Hogyan alakítsuk ki a megfelelő munkakörnyezetet a munkába való visszatéréshez?

Miközben már javában folyik a munkahelyekre való visszatérés, csaknem minden vállalkozás él a lehetőséggel, és a munkakörnyezet átalakítására törekszik. Sokan követik el azonban azt a hibát, hogy az irodát az igények pontos felmérése nélkül korszerűsítik. Ezek az átgondolatlan változtatások még jó esetben is csupán felesleges kiadást eredményeznek. A legrosszabb esetben viszont olyan munkakörnyezethez kötik a vállalkozást, amely sem a munkáltató, sem a dolgozók igényeinek nem felel meg. Ez rossz munkavállalói élményhez vezet, ami egyaránt leronthatja a dolgozók produktivitását, közérzetét, valamint az általános üzleti teljesítményt is.

Hogyan profitálhatunk az iroda átalakításából?

A céggel kapcsolatos, megfelelő információk és az átalakítási lehetőségekre vonatkozó számítások alapján akár a termelékenységet és a közérzetet is javítani lehet. Ténylegesen, a távmunka és a megosztott munkaállomások (desk sharing) révén akár 30%-kal is csökkenteni lehet az önálló munkaállomások számát, továbbá több mint 60 féle új tér kialakítására nyílik lehetőség. Ilyen terek között szerepelhet tárgyalóterem, összpontosításra alkalmas csendes szoba, illetve ellazulásra szánt pihenőhelyek. Ezek nem igényelnek épületszerkezeti beavatkozásokat, és már minimális ráfordításból is megoldhatók.

Az ilyen előnyök kiaknázása azonban azt feltételezi, hogy ismerjük a dolgozóinkat, illetve az ő munkamódszereiket. Ugyan az átfogó kép kialakítása egy többlépcsős folyamat, számos kérdést már most feltehetünk az átalakítási folyamat első lépéseként. Ha ezek közül csak néhányat is meg tudunk válaszolni, azáltal meghatározhatjuk, hogy mire van leginkább szüksége a munkatársaknak egy jövőbeli munkakörnyezetben, és azt is, hogyan tudjuk mindezt megvalósítani.

A cég és a munkavállalók szükségleteinek megismerése

Ahhoz, hogy eldöntsük, milyen legyen az iroda, a megfelelő kérdéseket kell feltennünk. Az ezekre adott válaszok alapján tudjuk a legjobban felszerelni az irodát a hosszú távú jó közérzet és termelékenység érdekében, valamint biztosítani, hogy a munkahely kifejezetten megfeleljen a munkatársak igényeinek.

1. Milyen technológiákra van szükség az irodában?

A távmunkára való átállás rávilágított arra, hogy a munkavállalók milyen mértékben kénytelenek a technológiára támaszkodni feladataik elvégzése során. Még az olyan apró részletek is befolyásolhatják a hatékonyságot, mint például egy jobb monitor vagy egér. A dolgozóknak optimalizált munkakörnyezetre van szükségük ahhoz, hogy produktívak legyenek. Ehhez az kell, hogy a munkakörnyezetet a feladataik elvégzéséhez mérten megfelelő eszközökkel szereljük fel. Heller-Ono 2014-es tanulmánya ténylegesen kimutatta, hogy minden egyes, például az ergonómiába befektetetett dollár 10 dollár megtérülést eredményezhet.

Egy másik példa erre a munkahelyi térkihasználás. Ugyan az iroda elvileg az emberek közötti együttműködés központja, mégis sokak számára nehézséget okozhat az adott térbe való belépés és az azzal folytatott interakció kezelése. A HB Reavis Symbiosy megoldásának asztalfoglalási (Desk Booking) szolgáltatása például azt teszi lehetővé a dolgozók számára, hogy könnyen és gyorsan foglalhassanak le egy olyan munkaállomást, amely közel van a csapatuk tagjaihoz vagy azokhoz, akikkel a legtöbbet kell együttműködniük.

