Organizacja kontra elastyczność: jak zachować równowagę między nimi w pracy hybrydowej

Wieżowiec The Shard należy do najwyższych budynków w Europie. Mimo że liczba ta robi wrażenie, mało kto wie, że kolejne 50 metrów konstrukcji tego obiektu kryje się pod ziemią.

To fundamenty budynku, które – podobnie jak korzenie drzewa – zapewniają mu jakże istotne bezpieczeństwo i stabilność. Odpowiednie fundamenty są niezbędne do podtrzymywania konstrukcji, zarówno tych dużych, jak i małych.

Zasada ta ma zastosowanie nie tylko do nowoczesnych budynków biurowych, ale także do sposobu ich wykorzystania.

Nagłe przejście na pracę zdalną pozbawiły firmy możliwości odpowiedniego planowania w tym zakresie. Zasady, procesy i technologie ewoluowały naturalnie metodą prób i błędów, często różniąc się w zależności od zespołu w obrębie tej samej firmy. W efekcie spadło zaangażowanie, a wzrósł stres. Obecnie wiele przedsiębiorstw przyjmuje modele hybrydowe, aby zadbać o lepszą organizację.

Jak osiągnąć właściwą równowagę?

Jeśli słusznie stawiamy na elastyczność w powrocie do biura, jak pozwolić pracownikom dostosowywać pracę do swoich potrzeb, a jednocześnie zapewnić im poczucie pełnego wsparcia? Stworzenie elastycznej, a zarazem zorganizowanej hybrydowej przestrzeni pracy nie musi być skomplikowane – to tylko kwestia uzyskania właściwej równowagi.

1. Odpowiednie przywództwo to podstawa

Bez jasnych zasad możemy natknąć się na problemy typowe dla pracy hybrydowej, m.in. załamanie współpracy, brak równowagi między życiem zawodowym a prywatnym czy ogólne obniżenie samopoczucia.

Aby określić dobre praktyki w dowolnym obszarze, pracownicy zwracają się po pomoc do liderów firmy. A rola lidera musi ewoluować, aby sprzyjać zadowoleniu i dobremu samopoczuciu pracowników w środowisku hybrydowym.

Współcześni liderzy muszą myśleć zespołowo, uwzględniając perspektywy różnych zespołów i wykorzystując wywiady, ankiety i dane przy projektowaniu biura. Zasady i wymogi pracy hybrydowej należy jasno przedstawić i osadzić w kontekście szerszych strategii biznesowych, a liderzy powinni kształtować dobre nawyki w pracy. Aby utrzymać zaangażowanie pracowników w przedsiębiorstwo i ich zespół, muszą także zwracać uwagę na to, co się sprawdza, a co nie – i odpowiednio dostosowywać swoje działania.

Organizacja i elastyczność sprzyjają dobremu samopoczuciu i wydajności

72% pracowników wciąż czuje, że ich wydajność spadła.

Wielu pracowników uważa, że ich wydajność spadła lub nie zmieniła się nawet po złagodzeniu obostrzeń epidemiologicznych, co wskazuje na potencjalny błąd w ewolucji pracy hybrydowej.

Zapewnienie pracownikowi warunków dostosowanych do jego stylu pracy wymaga elastycznych, lecz uporządkowanych zasad, które muszą uwzględniać m.in.:

• Zapewnienie odpowiednich powierzchni wspierających różne modele pracy, w tym pracę indywidualną, zespołową, a także odpoczynek.
• Zapewnienie komunikacji i praktyk uwzględniających potrzeby osób uczestniczących w spotkaniu zarówno zdalnie, jak i osobiście, w tym sal konferencyjnych wyposażonych w sprzęt umożliwiający

Odpowiednia infrastruktura

52% osób bez wydzielonej przestrzeni do pracy w domu ma większe problemy z koncentracją.

W warunkach pracy hybrydowej powstała szersza gama powierzchni pracy – m.in. biuro, home office, przestrzeń co-workingowa, kawiarnia, biblioteka itd. To z kolei rodzi nowe pytania:

• Jakie rozwiązania techniczne sprawdzają się w każdej przestrzeni? Nie wszystkie biura domowe są jednakowe. Należy zastanowić się, jakich rozwiązań potrzebują osoby pracujące zdalnie, aby zapewnić im takie same warunki, jak pracownikom przychodzącym do biura.
• W jaki sposób różne przestrzenie można połączyć, aby umożliwić współpracę między nimi? Oprogramowanie informujące na bieżąco o wykorzystaniu konkretnych pomieszczeń przez konkretne osoby pomoże zarezerwować stanowisko obok potrzebnych nam współpracowników.
• Jak zachować bezpieczeństwo i prywatność? Wraz z rozwojem technologii pojawia się więcej zagrożeń bezpieczeństwa. Zabezpieczenia muszą pozostać silne na całej hybrydowej przestrzeni pracy – przy uzyskiwaniu dostępu do budynku czy korzystaniu z programów internetowych.
• Czy hybrydowa przestrzeń pracy zadowala wszystkich? Pracownicy o różnych potrzebach powinni mieć zapewnioną taką samą wydajność, co ich współpracownicy – niezależnie od tego, czy chodzi o fizyczną dostępność w biurze, czy wirtualne wsparcie dla pracujących z domu.

Poczucie więzi: spoiwo, które spaja wszystko

59% pracowników wątpi w swoje przywiązanie do obecnego pracodawcy z uwagi na słabsze poczucie więzi z kolegami.

Bez spójnej kultury pracownikom trudniej pracuje się razem jako zespół. Mimo że narzędzia komunikacji takie jak Zoom umożliwiły współpracę na odległość, nie zastąpiły więzi budowanych przez pracowników pracujących razem w biurze.

Dlatego poczucie więzi to istotny element pracy hybrydowej. Aby przestrzeń pracy sprzyjała budowaniu więzi, należy m.in.:

• Wybrać przestrzeń biurową, która odzwierciedla kulturę organizacji i jej podstawowe wartości w obszarach zrównoważonego rozwoju, dostępności, współpracy i prywatności;
• Budować zaufanie, umożliwiając pracownikom swobodny wybór sposobu pracy w ramach większej struktury;
• Określić etykietę cyfrową, w tym zasady komunikacji podczas telekonferencji i przez komunikatory;
• Połączyć powiązane ze sobą działy, aby stworzyć wydajną sieć.

Nie ma uniwersalnych rozwiązań

Mimo że większość osób dysponuje „odpowiednim rodzajem przestrzeni” do pracy hybrydowej, nadal zgłaszają one spadek wydajności. Wynika stąd, że praca hybrydowa nie zawsze się sprawdza.

Praca hybrydowa przybiera wiele form, a właściwa droga zależy od danej firmy i może się nieustannie zmieniać. Niektóre firmy potrzebują więcej kontaktów w świecie fizycznym, aby wspomagać nieoficjalne kanały komunikacji (tak jak my!).

Dlatego należy na bieżąco weryfikować własną strategię pracy hybrydowej, tak aby odpowiadała ona potrzebom firmy. Przede wszystkim należy regularnie sprawdzać preferencje pracowników, aby utrzymać ich zaangażowanie, zadowolenie i dobre samopoczucie.

Zapisz się do naszego newslettera: