Udana praca zespołowa w modelu hybrydowym

Tym razem przyjrzymy się jednemu z siedmiu problemów, jakie dostrzegamy w hybrydowym modelu pracy – czyli jego wpływowi na pracę zespołową.

Z badań Harvard Business School wynika, że po pandemii 81% pracowników wolałoby pracować w modelu hybrydowym. Nie ulega więc wątpliwości, że chcemy mieć wybór między pracą w domu, zdalną i w biurze – to między innymi dlatego nasza firma opracowała bogatą ofertę usług i technologii umożliwiających pracę w tym modelu.

Praca zespołowa w trybie hybrydowym to część codziennego życia firmy potrzebna do wymiany informacji i rozwoju – niezależnie od tego, czy mówimy o pięcioosobowym zespole, czy międzynarodowej korporacji zatrudniającej 10 tys. pracowników.

Przede wszystkim warto pamiętać, że istnieje wiele zalet hybrydowego modelu pracy:

· Szczęście. Pracownicy mają wolność wyboru miejsca pracy.

· Opłacalność. Firmy mogą przeprojektować fizyczną przestrzeń biurową.

· Bezpieczeństwo. W hybrydowym modelu pracy pracownicy zachowują dystans, co szczególnie ważne w czasie pandemii.

· Utalentowani pracownicy. Praca zdalna pozwala firmom zatrudniać najlepszych pracowników niezależnie do ich miejsca zamieszkania.

· Widoczność. Oprogramowanie umożliwia lepszą analizę wyników pracownika.

· Elastyczność. Pracownicy wykorzystują swój czas bardziej efektywnie i stają się bardziej wydajni.

Są jednak także wady. Praca hybrydowa wiąże się ze szczególnymi wyzwaniami – oto najważniejsze z nich:

Komunikacja asynchroniczna – mówimy o niej, gdy współpraca nie odbywa się w tym samym czasie. Pracując w tym samym biurze, zwykle możemy podejść do biurka kolegi, aby zadać pytanie. Jednak w trakcie pandemii pracownicy nie byli przyzwyczajeni do pracy w sieci przez cały czas. Musieliśmy dzwonić, pisać maile lub rezerwować spotkania. Wszystko to spowalniało podejmowanie decyzji, planowanie i znajdowanie rozwiązań.

Komunikacja asynchroniczna może wynikać także ze słabej technologii – niezależnie od tego, czy funkcjonuje poprawnie, czy cały czas się zawiesza. Nawet jeśli nasze systemy są odpowiednie, pracownicy nadal muszą nauczyć się z nich korzystać – a i tak mogą być przyzwyczajeni do pracy w określony sposób i nie chcieć się adaptować.

Zmęczenie Internetem – to wyczerpanie, które odczuwamy, ponieważ myślimy, że musimy być przez cały czas dostępni w sieci. Warto zwrócić uwagę na niekończący się ciąg telekonferencji: gdy musimy uważnie wpatrywać się w miniaturę każdego uczestnika na ekranie, odsiewać zakłócenia zarówno w Internecie, jak i wokół nas, a jednocześnie dbać o własny wygląd.

Naukowcy uważają, że tzw. permanentne rozproszenie (ang. continuous partial attention, CPA) towarzyszące rozmowom wideo może wywoływać lęk, spadek koncentracji, wyczerpanie psychiczne, bezsenność, utratę apetytu, a nawet obniżenie popędu płciowego. Odkryli oni również, że osoby, które po telekonferencji odczuwają większe zmęczenie, zazwyczaj są bardziej negatywnie nastawione do spotkania.

Większa izolacja zespołów – mowa o sposobie, w jaki praca zdalna rozbija międzyludzkie relacje służbowe. Zazwyczaj zespoły poznają się, pracując w tym samym biurze lub uczestnicząc w regularnych spotkaniach. Praca hybrydowa może jednak powodować szereg problemów – od kluczowych decyzji podejmowanych samodzielnie bez wcześniejszej konsultacji po utratę kultury firmy.

Może być również trudno docenić ciężką pracę innych, a jeszcze trudniej – nauczyć się nowych umiejętności czy motywować innych pracowników lub opiekować się nimi. Badania wykazały, że jedna zła relacja służbowa może negatywnie wpływać na zadowolenie, zaangażowanie i skuteczność zespołu, a także skłaniać pracowników do rozglądania się za nową pracą.

Źle zarządzane środowisko hybrydowe może także utrudniać prototypowanie. To niezbędny krok do innowacji, który wymaga od nas współpracy przy opracowywaniu, testowaniu i doskonaleniu pomysłów.

