16 zasad pracy hybrydowej

Zespół Origameo przygotował listę 16 rzeczy, o których warto pamiętać, pracując w trybie hybrydowym. Zestawienie powstało na podstawie doświadczeń firmy, która pomaga innym przedsiębiorstwom udoskonalić swoje biura i metody pracy – to bezcenna podpowiedź dla każdego pracodawcy, który wybrał model hybrydowy.

Wszyscy staliśmy się specami od IT. Spotykamy się wirtualnie. Dzwonimy i piszemy do siebie poprzez różne komunikatory. Udostępniamy zdalnie dokumenty i tworzymy wspólne projekty w chmurze. A wszystko to w dresie, bez wstawania z kanapy.

Mimo to skuteczna praca hybrydowa nie obejdzie się bez zasad. Oto 16 najważniejszych, które przygotowali nasi konsultanci z  Origameo.

1. Pisać czy dzwonić, oto jest pytanie

Różni ludzie wolą różne narzędzia – czasem ich wybór zależy od określonego zadania. Oczywiście najpierw zapytajmy współpracowników, w jaki sposób chcieliby się komunikować. Ale zawsze bądźmy z nimi szczerzy – zbyt wiele godzin na Zoomie to droga do wypalenia.

Co do konkretnych czynności, jeśli dane zadanie jest pilne – korzystajmy z telefonu. W przeciwnym wypadku wyślijmy e-mail, trzymając się jednak jednej prostej zasady: jeśli sprawa nie zostanie załatwiona w trzech wiadomościach, zadzwońmy lub zarezerwujmy wideokonferencję.

2. Dołączanie do spotkań powinno być łatwe

W przypadku spotkań zdalnych pamiętajmy, żeby w zaproszeniu podać wszystkie informacje: link do spotkania, wszystkie hasła dostępu i – co ważne – listę uczestników.

Jeśli spotykamy się osobiście, musimy pamiętać, że część osób może być poza biurem. Skontaktujmy się z każdym uczestnikiem, żeby upewnić się, czy może przyjść.

3. Zawczasu wyślijmy plan spotkania

Chociaż większość programów do wideokonferencji umożliwia udostępnianie ekranu, warto mieć potrzebne pliki u siebie – chociażby na wypadek słabego połączenia. Pamiętajmy, żeby wysłać plan spotkania i ważne materiały z dużym wyprzedzeniem. W ten sposób będziemy mieli je pod ręką w jednym mailu, zanim zaczniemy.

4. Nie każmy ludziom czekać

Nie wypada się spóźniać na spotkanie – nieważne, czy do biura, czy w sieci. Jeśli wiemy, że nie zdążymy na czas, uprzedźmy o tym pozostałych jak najwcześniej.

5. Sprawdźmy sprzęt

Jeśli organizujemy spotkanie, to my odpowiadamy za jego sprawny przebieg. Wygospodarujmy 10-15 minut przed rozpoczęciem na sprawdzenie, czy wszystkie mikrofony, kamery i inne urządzenia działają.

Jeśli spotkanie jest bardziej skomplikowane technicznie, np. uczestnicy korzystają z różnych urządzeń lub połączeń, zamówmy na ten czas pomoc kolegi informatyka.

6. Zaczynajmy spotkania z włączoną kamerą

Przed rozpoczęciem wideokonferencji upewnijmy się, że nasza kamera jest włączona. Widok naszych twarzy pomaga budować zaufanie i ducha zespołu.

Jeśli rozmawiamy z osobami, których nie znamy dobrze, na przykład nowymi kolegami czy kontrahentami, nie wyłączajmy kamery jak najdłużej – najlepiej w ogóle.

Wszyscy zdążyliśmy się przekonać, jak męczące są dni wypełnione wideokonferencjami. Dlatego jeśli rozmawiamy z bliskimi współpracownikami, możemy spokojnie wyłączyć kamery już po kilku minutach – i włączyć je z powrotem na koniec, żeby się pożegnać.

7. Patrzmy w kamerę

Kontakt wzrokowy to ważny element komunikacji, także podczas rozmów wideo. Jeśli włączyliśmy kamerę, patrzmy rozmówcy w oczy – kierując wzrok bezpośrednio w kamerę.

Nie patrzmy na oczy mówiącej osoby na ekranie ani na czat w panelu aplikacji. To błąd, przez który nasz rozmówca odniesie wrażenie, że nie słuchamy go zbyt uważnie.

8. Wyciszajmy dźwięk, kiedy nie mówimy

Zbędne dźwięki w tle mogą rozpraszać podczas spotkania. Nawet jeśli przebywamy w cichym pomieszczeniu, upewnijmy się, że wyciszyliśmy mikrofon, jeśli przez dłuższy czas raczej nie będziemy zabierać głosu.

9. Ubierajmy się stosownie do okazji

Każdy lubi ubierać się wygodniej, pracując z domu. Ale mimo że kusi nas, żeby założyć koszulkę z logo ulubionego zespołu, miejmy na względzie naszych kolegów i klientów. Wybierzmy odpowiedni ubiór na spotkanie – i ubierzmy się bardziej elegancko, gdy jest to stosowne.

10. Bądźmy obecni duchem

Z badań wynika, że większość osób podczas wirtualnych spotkań wykonuje też inne czynności – czyta e-maile, pisze wiadomości itd.

Starajmy się tego unikać. Bądźmy obecni duchem – choć nie ciałem – koncentrując się na bieżącym zadaniu, odkładając telefon i wyłączając powiadomienia.

11. Niech każdy ma szansę się wypowiedzieć

Kolega, z którym siedzimy w sali konferencyjnej, zaczyna zdanie równocześnie z innym kolegą, który łączy się z wami z domu. Kto ma mówić dalej?

Zawsze łatwiej jest skupić się na osobie znajdującej się przed nami. Pamiętajmy o tej tendencji i stosujmy strategie konwersacyjne, które pomogą nam angażować i słuchać współpracowników pracujących zdalnie. W ten sposób będą bardziej angażować się w dany projekt lub temat, bardziej otwarcie formułować myśli i czuć, że ich zdanie się liczy.

12. Róbmy przerwy podczas dłuższych spotkań

Długotrwałe sesje przed monitorem często wywołują zmęczenie. Jeśli spotkanie trwa ponad 45 minut, warto pomyśleć o przerwie – pięć minut oddechu pomoże wszystkim odzyskać koncentrację i wrócić do pracy z nową energią, zwiększając wydajność i skuteczność.

13. Od razu udostępnijmy minutki ze spotkania

Im szybciej udostępnimy podsumowanie spotkania, tym większa szansa, że uczestnicy będą pamiętać, o co chodziło. W sprawozdaniu zawrzyjmy jasny i zrozumiały dla wszystkich plan dalszych działań.

Warto udostępnić go w panelu czatu w programie do wideokonferencji – zwłaszcza jeśli nasze spotkania odbywają się regularnie z użyciem tych samych danych dostępowych, wówczas wszystkie sprawozdania będą w jednym miejscu.

14. Zarezerwujmy czas na e-maile

Zarezerwujmy sobie czas w ciągu dnia na przeczytanie i odpisanie na e-maile. W ten sposób unikniemy siedzenia w pracy po nocach lub w weekendy i będziemy mogli oderwać się od ekranu i porządnie odpocząć.

15. Korzystajmy z autorespondera

Często pracujemy w innych godzinach niż zazwyczaj, dlatego tym bardziej powinniśmy ustawić autoresponder, tak aby nadawcy nie czekali na natychmiastową odpowiedź.

Dobrze zastanówmy się nad treścią automatycznego powiadomienia. Odpowiemy później w ciągu dnia? Czy w pilnych sprawach mają dzwonić? Pomóżmy nadawcy podjąć decyzję.

16. Ustalajmy rozsądne terminy

W pilnych sprawach dzwońmy – być może nasz kolega lub koleżanka czyta e-maile pod koniec dnia.

W przeciwnym razie dajmy drugiej stronie rozsądną ilość czasu na zajęcie się naszą sprawą – wówczas prawdopodobnie zrobi to lepiej. Pamiętajmy też, że nasza dezorganizacja to nie powód, żeby wywierać większą presję na innych.