Od informacji do decyzji: w inteligentnym biurze potrzebujemy praktycznych danych
W ciągu ostatniego roku model hybrydowy stał się podstawą przyszłości pracy. Wkrótce pracodawcy będą musieli dysponować biurami, które nie tyle umożliwiają pracę w takim modelu, co będą z nim w pełni zintegrowane. Wspierając dobre samopoczucie i zwiększając oszczędności i wydajność, biuro będzie środowiskiem, w którym pracownicy naprawdę będą chcieli przebywać.
Dostosowanie przestrzeni pracy do powyższych oczekiwań to nie lada wyzwanie, które wymaga sprawnego procesu decyzyjnego i fachowej wiedzy. Na szczęście zadanie ułatwiają inteligentne rozwiązania biurowe, które umożliwiają gromadzenie szczegółowych danych na terenie całego biura. Pozwalają one przeprojektować biuro na podstawie wiarygodnych informacji, które pokierują naszym procesem decyzyjnym. Dlaczego więc wciąż tak rzadko się z nich korzysta?
Problem polega na tym, że chociaż firmy dysponują niespotykaną dotąd ilością informacji, nie zawsze gromadzą właściwe dane lub nieodpowiednio je organizują. Aby więc skutecznie dostosować biuro pod kątem przyszłości pracy, trzeba koniecznie uporządkować proces zarządzania danymi. Chodzi o sposób ich gromadzenia, ale także ich przekazywania w firmie. Od czego zacząć?
Jak ulepszyć dane o biurze: trzy zasady
Kliknij na zasadę, która w największym stopniu dotyczy Twoich potrzeb.
- Dane muszą być dokładne – Aby informacje były przydatne dla naszej firmy, muszą być szczegółowe. Musimy więc gromadzić drobiazgowe wskaźniki z całej firmy, które pozwolą wprowadzać precyzyjne zmiany. W końcu nie da się ulepszyć czegoś, czego nie widzimy.
- Dane muszą występować w kontekście – Dane pozbawione kontekstu są bezużyteczne. Dlatego trzeba je gromadzić przez określony czas, aby umożliwić porównanie i wyjaśnić anomalie. Pozwoli to uniknąć decyzji podjętych na podstawie przeinaczonych faktów. Należy również dostrzec sytuacje, w których przydatne mogą być spostrzeżenia pracowników.
- Dane muszą być dostępne – Dane muszą zostać udostępnione zespołom. Brak dostępu może utrudnić ich interpretację i użycie w firmie. Jednocześnie pracodawcy muszą zapewnić pracownikom większą kontrolę nad wykorzystaniem danych (czego oczekuje obecnie 70% pracowników).
Przyjrzyjmy się teraz każdej z tych zasad po kolei, aby zrozumieć, czego dokładnie potrzebujemy.
Dane muszą być szczegółowe
Przy wdrażaniu zmian w firmie nie każda decyzja musi być rewolucją. Często wystarczy drobna zmiana, aby uzyskać nowe, znaczące usprawnienia. Na przykład wprowadzając rozwiązania bezdotykowe, możemy rozładować poranny tłok na wejściu do biura i pozwolić wszystkim szybciej zabrać się za pracę. Dodatkowo wzrośnie higiena, co sprzyja zdrowiu i dobremu samopoczuciu. Natomiast jeśli dane wskazują, że pracownicy mają trudności z koncentracją, możemy stworzyć specjalne strefy do pracy w skupieniu.
Mimo że bardziej ogólne statystyki są wciąż wartościowe, muszą uzupełniać je precyzyjne wskaźniki, które umożliwią bardziej precyzyjne zmiany. W praktyce oznacza to korzystanie z czujników o możliwościach wykraczających poza standardy branżowe. W dzisiejszych hybrydowych biurach szczegółowość jest tym ważniejsza, że pozwala zachować dystans społeczny i zgodność z innymi normami bezpieczeństwa. Najlepiej połączyć informacje pochodzące z przestrzeni wirtualnej i fizycznej, aby uzyskać pełniejszy obraz tego, w jaki sposób pracownicy korzystają z biura.
Ważne wskaźniki fizyczne to: liczba osób na danej powierzchni w ciągu dnia, ich interakcje z innymi zespołami oraz sposób poruszania się po biurze. Jeśli chodzi o środowisko cyfrowe, poznanie zachodzących w nim interakcji między zespołami uzupełni nasze informacje o środowisku fizycznym. Te szczegółowe dane pomogą nam podjąć odpowiednie decyzje w nadchodzącym roku. Które zespoły muszą spotykać się w biurze i kiedy? Czy pracownicy czują się nadal przywiązani do firmy? Ile osób znajduje się w biurze w szczytowym okresie? Czy są w stanie komunikować się bezpiecznie?
Stwórzmy pełny obraz sytuacji
Naprawdę szczegółowe informacje należy gromadzić w obrębie całej firmy. Wnikliwa analiza jedynie jej określonych części może tworzyć „martwe punkty” utrudniające podejmowanie decyzji. To jeden z głównych powodów, dla których tylko jedna trzecia liderów biznesu uważa, że jakość ich procesu decyzyjnego jest „bardzo dobra”.
Aby rozwiązać ten problem, warto skoncentrować się na następujących obszarach:
- Wskaźniki dotyczące samopoczucia i środowiska – czy pracownicy przebywają w odpowiednich warunkach (oświetlenie, powietrze, cień, temperatura)?
- Raporty o wykorzystaniu przestrzeni biurowej – czy pracownicy optymalnie wykorzystują dostępną przestrzeń? Czy biuro jest zatłoczone? Czy pracownicy mogą znaleźć potrzebnych im współpracowników?
- Style pracy i nawyki związane ze spotkaniami – w jaki sposób pracownicy pracują i czy są w stanie współpracować na miejscu i zdalnie?
Nawet jeśli skupimy się na wszystkich wspomnianych obszarach, w pewnych sytuacjach nadal potrzebujemy czynnika ludzkiego, żeby osadzić dany problem w szerszym kontekście. Dane pozbawione kontekstu nie rozwiązują problemów, a tylko na nie wskazują.
Na przykład w naszym biurze HB Reavis dane pokazały, że jedna z naszych przestrzeni – biblioteka – nie była używana. Zaprojektowaliśmy ją specjalnie do indywidualnej pracy wymagającej skupienia, ale z samych danych nie mogliśmy wywnioskować, dlaczego nie spełniała swojej funkcji. Aby rozwiązać ten problem, musieliśmy zwrócić się do zespołu Origameo.
Ostatecznie nasi eksperci odkryli, że każdy, kto przechodził koło biblioteki, mógł patrzeć na znajdujące się w środku monitory. Ponadto brakowało w niej wygodnych miejsc do pracy przez dłuższy czas. W tym przypadku dane nie pozwoliły zidentyfikować braku komfortu i prywatności jako problemu – dopiero spostrzeżenia naszego zespołu pomogły rozwiązać ten problem.
Udostępnijmy dane
Kiedy już zaczniemy gromadzić dane we właściwy sposób, musimy zastanowić się, jak udostępnić je w firmie w przyswajalnej formie. W końcu pracownicy powinni być w stanie bez trudu odnaleźć najpotrzebniejsze im informacje.
W tym kontekście bardzo przydaje się narzędzie do wizualizacji danych. Zamiast przekazywać wszystkie dane surowe w jednym pliku (który trzeba przeszukiwać ręcznie), możemy je udostępnić na intuicyjnej platformie. Dzięki temu zespoły będą mogły filtrować dane i szybko pozyskać najbardziej potrzebne im informacje.
Na przykład kierownik biura lub obiektu chce wiedzieć, kiedy pracownicy przychodzą i wychodzą. Ta wiedza pozwoli mu wyznaczyć personel do obsługi recepcji lub sprzątania w odpowiednim czasie. Z kolei dział kadr i liderzy zespołów chcą znać pory dnia, kiedy pracownicy są najbardziej wydajni, gdzie wydajność można poprawić oraz jak zespoły współpracują ze sobą.
Udostępniając te dane w prosty sposób odpowiednim osobom, możemy bardziej precyzyjnie dostosować biuro do potrzeb naszej firmy. Pozwoli to bardziej efektywnie wykorzystać powierzchnię biurową i zwiększyć wydajność w tym roku.
Lepsza metoda gromadzenia danych
Dane są bezużyteczne, jeśli nie można wydobyć z nich praktycznych informacji. Nie wystarczą same systemy gromadzenia danych; żeby były one jak najbardziej przydatne, trzeba jeszcze wdrożyć odpowiednie praktyki. W ten sposób możemy podejmować decyzje, które znacząco poprawią wyniki firmy.
Na szczęście inteligentne rozwiązania biurowe takie jak Symbiosy usprawniają ten proces, od samego początku pozwalając gromadzić dane we właściwy sposób.