Von Erkenntnissen zu Entscheidungen: Warum das intelligente Büro umsetzbare Daten braucht

Im letzten Jahr hat sich das hybride Arbeiten als Eckpfeiler der Zukunft der Arbeit etabliert. Von Arbeitgebern wird künftig erwartet, dass sie über Arbeitsplätze verfügen, die nicht nur hybrides Arbeiten unterstützen, sondern es vollständig in das Arbeitsumfeld der Mitarbeiter integrieren. Durch die Förderung des Wohlbefindens und die Steigerung von Effizienz und Produktivität wird der Arbeitsplatz der Zukunft eine Umgebung sein, in der sich die Mitarbeiter aufrichtig wohlfühlen.

Die Anpassung des Arbeitsplatzes an diese Anforderungen ist jedoch keine einfache Aufgabe, die oft sowohl eine solide Entscheidungsfindung als auch Fachwissen erfordert. Glücklicherweise wird dies durch intelligente Arbeitsplatztechnologien, die umfangreiche Daten aus dem gesamten Büro liefern können, wesentlich vereinfacht. Mit diesen Erkenntnissen können Sie die Neugestaltung des Büros mit zuverlässigen Informationen gestalten, die die Entscheidungsfindung unterstützen. Warum ist dies also nicht gängige Praxis?

Das Problem ist, dass Unternehmen zwar über mehr Informationen als je zuvor verfügen, aber nicht immer die richtigen Daten sammeln oder sie auf die richtige Weise strukturieren. Um den Arbeitsraum erfolgreich für die Zukunft der Arbeit umzugestalten, ist es daher entscheidend, die Datenverarbeitung richtig zu gestalten. Dazu gehört die Art und Weise, wie diese Daten gesammelt werden, aber auch, wie sie im Unternehmen verteilt werden. Aber wo soll man anfangen?

Drei Regeln zur Verbesserung Ihrer Arbeitsplatz-Daten

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1. Sie müssen spezifisch sein – Damit die Erkenntnisse einen Mehrwert für Ihr Unternehmen darstellen, müssen sie detailliert sein. Das bedeutet, dass Sie über granulare Messwerte aus dem gesamten Unternehmen verfügen müssen, damit Änderungen mit Präzision vorgenommen werden können. Schließlich kann man nicht verbessern, was man nicht sehen kann.
2. Sie müssen einen Kontext haben – Daten sind ohne Kontext nutzlos. Daher müssen Daten über einen bestimmten Zeitraum hinweg gesammelt werden, um einen Vergleich zu ermöglichen und Anomalien zu berücksichtigen. So wird verhindert, dass falsch repräsentative Daten zur Entscheidungsfindung herangezogen werden. Sie sollten auch erkennen, wo menschliche Erkenntnisse einen Mehrwert schaffen können.
3. Sie müssen zugänglich sein – Die Daten müssen den Teams zur Verfügung gestellt werden. Wenn Daten isoliert sind, kann dies Ihre Fähigkeit einschränken, sie richtig zu interpretieren und in Ihrem Unternehmen umzusetzen. Gleichzeitig müssen die Arbeitgeber den Arbeitnehmern mehr Kontrolle über die Verwendung ihrer Daten geben (was 70 % der Arbeitnehmer inzwischen erwarten).

Schauen wir uns jede dieser Regeln an, um wirklich zu verstehen, was erforderlich ist.

Die Daten müssen detailliert sein

Wenn Sie Veränderungen in Ihrem Unternehmen vorantreiben, muss nicht jede Entscheidung eine groß angelegte Umstellung sein. Oft können neue und bedeutende Effizienzgewinne mit nur einer kleinen Änderung erzielt werden. Wenn Sie z. B. einen kontaktlosen Zugang zum Arbeitsplatz ermöglichen, können Sie den morgendlichen Ansturm auf das Büro verringern, so dass alle Mitarbeiter schneller mit ihrem Tag beginnen können. Dies hat den zusätzlichen Vorteil, dass die Hygiene verbessert wird, was wiederum die Gesundheit und das Wohlbefinden fördert. Wenn Ihre Daten darauf hindeuten, dass die Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, sich zu konzentrieren, können Sie auch spezielle Fokus-Bereiche einrichten, die dem gerecht werden.

Während umfangreichere Statistiken nach wie vor wertvoll sind, sind granulare Metriken als Ergänzung und für präzisere Veränderungen unerlässlich. In der Praxis bedeutet dies den Einsatz von Sensoren mit weitreichenden Fähigkeiten, die über den Industriestandard hinausgehen. Für die heutigen Hybridbüros ist diese Präzision besonders wichtig, um sicherzustellen, dass soziale Distanz und andere Sicherheitsstandards eingehalten werden. Der beste Ansatz hierfür ist die Kombination von Informationen, die sowohl im digitalen Raum als auch im physischen Raum gesammelt werden, um das Verständnis dafür, wie die Mitarbeiter den Arbeitsplatz nutzen, zu erweitern.

Bei den physischen Kennzahlen sollten Sie messen, wie viele Personen sich im Laufe des Tages in einem Raum aufhalten, wie sie mit anderen Teams interagieren und wie sie sich im Büro bewegen. Auf der digitalen Seite kann das Verständnis der digitalen Interaktionen zwischen den Teams Ihre physischen Erkenntnisse unterstützen. Diese spezifischen Daten werden Ihnen helfen, im kommenden Jahr die richtigen Entscheidungen zu treffen. Welche Teams müssen sich im Büro treffen und wann? Fühlen sich die Mitarbeiter noch verbunden? Wie viele Personen sind zu Spitzenzeiten anwesend? Sind sie in der Lage, ungefährdet zusammenzuarbeiten?

Erstellen Sie ein vollständiges Bild

Wirklich detaillierte Einblicke müssen aus dem gesamten Unternehmen gesammelt werden. Ein tiefer Einblick in nur bestimmte Teile des Unternehmens kann Schwachpunkte ergeben, die Ihre Entscheidungsfindung behindern. Dies ist einer der Hauptgründe dafür, dass nur ein Drittel der Geschäftsführer der Meinung ist, die Qualität ihrer Entscheidungsfindung sei „sehr gut“.

Um dem entgegenzuwirken, sollten Sie sich auf diese Bereiche konzentrieren:

• Wohlbefinden und ökologische Metriken – Haben die Mitarbeiter Zugang zum richtigen Licht, zur richtigen Luft, zu Schatten oder der richtigen Temperatur?
• Berichte über die Büroraumnutzung – Nutzen die Mitarbeiter alle ihnen zur Verfügung stehenden Bereiche? Sind die Räume überfüllt? Können Mitarbeiter die Kollegen finden, die sie brauchen?
• Arbeitsweisen und Meeting-Gewohnheiten – Wie arbeiten die Menschen und sind sie in der Lage, sich auszutauschen (ob physisch oder online)?

Doch selbst wenn man sich auf all diese Bereiche und Teams innerhalb des Büros konzentriert, gibt es bestimmte Situationen, in denen man eine menschliche Dimension braucht, um Probleme in einen Kontext zu bringen. In einigen Fällen lösen Daten ohne Kontext keine Probleme, sie weisen nur auf sie hin.

So zeigten die Daten in unserem eigenen Büro HB Reavis, dass einer unserer Räume, die Bibliothek, nicht genutzt wurde. Dies war ein Raum, der speziell für konzentriertes und ungestörtes Arbeiten konzipiert war, aber die Daten konnten nicht zeigen, warum er seinen Zweck nicht erfüllte. Um dieses Problem zu lösen, brauchten wir menschliche Einsichten vom Origameo-Team.

Unsere Experten stellten schließlich fest, dass jeder, der an der Bibliothek vorbeikam, einen direkten Blick auf die Monitore im Inneren hatte und dass es an gemütlichen Plätzen für lange Arbeitszeiten fehlte. In diesem Fall waren die Daten nicht in der Lage, einen Mangel an Komfort und Privatsphäre als Problem zu identifizieren, und es bedurfte menschlicher Einsichten durch unser Team, um das Problem zu lösen.

Teilen Sie Ihre Daten

Da Sie nun Daten auf die richtige Art und Weise sammeln, müssen Sie sich überlegen, wie Sie sie Ihrer Organisation zur Verfügung stellen wollen. Dabei geht es nicht nur darum, die Daten weiterzugeben, sondern auch darum, sie so zu gestalten, dass sie verständlich sind. Schließlich sollten die Menschen bei so umfassenden Daten in der Lage sein, die für sie wichtigsten Erkenntnisse leicht zu finden.

In diesem Fall ist ein Daten-Dashboard von großem Wert. Anstatt alle Rohdaten in einer Datei bereitzustellen (und die Mitarbeiter zu bitten, sie manuell zu durchsuchen), können Sie sie über eine intuitive Plattform zur Verfügung stellen. So können die Teams die Daten filtern und schnell die Erkenntnisse herausziehen, die für ihre Bedürfnisse am wichtigsten sind.

Ein Büro- oder Gebäudemanager möchte zum Beispiel wissen, wann seine Mitarbeiter ankommen und wann sie gehen. Auf diese Weise kann er das Personal für den Empfang oder die Reinigung je nach Bedarf zu den richtigen Zeiten einsetzen. Auf der anderen Seite möchten Personal- und Unternehmensleiter wissen, zu welchen Tageszeiten die Mitarbeiter am produktivsten sind, wo es Ineffizienzen gibt und wie gut die Teams zusammenarbeiten.

Indem die Daten den richtigen Personen auf einfache Weise zur Verfügung gestellt werden, kann der Arbeitsbereich noch gezielter auf Ihr Unternehmen zugeschnitten werden. So können Sie den Arbeitsbereich effizienter nutzen und die Produktivität in diesem Jahr steigern.

Eine bessere Methode zur Datenerfassung

Letztlich sind Daten nutzlos, wenn sie nicht in verwertbare Informationen umgewandelt werden können. Es reicht nicht aus, nur die Technologie zu haben, um sie zu sammeln, sondern auch die richtigen Verfahren, um sicherzustellen, dass sie einen maximalen Nutzen bringen. Auf diese Weise können Sie Ihre Erkenntnisse in Entscheidungen umwandeln, die die Unternehmensleistung spürbar verbessert.

Glücklicherweise optimieren intelligente Büro-Lösungen wie Symbiosy diesen Prozess, indem sie die Datenerfassung von Anfang an richtig gestalten.

Sehen Sie sich an, wie Symbiosy Unternehmen die nötigen Erkenntnisse liefert, um neue Effizienz- und Produktivitätsgewinne zu erzielen.

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