Technologia internetowa może utrudniać ten proces. Niekiedy prototypowanie wymaga burzy mózgów, szkicowania i swobody zadawania trudnych pytań na miejscu – ustnej komunikacji, refleksji i uwag w środowisku, które trudno odtworzyć za pośrednictwem laptopa. Na to nakładają się dodatkowe problemy związane z narzędziami do telekonferencji, łącznością szerokopasmową, opóźnieniami systemowymi, echem podczas rozmowy i wszelkimi wyzwaniami związanymi z integracją różnych urządzeń i oprogramowania.

Czasami trudności sprawia także sama innowacja. Aby zrozumieć związane z nią trudności, należy zastanowić się, czym dokładnie jest innowacja: procesem wprowadzania lub ulepszania produktu lub usługi. Innowacja wymaga różnych rodzajów działań i interakcji, które często bywają przypadkowe i niemożliwe do zaplanowania.

Ponieważ kontakty są jednak osłabione, a praca zespołowa utrudniona, pracownicy mają problem z dzieleniem się swoimi przemyśleniami i pomysłami. Komunikacja staje się mniej spontaniczna. Co więcej, znana z teorii komunikacji tzw. krzywa Allena pokazuje, że jeśli nie widzimy kogoś bezpośrednio, nie współpracujemy z nim.

Dostępne rozwiązania

Jeśli chodzi o hybrydowy model pracy, nie ma rozwiązań uniwersalnych. W niektórych firmach zmiana przebiega bezproblemowo. W innych może się okazać, że częścią pracy nie da się zarządzać na odległość.

Warto najpierw przyjrzeć się, czym konkretnie zajmują się nasi pracownicy. Niektóre czynności, np. te wymagające dużego skupienia, można wykonywać zdalnie. Za to zadania zespołowe najlepiej realizować w przestrzeni fizycznej. Dobrze jest wziąć pod uwagę poniższe czynniki.

Doszkól kierowników firmy, aby mogli skutecznie pracować zdalnie. Przede wszystkim potrzebują oni odpowiednich narzędzi i wsparcia. Następnie należy pomóc im poczuć, że mogą zaufać swojemu zespołowi: potrzebują pomocy w przejściu od tzw. zarządzania przez obecność (management by presence) do zarządzania przez cele (management by objectives). Wszystko zaczyna się od nastawienia – a liderzy w firmie muszą być zwolennikami przejścia na pracę hybrydową.

Poinstruuj pracowników na temat nowych praktyk i zasad pracy. Przekaż im praktyczne informacje, tak aby każdy wiedział, jak zaplanować wizytę w biurze, czy kamera podczas rozmów wideo powinna pozostawać włączona i w jakich godzinach powinien być dostępny. Nie zapominaj jednak o miękkich kompetencjach związanych z pracą hybrydową, takich jak np. utrzymanie zaangażowania pracownika, który jako jedyny pracuje zdalnie.

Zadbaj o przestrzeń socjalną. Upewnij się, że układ i projekt biura ułatwia współpracę i socjalizację. Wyznacz obszary do nieoficjalnych rozmów i odpoczynku. Zadbaj o pomieszczenia, w których mogą odbywać się różnego rodzaju spotkania, a także kreatywne dyskusje i długoterminowe prace projektowe. Oczywiście pracownicy potrzebują rozwiązań technicznych, które umożliwią udział w dyskusji także osobom pracującym zdalnie.

Wprowadź oprogramowanie do pracy zespołowej. Istnieje szereg przydatnych rozwiązań informatycznych do hybrydowej pracy zespołowej – od tablic elektronicznych i wizualnych platform do pracy zdalnej po narzędzia w rodzaju Catch a Space, które ułatwiają współpracę, pomagając planować wizyty w biurze wraz z innymi członkami zespołu.

Utrzymaj poczucie wspólnoty w firmie. Bez częstych kontaktów z współpracownikami łatwo o poczucie wyobcowania. Dlatego aktywnie pracuj nad kulturą firmy na każdym poziomie. Wspieraj bezpośrednie działania budujące zespół. Organizuj wydarzenia i programy dla wszystkich pracowników. Pomagaj innym organizować wspólne działania w szczytnych celach. Ponadto zadbaj o to, aby biuro zachęcało do nieoficjalnych kontaktów i spotkań – w obrębie nie tylko zespołów, ale także całej firmy.

Temat „poczucia wspólnoty” w hybrydowym modelu pracy omówimy szerzej w kolejnych artykułach. Pracując niezależnie od siebie, trudno jest stworzyć wspólny etos i zestaw wartości. W dodatku indywidualne kontakty mogą rodzić zachowania niezgodne z etyką biznesową. O utracie poczucia wspólnoty i sposobach na jego podtrzymanie napiszemy więcej już wkrótce.

Nie przegap żadnych nowych wpisów na naszych blogach. Zamów nasz newsletter i bądź na bieżąco: