KLAUZULA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

na mocy art. 13 i art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE
(zwanej dalej jako „RODO”)

Mając na względzie fakt, że zostały nam (dalej jako „HB Reavis” lub „my”) dostarczone Państwa dane osobowe za pośrednictwem Państwa lub strony trzeciej, jako strony umownej określonej w umowie (oraz w innych ważnych aktach prawnych, jak np. pełnomocnictwo), chcielibyśmy poinformować o sposobie przetwarzania Państwa danych osobowych i o prawach przysługujących Państwu w związku z przetwarzaniem tych danych.

HB Reavis jest częścią Grupy HB Reavis, w skład której wchodzą wszystkie podmioty skonsolidowane w ramach grupy kapitałowej HB Reavis Holding S.A. z siedzibą w Luksemburgu (zwanej dalej jako „Grupa HB Reavis”), w związku z czym w niniejszej klauzuli informacyjnej mogą pojawić się odniesienia do Grupy HB Reavis.

Jaki jest nasz cel i prawnie uzasadniony interes w związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych?

  1. Przetwarzamy dane osobowe w celu należytego wywiązywania się z naszych zobowiązań umownych wynikających z umowy zawartej przez nas z Państwem lub stroną trzecią, wobec której są Państwo osobą do kontaktu lub sygnatariuszem działającym w imieniu strony umownej oraz w celu wypełnienia obowiązków prawnych nałożonych przez lokalne przepisy. W związku zawarciem umowy z Państwem lub stroną trzecią konieczne jest przetwarzanie Państwa danych osobowych w celu zapewnienia efektywnej, sprawnej i bezproblemowej komunikacji oraz wypełnienia naszych obowiązków umownych i prawnych (podatki i księgowość) wobec Państwa lub strony trzeciej. Przetwarzanie danych dotyczy także aktów prawnych innych niż umowy, jak np. pełnomocnictwa.
  2. Przetwarzamy Państwa dane osobowe na potrzeby prowadzenia dokumentacji dowodowej obejmującej przychodzące i wychodzące wiadomości e-mail.
  3. Przed przystąpieniem do działań prawnych lub działań właściwych, na podstawie których zostanie przeprowadzone lub zaplanowane przeniesienie własności lub posiadania aktywów lub przed nawiązaniem relacji biznesowych przetwarzamy Państwa dane osobowe zgodnie z zasadą „znaj swojego klienta” polegającej na identyfikacji i/lub weryfikacji Państwa tożsamości i innych danych wymaganych przez obowiązujące przepisy.

Jaka jest podstawa prawna przetwarzania danych osobowych?

  1. Przetwarzamy dane osobowe na podstawie prawnie uzasadnionych interesów zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. W przypadku, gdy wypełniamy obowiązki podatkowe i księgowe przetwarzamy dane osobowe na podstawie obowiązku prawnego zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO. Nie jesteśmy w stanie wywiązać się z naszych zobowiązań prawnych, jeśli nie otrzymamy od Państwa lub strony trzeciej Państwa danych osobowych.
  2. Przetwarzamy dane osobowe na podstawie prawnie uzasadnionych interesów zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
  3. Przetwarzamy dane osobowe na podstawie obowiązku prawnego zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO. W przypadku, gdy dane osobowe nie zostaną udostępnione, transakcja nie może zostać przeprowadzona i relacje biznesowe nie mogą zostać nawiązane.

Jakie rodzaje danych osobowych przetwarzamy?

  1. Tytuł, imię, nazwisko, stanowisko, dział, identyfikator osobisty lub pracowniczy, obszar działalności biznesowej, miejsce pracy, podpis, adres e-mail, numer telefonu i faksu oraz dane identyfikacyjne pracodawcy (w tym dane identyfikacyjne podmiotu, w którego imieniu Państwo działają).
  2. Imię, nazwisko, adres, numer telefonu i adres e-mail.
  3. Imię, nazwisko, data urodzenia lub numer PESEL, data urodzenia, obywatelstwo, seria i numer dokumentu poświadczającego tożsamość, adres zamieszkania, stopień i charakter udziałów lub uprawnień powierzonych beneficjentowi, stanowisko, numer telefonu, adres e-mail.

Jak długo przechowujemy dane osobowe?

W przypadku, gdy przetwarzanie Państwa danych osobowych w celu, w którym zostały pozyskane nie jest już konieczne, dane te zostaną usunięte, o ile nie dotyczy ich okres przedawnienia (w przypadku danych pozyskanych na zasadzie „znaj swojego klienta” okres przedawnienia wynosi 5 lat). Niektóre informacje i korespondencja mogą zostać zatrzymane do momentu upłynięcia terminu wnoszenia roszczeń liczonego od okresu poprzedzającego umowę lub okresu trwania stosunku umownego lub w celu zachowania zgodności z wymogami prawnymi dotyczącymi przechowywania tych danych osobowych.

Komu przekazujemy dane osobowe?

Możemy przekazywać Państwa dane osobowe różnym podmiotom, które pełnią role podmiotów przetwarzających oraz wewnętrznych i zewnętrznych administratorów danych. Możemy także przekazywać Państwa dane osobowe naszym partnerom biznesowym, którzy świadczą nam usługi:

  • konsultacyjne,
  • audytowe,
  • prawne,
  • księgowe.

Ponadto możemy przekazywać Państwa dane osobowe innym podmiotom z Grupy HB Reavis. Jesteśmy także zobowiązani do przekazywania Państwa danych osobowych organom publicznym, zwłaszcza sądom i organom ścigania (policja i prokuratura), wyłącznie w zakresie koniecznym i wymaganym przez prawo.

Od kogo pozyskujemy dane osobowe?

Pozyskujemy dane osobowe od Państwa lub strony trzeciej, z którą zawarliśmy umowę (lub inny ważny akt prawny) lub od strony trzeciej, która podała Państwa dane osobowe w wiadomości e-mail.

Czy wykorzystujemy zautomatyzowany proces podejmowania poszczególnych decyzji?

Nie, nie stosujemy żadnych procesów automatycznego podejmowania poszczególnych decyzji.

Czy przekazujemy dane osobowe państwom trzecim?

Państwa dane osobowe są przetwarzane na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i innych państw Unii Europejskiej. Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane w kraju z poza Unii Europejskiej, jeśli to państwo trzecie zostało uznane przez Unię Europejską za kraj o wystarczającym poziomie ochrony danych osobowych lub jeśli w tym kraju stosuje się inne odpowiednie środki do ochrony danych osobowych (np. wiążące zasady dla przedsiębiorstw dotyczące ochrony prywatności lub standardowe klauzule ochrony danych UE).

Pozostałe informacje:

Dane osobowe mogą w uzasadnionych przypadkach zostać wykorzystane (przetwarzane) w sprawach prawnych, takich jak wypełnianie obowiązków wobec władz publicznych oraz na potrzeby ewentualnej ochrony prawnej. Dane osobowe mogą także zostać zarchiwizowane w określonym interesie publicznym oraz na potrzeby badań naukowych, historycznych lub statystycznych.

Jakie przysługują Państwu prawa?

Poniżej opisane są prawa, które przysługują Państwu, jako osobom, których dane dotyczą. Należy zauważyć, że dokładne warunki korzystania z tych praw są określone w rozdziale III RODO oraz że w niektórych przypadkach nie jest możliwe skorzystanie ze wszystkich tych praw. Przysługują Państwu następujące prawa:

  • prawo do dostępu do danych osobowych, które przetwarzamy,
  • prawo do sprostowania nieprawidłowych lub niedokładnych danych osobowych oraz uzupełnienie brakujących danych osobowych,
  • prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
  • prawo do usunięcia danych osobowych, jeśli są one przetwarzane bez powodu lub bez zgody,
  • prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, jeśli istnieje podejrzenie bezzasadnego przetwarzania tych danych,
  • prawo do otrzymania wykazu danych osobowych w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu przez maszynę lub innego administratora danych,
  • prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych,
  • prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Jak mogą Państwo korzystać ze swoich praw?

Elektronicznie: dataprivacy@hbreavis.com

Pisemnie na adres określony w umowie lub wiadomości e-mail

Telefon: +421 918 723 243

Dążymy do zapewnienia Państwa danym osobowym jak największego bezpieczeństwa, dlatego przetwarzamy je zgodnie z RODO i innymi obowiązującymi przepisami. Jeśli jednak nie wyrażają Państwo zgody na sposób, w jaki wykorzystujemy Państwa dane osobowe, mogą Państwo skorzystać ze swoich praw, kontaktując się z naszym Inspektorem ochrony danych pod adresem:

Dane kontaktowe Inspektora ochrony danych: Erika Wild, punkt kontaktu pod adresem Mlynské Nivy 16, 821 09 Bratislava, Republika Słowacji, tel. + +421 918 723 243, e-mail: dataprivacy@hbreavis.com

Możliwe jest również wniesienie skargi w związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych do organu nadzorczego. Lokalnym organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Dane organów nadzorczych można także znaleźć na stronie: https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm