Przyszłość pracy: raport o trendach biurowych w 2021

Jedna trzecia osób nie ma w domu wydzielonej przestrzeni do pracy. Chodzi tu nie tylko o chwilową niedogodność wywołaną pandemią, ale o stały problem, z którym borykają się setki milionów pracowników.

Można sobie wyobrazić, jak przekłada się to na produktywność w naszej firmie – gdy jedna trzecia naszych pracowników jest uwięziona w warunkach, które uniemożliwiają im pracę na pełnych obrotach.

To tylko jedna z wielu liczb, jakie poznaliśmy dzięki ankiecie przeprowadzonej wśród niemal 500 liderów biznesu w Europie. Badanie przyniosło nam szereg obserwacji na temat ewolucji przestrzeni pracy, ukazując stosunek pracodawców i pracowników do pracy z domu w pełnym wymiarze godzin i zmian, jakich życzyliby sobie w przyszłości.

Aby zrozumieć znaczenie tych wyników, pogrupowaliśmy je na cztery trendy. Odkryliśmy, że w najbliższych latach czterema filarami wspierającymi rozwój biznesu – jak również produktywność pracowników – będą hybrydowy model pracy, środowisko cyfrowe, zwinność oraz well-being.

Omówmy każdy z nich po kolei.

Upowszechnienie hybrydowego modelu pracy

Każdy słyszał o hybrydowym modelu pracy, a może w pewnym stopniu już go wdrożył – nie bez powodu. W prawie każdej firmie istnieją zadania, których nie da się wykonywać zdalnie lub które lepiej realizować we współpracy z innymi. Mimo to wiele innych prac (także tych, które wymagają skupienia) można z powodzeniem podejmować z domu, zachowując większą kontrolę nad własnym dniem roboczym.

Jednak uzyskanie właściwej równowagi polega na elastyczności w doborze odpowiedniego środowiska do danego zadania. Chociaż niektórzy skorzystali ze zmiany wymuszonej wybuchem pandemii i odkryli, że praca z domu im odpowiada, pracodawcy uważają, że najczęściej wydajność pracownika spada, gdy musi on pracować w takim trybie przez cały czas. 45% ankietowanych menedżerów oceniło produktywność swojego zespołu w trybie pracy zdalnej jako zaledwie dostateczną lub niezadowalającą.

Jedną z głównych przyczyn takiego stanu rzeczy jest fakt, że pełnoetatowa praca z domu ogranicza ogólną współpracę, wymianę wiedzy i możliwość uczenia się od współpracowników, czyli kluczowe czynniki decydujące o rozwoju każdej firmy. Zauważyło to 66% ankietowanych, którzy określili oddziaływanie pracy zdalnej na infrastrukturę firmy jako „umiarkowane” lub „duże”. Brak wspomnianych interakcji ma rzeczywisty wpływ na produktywność i kreatywność. W rezultacie zarówno pracodawcy, jak i pracownicy dostrzegają, jak ważne jest dostosowanie środowiska pracy do bieżących potrzeb. Ważnym krokiem w tym kierunku jest właśnie hybrydowy model pracy.

Lepsza znajomość biura dzięki inteligentnym rozwiązaniom

Problemów z pracą zespołową nie rozwiąże jednak sam powrót do tradycyjnego środowiska biurowego. Pracownicy muszą natomiast być w stanie jak najlepiej wykorzystać tę przestrzeń, aby zwiększyć wydajność. Z kolei pracodawcy zaczynają uświadamiać sobie, że produktywności sprzyja użycie odpowiedniej technologii tworzącej nowe środowisko cyfrowe.

Niektórzy są pod tym względem bardziej zaawansowani od innych. Blisko jedna piąta firm już teraz planuje wdrożyć co najmniej jedno rozwiązanie techniczne zwiększające komfort i wydajność pracowników, a liczba ta z pewnością będzie rosnąć w ciągu najbliższego roku.

