura i odwrotnie. Jeśli chcesz wystawić np. trzy oddzielne faktury za ten sam okres, jest to możliwe tylko wtedy, gdy wypełnisz trzy oddzielne ewidencje. Nie ma możliwości wystawienia jednej faktury obejmującej więcej niż jeden spis prac.
  • Nie ma możliwości wystawienia faktury przed otrzymaniem maila potwierdzającego z adresu donotreply@hbreavis.com, nawet jeśli osoba odpowiedzialna skontaktowała się z Państwem i poinformowała o ważnych danych niezbędnych do wystawienia faktury, takich jak numer zamówienia, ewidencji prac itp. Z różnych powodów dane te przed zatwierdzeniem ewidencji mogą jeszcze ulec zmianie, dlatego też faktura wystawiona przedwcześnie może zostać odrzucona i konieczne będzie wystawienie nowej faktury. Z tego powodu proszę zawsze czekać na e-mail z potwierdzeniem.