2. Hogyan lehet tényleges együttműködést elérni?

Mivel az együttműködésnek egyik fő akadálya a távmunka, az irodába való visszatérés a munkahelyi produktivitás  fokozódásával kecsegtet a fokozott közös munka révén. Ez azonban nem csupán abból áll, hogy az összes dolgozó egy épületen belül tartózkodik. Az Origameo  munkakörnyezeti tanácsadói segíthetnek abban, hogy a munkavállalók megtalálják az irodában a megfelelő helyet a közös munkához – ilyen lehet például egy „agilis szoba”. A megoldásnak egyik lehetséges alkalmazása például egy építőipari vagy ingatlanpiaci irodához igazítható. Egy ilyen, nagyszabású projekteken dolgozó irodában személyes kapcsolattartásra van szükség ahhoz, hogy több szakterület is együttműködhessen.

Ugyanezen okok miatt képezik minden iroda alapvető részeit a tárgyalótermek. A munkatársakkal folytatott ötletelés és párbeszéd érdekében azt is meg kell fontolni, hogy mennyire támogatja mindezt az iroda általános kialakítása. Elképzelhető például, hogy a nyílt teres kialakítás vagy a váltott munkaállomások éppen megfelelnek a munkavállalók igényeinek. Egy másik lehetőséget jelent az ilyen terek új funkciókkal való felszerelése olyan online együttműködést segítő eszközök kihasználásával, mint például az audiovizuális összeköttetés, a digitális táblák stb.

3. Hogyan gondoskodhatunk a munkavállalók egészségéről és jó közérzetéről?

Az egészség és a közérzet a jövő irodájának legfontosabb prioritásai. A dolgozók ezáltal nem csupán jobban érzik magukat, de rá is hangolódnak a vállalkozás alapvető küldetésére, és a teljesítményük is javul. Miközben a biztonságos és egészséges munkakörnyezet létrehozása sok esetben egyértelműen meghatározott folyamat, a közérzet jóval mélyebb ismereteket igényel. A közérzet tényleges javításához azt kell alaposan megvizsgálni, hogy mit hiányoltak a munkatársak a távmunka során.

Az érzések sokszínűek ugyan, mégis sok dolgozó hiányolja a munkahely által biztosított közösségi érzést. Ez pedig nagyon is hatással van az üzleti teljesítményre. A céltudatosan fellépő vállalatok akár 42%-kal is jobban teljesíthetnek. Ennek a közösségi érzésnek a támogatásához megfelelő térre, különösen a jó közérzetet támogató környezetekre van szükség. Erre lehet példa egy kijelölt társalgó, ahol a dolgozók kiereszthetik a gőzt.

4. Mennyit szeretnének a dolgozók az irodában tartózkodni?

A vállalkozások szinte minden esetben hajlanak arra, hogy megtartsák a hibrid munkavégzés bizonyos elemeit. Az is világos azonban, hogy bizonyos feladatokra egyszerűen alkalmasabb az iroda. A dolgozók termelékenységének biztosítása érdekében elengedhetetlen, hogy megtaláljuk a kellő egyensúlyt a jövőbeli munkarendben.

Ez azt is jelenti, hogy az irodából kell támogatni a hibrid munkavégzést. Itt kap központi szerepet például a Qubes keretében elérhető rugalmas irodabérlet, amely lehetővé teszi, hogy folyamatosan igazítsa az irodát az igény szerinti mérethez és specifikációkhoz annak függvényében, hogy hány dolgozó tartózkodik majd az irodában.

Megoldás az új munkahellyel kapcsolatos követelményekre

Ijesztőnek tűnhet, hogy mindezekre a kérdésekre választ kell találni, mielőtt belefognánk az iroda átalakításába, vagy újat keresnénk. Ugyanakkor olyan munkaterületi tanácsadási szolgáltatások állnak a rendelkezésünkre a szükséges információk gyors és pontos megszerzésében, mint például a Symbiosy vagy az Origameo, amelyek segíthetnek a döntések meghozatalában. Az emberi intelligencia és az adatokra épülő ismeretek egyfajta ötvözetének révén segítséget nyújthatnak annak felmérésében, hogy mit várhatunk el a jövőbeli irodától.