Jak to wygląda w praktyce? Na podstawowym poziomie pracownicy potrzebują bezpiecznego środowiska pracy. Oznacza to na przykład bezdotykowe wejście do budynku. To jednak tylko wierzchołek góry lodowej. Oprócz tego pracodawcy zaczynają zdawać sobie sprawę z korzyści, jakie zapewnia analiza danych o środowisku biurowym.

Biuro może samodzielnie zwiększać wydajność, wykorzystując inteligentne narzędzia analizy informacji. Na przykład dzięki monitoringowi jakości powietrza powierzchnia biurowa może automatycznie dostosowywać się do potrzeb pracowników. Biorąc pod uwagę wpływ jakości powietrza na produktywność i samopoczucie, nie dziwi, że 24% firm już teraz interesuje się tymi rozwiązaniami.

Zwinność niezbędna na wszystkich poziomach

Nasza ankieta wykazała także, że potrzeby firm są zmienne. Spośród naszych ankietowanych 10% zwiększyło zatrudnienie w reakcji na pandemię, 27% je zmniejszyło, a 15% całkowicie wstrzymało działalność. Firmy muszą być w stanie szybko przystosowywać się do tak gwałtownych zmian, co oznacza konieczność zwinnej organizacji biura. W tym celu trzeba zwiększyć zwinność na wszystkich poziomach działalności, co pozwoli szybko i skutecznie reagować na zmiany.

Poszczególni pracownicy wyrazili zainteresowanie personalizacją środowiska pracy, tak aby lepiej odzwierciedlało ich potrzeby w przyszłości. Z kolei menedżerowie w naszej ankiecie okazali się podzieleni, jeśli chodzi o planowany wybór przestrzeni biurowej po powrocie z trybu zdalnego. W przypadku firm rozdartych między zamkniętym a otwartym układem biura czy umowami długo- a krótkoterminowymi wybór zwinnej aranżacji biurowej i elastycznej umowy dopasowanej do potrzeb to priorytet.

Zdrowie i dobre samopoczucie to już nie tylko dodatek

Powiedzieliśmy już, że ważnymi trendami w tym roku będą technologie zapewniające bezpieczeństwo pracowników, zwinna organizacja biur i hybrydowy model pracy. Wszystkie z nich są częściowo podyktowane troską pracowników o zdrowie. Ponieważ jednak w tym roku pracownicy coraz bardziej interesują się tym tematem, powinniśmy uznać je za osobny trend.

Pracownikom zależy nie tylko na podstawowym wyposażeniu zwiększającym bezpieczeństwo w biurze, ale także na otoczeniu sprzyjającemu dobremu samopoczuciu. Mowa tu o rozmaitych potrzebach, których często nie da się zaspokoić poza biurem. Na przykład wielu pracownikom brakuje interakcji społecznych, jakie umożliwia wyłącznie praca w jednym budynku: ponad połowa stwierdziła, że brakuje im biurowych żartów czy spontanicznych spotkań z kolegami, a ponad jedna czwarta tęskni za jedzeniem obiadów w biurze.

To zresztą tylko jeden przykład – zdrowie i samopoczucie w istotny sposób zwiększają wydajność pracowników. W połączeniu z innymi czynnikami sprzyjającymi dobremu samopoczuciu – na przykład odpowiednio dostosowanymi, elastycznymi przestrzeniami biurowymi i dostępem do inteligentnych rozwiązań – efekt jest znaczący. Pracownicy stanowią 90% kosztów operacyjnych przeciętnej firmy – warto więc w nich inwestować.

Inteligentne rozwiązania biurowe kształtują przyszłość

Powyższe trendy są zapowiedzią wielkich zmian, ale także możliwości. W miarę coraz lepszego dostosowania przestrzeni biurowych do wyzwań 2020 roku biuro przyszłości pozwoli firmom zwiększać produktywność i wydajność dzięki odpowiedniemu otoczeniu, jednocześnie tworząc atrakcyjne dla pracowników środowisko cyfrowe. Ten rok przyniesie więc przełom w popularności inteligentnych biur.

Aby lepiej poznać wspomniane trendy i dowiedzieć się, jak wpisują się one w przyszłość Twojej firmy, pobierz pełną wersję raportu: